Как распечатать заявление в 1С для больничного листа

Заявление о назначении пособия по временной нетрудоспособности — это документ, который сотрудник подписывает при оформлении больничного, а работодатель использует для передачи сведений в ФСС. В 1С: Зарплата и управление персоналом (ЗУП) эта форма формируется автоматически на основании документа «Больничный лист», и распечатать её можно буквально в несколько кликов — если знать, где искать.

Основная сложность обычно не в самой печати, а в подготовке: форма подтягивает данные сотрудника, реквизиты банковского счёта и сведения о страхователе. Если какие-то данные не заполнены или устарели, заявление распечатается с пустыми полями, и ФСС может отказать в приёме сведений. Поэтому перед печатью стоит проверить источники данных.

Ниже разобран пошаговый порядок печати заявления из документа «Больничный лист» в 1С: ЗУП, варианты для разных ситуаций (бумажный и электронный больничный, прямые выплаты), а также типичные ошибки и способы их исправить.

Где в 1С находится заявление для больничного листа

Печатная форма заявления привязана к документу «Больничный лист». Отдельного пункта в общем меню для неё нет — форма вызывается из самого документа. Путь к документу: раздел «Зарплата» → «Больничные листы» (в некоторых релизах — «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников» или журнал «Больничные листы»).

Внутри открытого документа в командной панели есть кнопка «Печать». По нажатию открывается список доступных форм, среди которых — «Заявление о назначении пособия по временной нетрудоспособности» (название может немного отличаться в зависимости от релиза конфигурации). Также в списке обычно присутствуют расчёт среднего заработка и оборотная сторона больничного листа.

Важно понимать: заявление формируется только если документ «Больничный лист» заполнен и проведён. Черновик без проведения даст неполную форму или сообщение об ошибке.

Подготовка: какие данные нужно проверить до печати

Заявление подтягивает сведения из нескольких источников, и пустые поля на печати почти всегда означают незаполненный реквизит в базе. Проверьте три места.

Первое — карточка сотрудника: ФИО, дата рождения, СНИЛС, ИНН (при наличии), паспортные данные, адрес регистрации. Второе — способ выплаты зарплаты: для прямых выплат ФСС нужен банковский счёт сотрудника или номер карты «Мир», указанный в личных данных. Третье — настройки организации: ИНН, КПП, регистрационный номер в ФСС, код подчинённости.

Если сотрудник хочет получить пособие почтовым переводом, в заявлении указывается адрес вместо банковских реквизитов — этот вариант тоже выбирается в данных сотрудника.

Пошаговая печать заявления из больничного листа

Стандартный сценарий для 1С: ЗУП выглядит так. Откройте журнал «Зарплата» → «Больничные листы», найдите нужный документ по сотруднику и периоду, откройте его двойным щелчком. Убедитесь, что документ проведён (кнопка «Провести» неактивна, в заголовке нет пометки о непроведённости).

Нажмите кнопку «Печать» в верхней командной панели документа. В выпадающем списке выберите «Заявление о назначении пособия». Откроется предварительный просмотр формы. Проверьте заполнение полей, затем нажмите пиктограмму принтера или Ctrl+P, укажите принтер и количество копий.

1. 1
   Откройте раздел «Зарплата» → «Больничные листы»
2. 2
   Найдите и откройте документ нужного сотрудника
3. 3
   Убедитесь, что документ проведён
4. 4
   Нажмите «Печать» → «Заявление о назначении пособия»
5. 5
   Проверьте данные в предварительном просмотре
6. 6
   Отправьте на принтер и дайте сотруднику подписать документ

Если в списке печати нет нужной формы

Отсутствие пункта «Заявление о назначении пособия» обычно означает одно из двух: либо в настройках учётной политики организации не включён механизм прямых выплат (при зачётном механизме заявление в ФСС не требовалось), либо релиз конфигурации устарел и форма не соответствует текущим требованиям. Проверьте настройки организации и при необходимости обновите конфигурацию — регламентированные формы в 1С обновляются вместе с релизами.

Печать заявления при электронном больничном (ЭЛН)

Электронный листок нетрудоспособности загружается в 1С из ФСС по номеру и СНИЛС сотрудника. После загрузки создаётся документ «Больничный лист», и работа с ним ничем не отличается от бумажного варианта: та же кнопка «Печать», та же форма заявления.

