Как распечатать кассовую книгу в 1С

Кассовая книга (форма КО-4) — обязательный регистр кассовой дисциплины, в котором отражаются все операции по поступлению и выдаче наличных денег. В 1С:Бухгалтерии 8.3 книга формируется автоматически на основании проведённых приходных и расходных кассовых ордеров, и распечатать её можно за несколько минут — если документы введены корректно.

Печать кассовой книги требуется в конце каждого рабочего дня, в котором были кассовые операции, а также по итогам месяца, квартала или года — для прошивки, подписи и хранения. Ошибки на этом этапе (пропущенные ордера, неверные остатки, сбитая нумерация листов) приводят к замечаниям при проверках и штрафам за нарушение кассовой дисциплины.

Ниже разобран порядок формирования и печати кассовой книги в типовой 1С:Бухгалтерии 8.3, а также особенности для других конфигураций, проверка данных перед выводом на бумагу и типичные проблемы.

Где в 1С находится кассовая книга

В типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия 8.3 кассовая книга — это не отдельный документ, а печатная форма, которая строится по данным кассовых ордеров. Откройте раздел «Банк и касса» и перейдите в журнал «Кассовые документы». Здесь отображаются все приходные и расходные кассовые ордера по выбранной организации.

В командной панели журнала нажмите кнопку «Печать» и выберите пункт «Кассовая книга (КО-4)». Программа предложит указать период формирования — дату или интервал дат. После подтверждения на экране появится готовая печатная форма с листами книги по дням.

Альтернативный путь — через раздел «Отчёты», если в вашей версии конфигурации кассовая книга вынесена в отчёты по кассе. Состав данных и макет при этом не меняются: формируется унифицированная форма КО-4 с колонками «Приход», «Расход», остатком на начало и конец дня.

Подготовка данных перед печатью

Качество печатной формы полностью зависит от полноты введённых документов. Перед формированием книги проверьте, что за выбранный период проведены все приходные и расходные ордера, включая те, что оформлялись кассиром вручную и могли быть забыты при вводе в программу.

Обратите внимание на пометки удаления: помеченные документы в кассовую книгу не попадают, и остатки расходятся с фактическими. Если ордер был ошибочно помечен на удаление, снимите пометку и проведите документ повторно.

Также сверьте остаток денег в кассе на начало периода с данными программы. Это можно сделать через отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 50» — остаток по дебету счёта должен совпадать с суммой наличных в сейфе. Расхождение означает, что какой-то ордер не введён или введён с неверной суммой.

1. 1
   Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» и установите отбор по организации и периоду
2. 2
   Проверьте, что все ПКО и РКО проведены, без пометок удаления
3. 3
   Сверьте остаток по счёту 50 с фактическим остатком наличных
4. 4
   Нажмите «Печать» → «Кассовая книга (КО-4)» и укажите период
5. 5
   Просмотрите сформированные листы на экране и только потом отправляйте на принтер

Пошаговая печать кассовой книги

После проверки данных сформируйте печатную форму. В диалоге выбора периода укажите конкретный день, если печатаете ежедневные листы, или месяц — для итоговой подготовки книги к прошивке. Программа построит отдельный лист на каждый день, в котором были кассовые операции.

Каждый лист содержит шапку с наименованием организации, датой и номером листа, таблицу операций с номерами ордеров, корреспондирующими счетами и суммами, а также строки «Остаток на начало дня», «Итого за день» и «Остаток на конец дня». Внизу предусмотрены поля для подписей кассира и главного бухгалтера.

Для вывода на бумагу нажмите кнопку «Печать» в верхней части табличного документа или используйте стандартное сочетание Ctrl+P. В настройках принтера выберите книжную ориентацию и масштаб 100% — при масштабировании поля для подписей могут обрезаться. Печатайте листы в хронологическом порядке, чтобы нумерация не сбивалась.

Настройка нумерации листов и периода

Номер листа кассовой книги программа обычно рассчитывает автоматически — по количеству дней с кассовыми операциями с начала года. Если документы вводились задним числом или книга ранее велась в другой программе, автоматическая нумерация может не совпасть с фактической.

В этом случае в форме настройки печати укажите начальный номер листа вручную — в типовых конфигурациях для этого есть поле «Номер листа» или «Номер первого листа». Все последующие листы периода будут пронумерованы последовательно от заданного значения.

При формировании книги за длинный период (квартал, год) учитывайте, что объём документа будет большим. Формируйте и печатайте книгу помесячно — так проще контролировать нумерацию и исправлять ошибки до вывода всей пачки на бумагу.

