Документы и Печать · 11 мин
Как разбить акт сверки по договору в 1С
Как сформировать в 1С акт сверки по конкретному договору с контрагентом: настройки отбора, расшифровка по договорам, проверка расхождений и типичные ошибки.
Акт сверки взаиморасчётов в 1С по умолчанию формируется по контрагенту в целом — в него попадают все договоры, заказы и счета. Когда с одним поставщиком или покупателем действует несколько договоров (на поставку, на услуги, в разных валютах), сводный акт становится неудобным: суммы перемешаны, а контрагент требует сверку по конкретному договору. Задача решается штатными средствами — без доработок конфигурации.
Способ разбивки зависит от того, что именно нужно получить: один акт по одному договору, акт с группировкой операций по договорам внутри одного документа или пакет актов по всем договорам сразу. Ниже разобраны все три сценария для типовых конфигураций — 1С:Бухгалтерия 8, 1С:Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация и ERP.
Перед формированием акта важно убедиться, что в учёте корректно ведётся аналитика по договорам: в документах поступления и реализации договор заполнен, а в договоре указан правильный тип (с поставщиком, с покупателем). Если договоры в документах не заполнены или используется один «общий» договор, разбить акт технически не получится — данные придётся сначала исправлять.
Где находится акт сверки и как он устроен
В 1С:Бухгалтерии 8 документ расположен в разделе «Покупки» или «Продажи» — «Акты сверки расчётов» (в некоторых релизах — «Сверка взаиморасчётов»). В Управлении торговлей 11 и ERP путь другой: «Продажи» (или «Закупки») → «Сверки взаиморасчётов» либо раздел «Казначейство» → «Взаиморасчёты».
Документ состоит из шапки (организация, контрагент, период сверки) и табличной части, которая заполняется автоматически кнопкой «Заполнить» по данным бухгалтерских или управленческих регистров. Именно настройки заполнения и отбора определяют, попадут ли в акт все договоры или только один.
Важно понимать разницу: отбор по договору ограничивает данные одним договором, а группировка по договорам оставляет все данные, но разбивает их на блоки внутри одного акта. Это разные задачи, и выбирать их нужно в зависимости от требований контрагента.
Как сформировать акт сверки по одному конкретному договору
Самая частая ситуация — контрагент просит сверку по одному договору, например по договору поставки, не включая аренду и услуги. Порядок действий в типовых конфигурациях практически одинаков.
- 1Откройте список актов сверки и создайте новый документ кнопкой «Создать».
- 2Заполните организацию, контрагента и период сверки.
- 3Перейдите на вкладку «Дополнительно» (в Бухгалтерии) или найдите поле «Договор» в шапке/отборе (в УТ 11, ERP).
- 4Укажите конкретный договор контрагента — программа предложит только договоры этого контрагента.
- 5Нажмите «Заполнить» → «Заполнить по данным учёта» — в табличную часть попадут только операции по выбранному договору.
- 6Проверьте сальдо на начало и конец периода, затем выведите печатную форму.
В 1С:Бухгалтерии 8.3 поле «Договор» находится на закладке «Дополнительно» вместе с настройками представления документов. Если оставить его пустым, в акт попадут все договоры контрагента. В УТ 11 и ERP отбор по соглашению/договору задаётся в шапке документа «Сверка взаиморасчётов» перед заполнением.
После заполнения убедитесь, что сальдо на начало периода соответствует именно этому договору, а не контрагенту в целом. Если начальное сальдо выглядит неправдоподобно большим — вероятно, часть операций проведена без указания договора или по другому договору.
Как вывести один акт с разбивкой по договорам
Когда контрагент согласовывает общую задолженность, но хочет видеть её структуру, удобнее один акт с группировкой. В 1С:Бухгалтерии для этого в документе на вкладке «Дополнительно» предусмотрен флаг «Разбить по договорам» (в ряде релизов — «Группировать по договорам»). При установленном флаге печатная форма строится блоками: каждый договор выводится отдельной секцией со своим сальдо, а в конце — итог по контрагенту.
В Управлении торговлей 11 аналогичный результат даёт детализация «по расчётным документам» с группировкой по договорам в настройках сверки, либо формирование отдельных сверок по каждому договору и объединение их при печати.
Способы разбивки акта
Подходит, когда контрагент просит сверку по конкретному договору. Ограничение: для остальных договоров нужны отдельные акты.
Удобно для общей сверки со структурой долга. Ограничение: печатная форма становится длинной, не все контрагенты её принимают.
Годится для массовой сверки по всем договорам и контрагентам (например, в конце года). Требует аккуратной настройки отборов обработки.
Пакетное формирование актов по нескольким договорам
Если сверку нужно провести со многими контрагентами и по каждому — по нескольким договорам, вручную создавать десятки документов долго. В типовых конфигурациях есть средства массового формирования.
В 1С:Бухгалтерии используется обработка «Формирование актов сверки» (доступна из списка актов сверки по кнопке «Создать акты сверки» либо через «Все функции» → «Обработки» в зависимости от релиза). В обработке задаётся период, список контрагентов и организация; программа создаёт документы автоматически. Чтобы акты формировались отдельно по каждому договору, проверьте настройку детализации в обработке — в части релизов она создаёт один акт на контрагента, и тогда разбивку делают уже внутри документов флагом группировки.