Разница в дальнейших действиях: при ЭЛН сведения в ФСС чаще всего отправляются электронно прямо из 1С (через встроенный обмен или через оператора ЭДО), и распечатанное заявление остаётся в бумажном архиве работодателя как подписанный сотрудником первичный документ. Даже при полностью электронном взаимодействии подпись сотрудника на бумажном заявлении — стандартная практика кадрового учёта.

Что делать, если в заявлении пустые или неверные поля

Не редактируйте распечатанную форму вручную — исправляйте данные в источнике и перепечатывайте документ. Рукописные правки на заявлении в ФСС вызывают вопросы и могут стать основанием для отказа.

Пустой СНИЛС или паспорт — откройте карточку сотрудника и заполните личные данные. Пустые банковские реквизиты — в карточке сотрудника добавьте лицевой счёт или проверьте способ выплаты. Неверный регистрационный номер страхователя — исправляется в карточке организации. После каждого исправления закройте и заново откройте предварительный просмотр, чтобы форма перечитала данные.

Массовая печать и альтернативные способы

Если больничных много (например, в сезон заболеваемости), открывать каждый документ по отдельности долго. В списке документов «Больничные листы» можно выделить несколько строк с зажатой клавишей Ctrl и использовать кнопку «Печать» в командной панели списка — программа сформирует заявления по всем выделенным документам в одном окне предварительного просмотра.

Альтернатива печати из документа — формирование заявления через обработку обмена с ФСС, если она используется в вашей конфигурации. Там же доступна отправка сведений в электронном виде без бумажного документооборота. Выбор способа зависит от того, как устроено взаимодействие с фондом в вашей организации.

Способы получить заявление

Печать из документа «Больничный лист»

Быстро для одного сотрудника; требует проведённого документа

Массовая печать из списка

Подходит при большом числе больничных; все формы в одном просмотре

Электронная отправка через обмен с ФСС

Без бумаги, но подписанное заявление всё равно хранят в архиве

Проверка результата и хранение документа

После печати сверьте ключевые поля заявления с первичными документами: ФИО и СНИЛС — с паспортом и карточкой сотрудника, номер больничного — с самим листком нетрудоспособности, банковские реквизиты — с данными, которые подтвердил сотрудник. Расхождение хотя бы в одной цифре СНИЛС или номера счёта приведёт к задержке выплаты.

Сотрудник подписывает заявление лично. Подписанный документ подшивается в личное дело или в папку документов по больничным листам и хранится в течение установленного срока. Если сведения отправлялись в ФСС электронно, сохраните и квитанцию о приёме — она подтверждает факт передачи.

Контрольные точки

Как проверить распечатанное заявление

СНИЛС и ФИО

Норма

Совпадают с карточкой сотрудника посимвольно

Тревожный признак

Пусто, опечатка или данные другого человека

Номер больничного

Норма

Совпадает с номером ЭЛН или бумажного листка

Тревожный признак

Номер из другого документа

Банковские реквизиты

Норма

Счёт подтверждён сотрудником

Тревожный признак

Пусто или устаревший закрытый счёт

Подпись

Норма

Сотрудник подписал собственноручно

Тревожный признак

Заявление без подписи

Частые вопросы

Можно ли распечатать заявление, если больничный ещё не закрыт?

Технически документ «Больничный лист» можно создать и провести до закрытия ЭЛН, но корректнее дождаться статуса закрытия в ФСС: до этого момента период нетрудоспособности может измениться, и заявление придётся перепечатывать.

Почему кнопка «Печать» не показывает заявление о назначении пособия?

Чаще всего причина в устаревшем релизе конфигурации или в том, что документ не проведён. Обновите конфигурацию до актуального релиза и проверьте статус документа. Если не помогло — проверьте настройки учётной политики организации.

Нужно ли распечатывать заявление, если сведения отправлены в ФСС электронно?

Законодательно допускается полностью электронный документооборот, но на практике большинство работодателей распечатывают заявление для подписи сотрудником и хранят его — это подтверждает согласие работника с указанными реквизитами выплаты.

Сотрудник не указал банковский счёт. Что делать?

Возьмите у сотрудника реквизиты счёта или номер карты «Мир» письменно, внесите их в карточку сотрудника и перепечатайте заявление. Альтернатива — выплата почтовым переводом по адресу регистрации, этот вариант тоже отражается в форме.

Можно ли отредактировать форму заявления перед печатью?

Стандартную регламентированную форму редактировать не рекомендуется — она должна соответствовать утверждённому образцу. Все правки вносятся в данные базы (карточку сотрудника, организации), после чего форма перезаполняется автоматически.