Печать в других конфигурациях 1С

В 1С:Управление торговлей и 1С:Комплексная автоматизация кассовая книга формируется аналогично — через журнал кассовых документов или раздел кассовых отчётов. Путь может отличаться названием раздела: «Казначейство», «Финансы» или «Деньги», но кнопка печати формы КО-4 присутствует в журнале ПКО и РКО.

В 1С:Зарплата и управление персоналом кассовая книга как таковая обычно не ведётся — кассовые операции отражаются в бухгалтерской программе после синхронизации. Если вы выдаёте зарплату через кассу, печатайте книгу в 1С:Бухгалтерии после выгрузки ведомостей.

Если в вашей конфигурации печатная форма КО-4 отсутствует или изменена под требования компании, проверьте наличие внешних печатных форм в разделе «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки». Подключение нестандартных форм — задача для специалиста по 1С, самостоятельно менять макеты в конфигураторе без опыта не стоит.

Способы получения кассовой книги

Печать из журнала кассовых документов

Быстрый штатный способ, подходит для ежедневной печати и итоговой прошивки

Сохранение в PDF или Excel

Удобно для отправки на проверку или архива; через «Файл» → «Сохранить» из табличного документа

Внешняя печатная форма

Нужна, если типовой макет не подходит; требует подключения и проверки корректности

Проверка результата и оформление книги

После печати сверьте каждый лист с первичными документами: номера ордеров, суммы и остатки должны совпадать построчно. Особое внимание уделите переносу остатка — остаток на конец одного дня обязан равняться остатку на начало следующего дня с операциями.

Подписанные листы в конце года (или по мере заполнения) прошиваются, нумеруются и заверяются подписью руководителя и печатью организации при её наличии. На последнем листе делается запись о количестве листов в книге.

Если после печати обнаружилась ошибка в документе, исправьте ордер в программе и перепечатайте лист целиком. Ручные правки на распечатанном листе недопустимы — зачёркивания и исправления делают лист недействительным при проверке кассовой дисциплины.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток на начало дня

Норма

Совпадает с остатком на конец предыдущего операционного дня

Тревожный признак

Остаток «скачет» — есть непроведённый или потерянный ордер

Нумерация листов

Норма

Листы идут подряд без пропусков и дублей

Тревожный признак

Номера повторяются или пропущены — сбита начальная нумерация

Итоги за день

Норма

Приход минус расход плюс начальный остаток равны остатку на конец

Тревожный признак

Итог не сходится — ошибка в сумме одного из ордеров

Типичные ошибки и их устранение

Самая частая проблема — пустая кассовая книга при наличии операций. Причина почти всегда в отборе: в журнале кассовых документов выбрана другая организация, другой период или документы не проведены. Снимите лишние отборы и проверьте статус проведения ордеров.

Вторая типичная ситуация — отрицательный остаток на конец дня. Это значит, что расходный ордер проведён раньше приходного по времени или приходный документ не введён. Измените время документов внутри дня так, чтобы поступления предшествовали выдачам, и пересформируйте книгу.

Третья ошибка — расхождение печатной формы с фактической кассой после ввода документов задним числом. Если ордера внесены позже даты операции, перепечатайте все затронутые листы, начиная с дня первого исправления, иначе нумерация и остатки останутся неверными.

Частые вопросы

Можно ли распечатать кассовую книгу за день, когда не было операций?

Нет, и это не требуется: листы формируются только за дни, в которых были проведены кассовые ордера. Дни без движения наличных в книгу не включаются.

Как сохранить кассовую книгу в электронном виде?

Сформируйте печатную форму, затем через меню «Файл» → «Сохранить» выберите формат PDF или Excel. Файл можно хранить в электронном архиве, но для проверок обычно требуются подписанные бумажные листы.

Почему в книге неверный номер первого листа?

Нумерация рассчитывается от начала года по количеству дней с операциями. Если книга раньше велась в другой программе, укажите начальный номер листа вручную в настройках печатной формы.

Обязательно ли печатать кассовую книгу каждый день?

Лист книги оформляется за каждый день, в котором были кассовые операции. Организации, ведущие книгу в электронном виде, могут формировать листы периодически, но они должны быть подписаны и доступны для проверки.

Что делать, если в 1С нет кнопки печати кассовой книги?

Проверьте права пользователя и наличие подключённых внешних печатных форм в разделе «Администрирование». Если форма удалена или конфигурация сильно доработана, восстановление макета лучше поручить специалисту по 1С.

Можно ли исправить уже распечатанный лист?

На бумаге — нет. Исправьте исходный ордер в программе и перепечатайте лист полностью, сохранив его номер. Старый экземпляр уничтожается, чтобы не было дублей в прошитой книге.