В ERP и Комплексной автоматизации аналогичную роль выполняет рабочее место сверки взаиморасчётов с возможностью сформировать документы по списку партнёров. Перед массовым запуском сделайте пробный прогон на одном-двух контрагентах и проверьте результат.
Проверка результата и типичные расхождения
Сформированный акт нужно проверить до отправки контрагенту. Основные контрольные точки: сальдо на начало периода, обороты по дебету и кредиту, конечное сальдо и состав документов.
Как проверить результат
Совпадает с отчётом «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» (60, 62, 76) с отбором по договору
Суммы различаются — есть документы без договора или с другим договором
Равно конечному сальдо акта за предыдущий период
Скачок сальдо — в прошлом периоде провели или отменили документы задним числом
Все поступления, реализации и оплаты по договору присутствуют
Часть документов отсутствует — проверьте, проведены ли они и тот ли указан договор
Для сверки используйте отчёт «Анализ расчётов с контрагентами» или оборотно-сальдовую ведомость по счетам расчётов с группировкой по договорам. Если акт по договору сходится с ОСВ, а контрагент видит расхождения — ищите неотражённые у одной из сторон документы: непроведённые счета-фактуры, разноску оплат по банку, возвраты.
Что делать, если договоры в учёте не ведутся
Если исторически все операции проходили по одному договору или без договора, автоматическая разбивка невозможна — программе не на что опереться. В этом случае есть два пути.
Первый — исправить учётные данные: создать нужные договоры и перепровести документы, указав корректный договор в каждом. Для больших объёмов используют групповую обработку документов, но перед ней обязательно сделайте резервную копию и проверьте результат на копии базы: смена договора в проведённых документах может влиять на регистры расчётов.
Второй путь — временный: сформировать сводный акт по контрагенту и разметить его вручную (например, в Excel) по признакам документов — номерам счетов, заказам. Это допустимо как разовая мера, но для регулярной сверки учёт по договорам нужно наладить.
Особенности для валютных и у.е. договоров
По договорам в валюте или условных единицах акт сверки формируется с дополнительными колонками: сумма в валюте и сумма в рублях. Убедитесь, что в настройках печатной формы включён вывод валютных сумм, иначе контрагент, ведущий учёт в валюте, не сможет сверить обороты.
Курсовые разницы в акт сверки обычно не включаются как отдельные строки — они относятся к финансовому результату, а не к взаиморасчётам. Если контрагент видит расхождение ровно на сумму курсовых разниц, объясните это в сопроводительном письме и сверяйте валютные суммы.
Что важно запомнить
Акт по договору формируется указанием договора в документе сверки (вкладка «Дополнительно» или шапка), а разбивка внутри одного акта — флагом группировки по договорам. Проверяйте результат по ОСВ с отбором по договору и следите, чтобы во всех документах договор был заполнен.
Частые вопросы
Почему в акте сверки нет поля «Договор»?
Чаще всего причина в настройках: отключён учёт по договорам с контрагентами или используется упрощённый режим. Проверьте раздел настроек договоров в вашей конфигурации. Также поле может находиться на вкладке «Дополнительно», а не в шапке документа.
Можно ли сформировать акт по договору за несколько лет?
Технически да — период сверки в документе произвольный. Но длинный акт трудно сверять: при расхождении придётся искать ошибку среди сотен строк. Практичнее формировать акты поквартально или за год, а начальное сальдо брать из подписанного акта за предыдущий период.
Контрагент просит акт в разрезе счетов, а не договоров. Что делать?
Если счёт оформляется документом «Счёт на оплату» и связан с договором, включите детализацию по расчётным документам в настройках сверки (доступно в УТ 11, ERP). В Бухгалтерии такой группировки нет — выгрузите акт в табличный документ и разметьте по счетам вручную либо формируйте отдельные акты по договорам, к которым привязаны счета.
Почему сальдо в акте по договору не совпадает с карточкой счёта 62?
Карточка счёта 62 по контрагенту включает все договоры, а акт — только один. Ставьте в отчёте отбор по конкретному договору. Если и тогда не сходится, ищите документы без договора, ручные операции по счёту или корректировки долга, проведённые по другому договору.
Как подписать и отправить акт по договору контрагенту?
Акт выводится на печать из документа, подписывается обеими сторонами. Электронный документооборот актов сверки поддерживается не во всех конфигурациях и сервисах ЭДО — чаще акт отправляют сканом, а оригинал почтой. Юридическую значимость электронной сверки уточняйте в условиях вашего договора с контрагентом.
Нужно ли сверять договоры с нулевым сальдо?
Да, если по договору были обороты в периоде. Нулевое конечное сальдо не означает отсутствие расхождений: у одной стороны может быть проведён документ, которого нет у другой, а встречный документ ошибочно закрыл задолженность. Сверка оборотов выявляет такие ситуации.