Как распечатать журналы в 1С

Под «журналом» в 1С обычно понимают журнал документов — список первичных документов (счетов, накладных, приказов, кассовых ордеров), отсортированный по дате и номеру. Распечатать такой журнал требуется при архивной сдаче дел, при проверках, для внутреннего контроля нумерации или для подтверждения состава документов за период. В типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия, 1С:Управление торговлей, 1С:ЗУП) печать журнала выполняется штатными средствами без доработок.

Существует два основных способа получить журнал на бумаге: воспользоваться встроенной печатной формой «Список документов», если она предусмотрена в конфигурации, или вывести список в табличный документ через стандартную команду «Вывести список» и распечатать его как обычную таблицу. Второй способ универсален и работает практически в любой конфигурации на управляемых формах.

Ниже разобраны оба подхода, настройка отборов перед печатью, сохранение журнала в файл, а также типичные проблемы — от обрезанных колонок до «пустых» списков из-за неверного периода.

Что именно можно распечатать: виды журналов в 1С

В типовых решениях встречается несколько разновидностей журналов, и способ печати от них зависит. Журналы документов (продажи, покупки, касса, банк, складские документы) печатаются как список строк с реквизитами. Регистрационные журналы — например, журнал регистрации входящих и исходящих документов в конфигурациях с делопроизводством (1С:Документооборот) — имеют собственные печатные формы, установленные внутренними регламентами: нумерованные листы, графы для подписей, титульный лист.

Отдельный случай — журнал регистрации системных событий (Администрирование → Журнал регистрации). Его тоже можно вывести в табличный документ и распечатать, например, для разбора действий пользователей, но он не относится к учетным документам и формируется через отбор по событиям и пользователям.

Перед печатью определите, какой результат нужен: простой перечень документов для внутреннего контроля или официальный прошитый журнал с нумерацией страниц. Во втором случае проверьте, предусмотрена ли такая форма в вашей конфигурации, — иначе потребуется доработка внешней печатной формы.

Подготовка списка: период, отборы и колонки

Качество распечатанного журнала на 90% определяется подготовкой списка. Откройте нужный журнал (например, «Продажи → Счета покупателям» или «Покупки → Поступления (акты, накладные)») и в первую очередь задайте период: кнопка выбора даты в шапке списка или команда «Ещё → Установить период». Без ограничения периода на печать уйдут тысячи строк, что бессмысленно и растратит бумагу.

Далее настройте отбор: «Ещё → Настроить список». Типичные отборы — по организации (если в базе их несколько), по контрагенту, по виду документа, по ответственному. Проверьте, что отбор реально применился: в списке должны остаться только нужные строки, а над списком появится строка с описанием условий отбора.

Третий шаг — колонки. Через «Ещё → Изменить форму» (или аналогичную команду в вашей версии) можно добавить или убрать реквизиты: сумму, контрагента, комментарий, состояние оплаты. На печать выводится то, что видно в списке, поэтому уберите лишние узкие колонки — иначе таблица не влезет в ширину листа и будет обрезана.

1. 1
   Откройте нужный журнал документов и задайте период
2. 2
   Настройте отбор по организации, виду документа, контрагенту
3. 3
   Уберите лишние колонки и добавьте нужные реквизиты
4. 4
   Проверьте, что список содержит только требуемые строки
5. 5
   Откройте предварительный просмотр перед печатью

Способ 1: встроенная печатная форма «Список документов»

Во многих журналах типовых конфигураций есть кнопка «Печать» со встроенной формой списка. Например, в 1С:Бухгалтерии в ряде журналов доступна печать «Список документов» — она формирует аккуратную таблицу с заголовком, периодом и нумерацией строк. Это предпочтительный вариант, если форма есть: она учитывает ширину колонок, выводит итоги и корректно разбивается на страницы.

Порядок действий: установите отборы, нажмите «Печать» в командной панели журнала, выберите форму списка. Откроется предварительный просмотр табличного документа. Здесь можно изменить ориентацию страницы на альбомную (через параметры страницы), масштаб и поля, а затем отправить на принтер или сохранить в файл.

Если кнопки «Печать» в журнале нет — это не ошибка, просто разработчики конфигурации не добавили печатную форму для этого списка. Тогда используйте универсальный способ, описанный ниже.

Способ 2: универсальная команда «Вывести список»

Команда «Ещё → Вывести список» работает в подавляющем большинстве списков на управляемых формах и превращает текущий список в табличный документ. В открывшемся диалоге отметьте галочками колонки, которые нужно вывести, и нажмите «ОК». Программа сформирует таблицу из видимых строк с учетом примененных отборов.

