Документы и Печать · 9 мин
Как распечатать транспортную накладную в 1С
Как распечатать транспортную накладную в 1С: где найти документ, как настроить печатную форму, типичные ошибки и проверка результата. Пошаговая инструкция.
Транспортная накладная подтверждает передачу груза перевозчику и нужна всякий раз, когда доставка выполняется автотранспортом — собственным или наёмным. В типовых конфигурациях 1С (Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация, ERP, Бухгалтерия предприятия) печать такой накладной реализована, но расположение документа и кнопки печати отличается, из-за чего пользователи часто не могут найти нужную форму.
Ниже разобрано, где находится транспортная накладная в основных конфигурациях, как вывести её на печать из документа реализации и отдельным документом, что делать, если нужной формы нет в списке, и как проверить результат перед подписанием. Инструкции ориентированы на типовые решения без доработок; в изменённых конфигурациях названия кнопок могут отличаться.
Где в 1С находится транспортная накладная
В большинстве конфигураций транспортная накладная существует в двух вариантах: как самостоятельный документ и как печатная форма, выводимая из документа отгрузки. Понимание этой разницы избавляет от основной путаницы.
В «1С:Управление торговлей 11» и «1С:ERP» отдельный документ находится по пути «Продажи → Транспортные накладные» (иногда требуется включить раздел через настройки видимости команд). В «1С:Бухгалтерии 8» транспортная накладная обычно выводится как печатная форма из документа «Реализация (акты, накладные, УПД)» — отдельного журнала для неё нет.
Если журнал «Транспортные накладные» не виден, проверьте настройки: в УТ 11 видимость разделов управляется через «НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов». Также у пользователя должны быть права на чтение и создание этих документов — при их отсутствии раздел просто не отображается.
Печать транспортной накладной из документа реализации
Самый быстрый способ — распечатать накладную прямо из отгрузочного документа, потому что часть реквизитов (грузоотправитель, грузополучатель, адреса) подтянется автоматически.
- 1Откройте раздел «Продажи» и найдите нужный документ «Реализация товаров и услуг» (в Бухгалтерии — «Реализация (акты, накладные, УПД)»).
- 2Убедитесь, что документ проведён: черновики и помеченные на удаление документы не печатаются.
- 3Нажмите кнопку «Печать» в командной панели документа.
- 4В выпадающем списке выберите «Транспортная накладная» или «Транспортная накладная (по грузам)».
- 5В открывшемся предварительном просмотре проверьте реквизиты и нажмите «Печать» либо сохраните в PDF через «Файл → Сохранить».
Перед печатью заполните в документе поля, влияющие на накладную: адрес доставки, перевозчика, данные о транспортном средстве и водителе. В УТ 11 эти сведения часто берутся из карточки доставки или из договора с перевозчиком; если поля пустые, в печатной форме останутся пропуски.
Если печатаете несколько накладных сразу, выделите в списке документов нужные строки (через Ctrl или Shift) и нажмите «Печать → Транспортная накладная» — 1С сформирует пакет документов одним действием.
Печать отдельным документом в УТ 11 и ERP
Когда перевозку нужно оформить независимо от конкретной реализации (например, одна машина везёт товар по нескольким накладным), используют документ «Транспортная накладная».
Откройте «Продажи → Транспортные накладные» и создайте новый документ. Заполните обязательные поля: дату, организацию-грузоотправителя, грузополучателя, адреса погрузки и выгрузки, перевозчика, сведения о транспортном средстве и водителе. На вкладке с грузом укажите наименование груза, количество мест, массу — эти данные попадут в табличную часть печатной формы.
После проведения документа нажмите «Печать» и выберите форму транспортной накладной. В типовой конфигурации форма соответствует утверждённому образцу и содержит разделы о грузе, транспортном средстве, переадресовке и отметках грузоотправителя и перевозчика.
Перед массовой печатью сделайте пробный экземпляр на одном документе и сверьте с образцом, который принимает ваш перевозчик. Некоторые транспортные компании требуют заполнения полей, которые в 1С не обязательны, — проще один раз настроить шаблон, чем править каждую накладную вручную.
Что делать, если формы нет в списке печати
Ситуация, когда в меню «Печать» нет пункта «Транспортная накладная», встречается часто. Причины бывают тремя: форма отсутствует в данной версии конфигурации, документ не проведён, либо нужная печатная форма подключается как внешняя.
