Как распечатать журналы-ордера в 1С

Журнал-ордер — это форма учётного регистра, в которой обороты по счёту группируются по кредиту счёта с разбивкой по корреспондирующим дебетовым счетам. В 1С такие отчёты формируются автоматически на основе проведённых документов, поэтому распечатать журнал-ордер можно за пару минут, если знать, где находится нужный отчёт и какие настройки задать перед выводом на печать.

Путь к отчёту зависит от конфигурации и релиза: в 1С:Бухгалтерии 8.3 (редакция 3.0) журнал-ордер находится в разделе «Отчёты», в более старой редакции 2.0 — на закладке «Отчёты» главного окна, а в отраслевых решениях (УПП, ERP, Комплексная автоматизация) — в блоке «Регламентированные отчёты» или «Бухгалтерский и налоговый учёт». Ниже разобраны все типовые сценарии.

Перед печатью важно убедиться, что все документы за выбранный период проведены, иначе журнал-ордер сформируется с неполными данными, и распечатанный регистр не сойдётся с оборотно-сальдовой ведомостью. Это самая частая причина расхождений при подготовке бумажного архива.

Где находится журнал-ордер в разных версиях 1С

В 1С:Бухгалтерии 8.3 редакции 3.0 отчёт называется «Журнал-ордер по счёту» и расположен в разделе «Отчёты» → подраздел «Стандартные отчёты». Если подраздела не видно, его можно добавить через настройку панели навигации раздела. Отчёт также доступен через глобальный поиск: нажмите значок лупы в правом верхнем углу и введите «журнал-ордер».

В 1С:Бухгалтерии 8.2 и редакции 2.0 журнал-ордер открывается через меню «Отчёты» → «Журнал-ордер по счёту». В конфигурациях на платформе 7.7 используется одноимённый пункт в меню «Отчёты», но интерфейс и настройки там существенно отличаются: период задаётся отдельными полями дат, а формирование запускается кнопкой «Сформировать» в диалоге отчёта.

В 1С:ERP и Комплексной автоматизации журналы-ордера как отдельный вид регистров могут отсутствовать в типовой поставке — там роль учётных регистров выполняют оборотно-сальдовая ведомость, анализ счёта и карточка счёта. Если методология учёта в организации требует именно журнально-ордерной формы, используются внешние отчёты или доработки.

Настройка отчёта перед формированием

После открытия отчёта «Журнал-ордер по счёту» задайте период — обычно это месяц, если регистры распечатываются ежемесячно для бумажного архива. Затем укажите счёт: журнал-ордер всегда строится по одному конкретному счёту или субсчёту, например 51 «Расчётные счета», 60 «Расчёты с поставщиками» или 71 «Расчёты с подотчётными лицами».

Если нужно ограничить данные конкретным подразделением, контрагентом или другой аналитикой, нажмите «Показать настройки» и на закладке «Отбор» добавьте условие. Например, для журнала-ордера по счёту 60 только по одному поставщику добавьте отбор «Контрагенты Равно» и выберите нужного контрагента из справочника.

На закладке «Показатели» включите нужные виды данных: бухгалтерские данные (БУ), налоговые (НУ), валютные суммы или количество — в зависимости от счёта. Для валютного счёта 52 без включённого показателя «Валютная сумма» распечатка будет неполной.

1. 1
   Откройте «Отчёты» → «Журнал-ордер по счёту»
2. 2
   Укажите период и организацию
3. 3
   Выберите счёт учёта
4. 4
   При необходимости добавьте отборы по аналитике
5. 5
   Нажмите «Сформировать» и проверьте итоги
6. 6
   Выведите на печать или сохраните в файл

Как распечатать готовый отчёт

После формирования нажмите кнопку печати на панели инструментов табличного документа или используйте меню «Файл» → «Печать» (сочетание Ctrl+P). В диалоге печати выберите принтер, диапазон страниц и количество копий. Для широких журналов-ордеров по счетам с большим числом корреспонденций заранее переключите ориентацию на альбомную через «Файл» → «Параметры страницы».

Если отчёт не помещается по ширине листа, в параметрах страницы укажите масштаб или включите режим «Уместить ширину на одну страницу» — так таблица не будет разрываться по вертикали. Проверить результат до отправки на принтер помогает предварительный просмотр (значок лупы с листом на панели).

Вместо бумажной печати отчёт можно сохранить в файл: «Файл» → «Сохранить копию» и выбрать формат PDF, Excel или MXL. PDF удобен для передачи аудиторам и хранения в электронном архиве, Excel — для дополнительной обработки данных.