Полученный табличный документ можно распечатать через «Файл → Печать» (или Ctrl+P), а перед этим проверить в предварительном просмотре. Обратите внимание на разбиение по страницам: широкие списки лучше печатать в альбомной ориентации, а при необходимости — уменьшить масштаб в параметрах страницы, чтобы таблица помещалась по ширине.

Этот же табличный документ сохраняется в файл: «Файл → Сохранить» или «Сохранить копию» с выбором формата — MXL, Excel (XLSX), PDF, HTML. Сохранение в PDF удобно для передачи журнала по электронной почте, а в Excel — если получатель будет дополнительно фильтровать и считать данные.

Печать регистрационных журналов в 1С:Документооборот

В конфигурациях с делопроизводством (1С:Документооборот) регистрационные журналы — это самостоятельные объекты с собственными печатными формами. Откройте раздел «Делопроизводство», найдите нужный журнал регистрации (входящие, исходящие, внутренние документы) и используйте команду печати журнала: формируется форма с титульным листом, нумерацией листов и графами по установленному образцу.

Перед печатью задайте период и, при необходимости, подразделение или вид документа. Готовый журнал обычно распечатывают, прошивают и заверяют подписью ответственного лица — учтите это при выборе формата: печатайте на одной стороне листа, если того требует внутренний регламент организации.

Типичные проблемы и их решение

Самая частая жалоба — «на печати обрезаны колонки». Причина: таблица шире листа. Решения: переключить ориентацию на альбомную, уменьшить масштаб печати в параметрах страницы, убрать лишние колонки из списка перед выводом. Также проверьте настройки принтера — иногда масштаб задан и в драйвере, и в 1С, что дает двойное уменьшение.

Вторая проблема — пустой или неполный журнал. Почти всегда виноваты отборы: неверный период, забытый фильтр по организации или по проведенным документам. Проверьте строку отборов над списком и счетчик найденных строк. Третья проблема — в списке нет нужных документов, потому что они не проведены или помечены на удаление: включите отображение таких документов, если они должны попасть в журнал.

Контрольные точки

Как проверить результат

Состав строк

Норма

Все документы за период присутствуют, отборы указаны корректно

Тревожный признак

Пропущены документы или присутствуют лишние организации

Ширина таблицы

Норма

Все колонки видны на листе, ничего не обрезано

Тревожный признак

Правые колонки уходят за край страницы

Нумерация и даты

Норма

Номера и даты документов читаемы и соответствуют базе

Тревожный признак

Номера обрезаны или отображаются как решетки

Сохранение журнала в файл вместо печати

Если бумажный экземпляр не обязателен, рациональнее сохранить журнал электронно. После формирования табличного документа используйте «Файл → Сохранить копию» и выберите формат. PDF подходит для архивации и передачи — файл не редактируется и одинаково выглядит везде. XLSX удобен, если данные будут обрабатываться дальше: фильтровать, суммировать, сверять с другими реестрами.

Для регулярной выгрузки журналов в строго заданном виде имеет смысл попросить специалиста по 1С сделать внешнюю печатную форму или отчет на СКД: тогда нужный реестр будет формироваться одной кнопкой с требуемыми колонками, итогами и шапкой организации, без ручной настройки списка каждый раз.

Частые вопросы

Почему в журнале нет кнопки «Печать»?

В типовых конфигурациях печатные формы добавлены не ко всем журналам. Если кнопки нет, используйте универсальную команду «Ещё → Вывести список» — она доступна почти в любом списке. При регулярной потребности можно заказать внешнюю печатную форму у специалиста по 1С.

Как распечатать журнал за конкретный месяц или квартал?

Установите период в шапке списка (кнопка с датами) или через «Ещё → Установить период», указав начало и конец интервала. После этого формируйте печатную форму — в нее попадут только документы выбранного периода.

Можно ли распечатать журнал с подписью и печатью организации?

Штатные формы списков обычно не содержат мест для подписей. Если нужен официальный прошитый журнал с титульным листом и графами заверения, используйте конфигурации с делопроизводством (например, 1С:Документооборот) или внешнюю печатную форму, разработанную под ваш регламент.

На печати вместо номеров документов выводятся символы «###». Что делать?

Это признак того, что колонка слишком узкая для содержимого. Расширьте колонку в списке перед выводом, уменьшите масштаб печати в параметрах страницы или переключите ориентацию на альбомную.

Как вывести в журнал только проведенные документы?

Откройте «Ещё → Настроить список» и добавьте отбор по полю «Проведен» со значением «Да». Либо вручную скройте помеченные на удаление и непроведенные документы через соответствующие команды списка, если они предусмотрены конфигурацией.

Можно ли автоматизировать регулярную печать журнала?

Да. Наиболее надежный путь — отчет на системе компоновки данных или внешняя печатная форма с нужным набором колонок и отборов по умолчанию. Такой отчет формируется одной кнопкой и при необходимости запускается по расписанию через регламентные задания.