Печать журналов-ордеров по нескольким счетам сразу

Типовой отчёт формируется по одному счёту за раз, поэтому для полного комплекта регистров за месяц придётся последовательно сформировать и распечатать журналы-ордера по каждому используемому счёту. Чтобы ускорить работу, сохраните настройки по каждому счёту через кнопку «Сохранить настройки» — в следующий раз достаточно будет выбрать сохранённый вариант из списка.

Контрольные точки

Как проверить результат перед печатью

Итоговый оборот по кредиту счёта

Норма

Совпадает с кредитовым оборотом в ОСВ за тот же период

Тревожный признак

Суммы расходятся — есть непроведённые документы или неверный период

Организация и период в шапке

Норма

Указаны нужная организация и полный отчётный период

Тревожный признак

Выбрана другая организация или период обрезан

Полнота аналитики

Норма

Видны все субконто, требуемые учётной политикой

Тревожный признак

Колонки с контрагентами или договорами пусты при заполненной аналитике в документах

Типичные проблемы и их решение

Если журнал-ордер сформировался пустым, сначала проверьте три вещи: правильно ли указан период, выбрана ли нужная организация (при работе с несколькими юрлицами в одной базе) и есть ли вообще проведённые документы по этому счёту. Быстрая проверка — сформировать оборотно-сальдовую ведомость за тот же период и посмотреть, есть ли обороты по счёту.

Расхождение журнала-ордера с ОСВ почти всегда означает непроведённые или помеченные на удаление документы, либо изменения, внесённые задним числом после формирования ОСВ. Переформируйте оба отчёта за один сеанс и сравните снова. Если расхождение сохраняется, проверьте отборы — случайно оставленный фильтр по подразделению или контрагенту «обрезает» данные.

Если отчёт формируется очень долго на больших объёмах данных, сузьте период до месяца и уберите лишние показатели. На больших базах также помогает формирование отчёта в фоновом режиме, если он включён в настройках.

Альтернативные формы регистров

Если журнально-ордерная форма неудобна или не предусмотрена учётной политикой, в 1С доступны другие стандартные регистры. Карточка счёта показывает каждую проводку с датой, документом и суммой — её удобно использовать как расшифровку. Анализ счёта даёт обороты по дебету и кредиту в корреспонденции с другими счетами, что по структуре ближе всего к журналу-ордеру.

Выбор формы закрепляется в учётной политике организации. Менять форму регистров в середине года нежелательно: при проверке комплект регистров должен быть однородным за весь отчётный период.

Какой регистр распечатать

Журнал-ордер по счёту

Подходит при журнально-ордерной форме учёта; строится по кредиту счёта, по одному счёту за раз

Анализ счёта

Похожая по смыслу форма с оборотами по дебету и кредиту; удобен как замена журнала-ордера

Карточка счёта

Детализация до каждой проводки и документа; подходит для расшифровок и проверок

Оборотно-сальдовая ведомость по счёту

Сальдо и обороты по аналитике; используется как сводный регистр по счёту

Частые вопросы

Можно ли распечатать журналы-ордера сразу по всем счетам одной кнопкой?

В типовой конфигурации такой функции нет — отчёт формируется по одному счёту. Варианты обхода: сохранённые настройки для быстрого переключения между счетами, групповая печать через внешние обработки или доработку, либо печать сводных регистров (ОСВ, шахматной ведомости), если учётная политика это допускает.

Почему в журнале-ордере нет данных, хотя документы введены?

Чаще всего документы не проведены или проведены другой датой, выходящей за выбранный период. Также проверьте выбранную организацию и сбросьте все отборы в настройках отчёта — случайный фильтр скрывает часть данных.

Как распечатать журнал-ордер с подписями ответственных лиц?

Типовой макет не содержит строк для подписей. Подписи добавляют либо вручную на распечатке, либо через изменение макета отчёта (требует доработки конфигурации или подключения внешней печатной формы).

Обязательно ли печатать регистры на бумаге?

Нет. Регистры бухгалтерского учёта допустимо хранить в электронном виде, если обеспечена их сохранность и возможность воспроизведения. Бумажные копии распечатывают по требованию проверяющих или по внутренним правилам организации.

Как сохранить журнал-ордер в PDF для отправки аудитору?

После формирования отчёта выберите «Файл» → «Сохранить копию», укажите формат PDF и папку сохранения. Альтернатива — печать на виртуальный принтер PDF через стандартный диалог печати.

Чем журнал-ордер отличается от карточки счёта?

Журнал-ордер группирует обороты по кредиту счёта в разрезе корреспондирующих счетов итогами за период, а карточка счёта показывает каждую проводку отдельной строкой с указанием документа. Карточка детальнее, журнал-ордер компактнее.