Сначала проверьте, проведён ли документ, и обновите конфигурацию до актуального релиза — в старых версиях Бухгалтерии форма транспортной накладной отсутствовала и добавлялась обновлениями. Затем посмотрите раздел «Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки»: возможно, внешняя форма уже загружена, но не назначена на нужный вид документа.
Если формы нет вовсе, её можно подключить как внешнюю печатную форму (.epf) через тот же раздел «Дополнительные отчеты и обработки» — кнопка «Добавить из файла». Файл должен быть разработан именно под вашу конфигурацию и её версию, иначе форма не заполнится или выдаст ошибку.
Настройка реквизитов и макета печатной формы
Стандартная форма заполняется из данных документа, поэтому большинство «пустых полей» лечатся не правкой макета, а корректным заполнением карточек: адреса в карточке контрагента и склада, реквизиты перевозчика, данные водителя в виде строки или ссылки на физлицо.
Если требуется изменить сам макет (добавить поле, изменить подписи), в типовой конфигурации это делается через механизм внешних печатных форм: копируется стандартный макет, правится в конфигураторе и подключается как дополнительная обработка. Прямая правка типового макета в конфигураторе возможна, но потребует снятия объекта с поддержки, что усложнит обновления.
Для подписей в печатной форме проверьте ответственных лиц организации: в Бухгалтерии они задаются в карточке организации на вкладке «Подписи», в УТ 11 — через ответственных лиц в разделе НСИ. Незаполненные подписи — одна из самых частых причин возврата документов от контрагентов.
Проверка результата перед подписанием
Перед тем как передать накладную на подпись, откройте предварительный просмотр и сверьте ключевые блоки: реквизиты грузоотправителя и грузополучателя, адреса, наименование и количество груза, данные перевозчика, автомобиля и водителя. Любое расхождение с фактической отгрузкой делает документ спорным.
Убедитесь, что документ помещается на лист без обрезки: при необходимости в окне предварительного просмотра измените масштаб или ориентацию страницы через настройки печати. Для отправки контрагенту в электронном виде сохраните форму в PDF — так макет не «поедет» при открытии на другом компьютере.
Как проверить результат
Организация, грузополучатель и перевозчик заполнены, ИНН и адреса совпадают с договором
Пустые поля или данные другой организации
Наименование, число мест и масса совпадают с фактической отгрузкой
Прочерки или расхождения с товарной накладной
ФИО ответственных лиц выведены автоматически
Поля подписантов пустые
Таблицы не обрезаны, текст читаем, нумерация страниц корректна
Столбцы уходят за край листа
Частые вопросы
В каких конфигурациях 1С есть печать транспортной накладной?
Форма доступна в «1С:Бухгалтерии 8», «1С:Управление торговлей 11», «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:ERP». В Бухгалтерии она выводится из документа реализации, в УТ и ERP дополнительно есть отдельный документ «Транспортная накладная». В старых релизах формы может не быть — тогда помогает обновление или внешняя печатная форма.
Почему кнопка «Печать» не показывает транспортную накладную?
Чаще всего документ не проведён, у пользователя нет прав на соответствующий объект, либо форма не входит в текущую версию конфигурации. Проверьте проведение документа, права и наличие внешних печатных форм в разделе «Администрирование → Дополнительные отчеты и обработки».
Можно ли распечатать транспортную накладную сразу по нескольким реализациям?
Да. Выделите нужные документы в списке реализаций с помощью Ctrl или Shift, затем нажмите «Печать → Транспортная накладная» — программа сформирует отдельную форму по каждому документу одним пакетом.
Чем транспортная накладная отличается от ТОРГ-12 и УПД?
ТОРГ-12 и УПД оформляют продажу товара и переход права собственности, а транспортная накладная — факт перевозки и передачу груза перевозчику. При доставке автотранспортом обычно оформляются оба документа: УПД или ТОРГ-12 для покупателя и транспортная накладная для перевозчика.
Как сохранить транспортную накладную в PDF из 1С?
Откройте сформированную печатную форму, затем используйте «Файл → Сохранить» или кнопку сохранения в командной панели табличного документа и выберите формат PDF. Файл можно отправить контрагенту — макет при этом не изменится.
Нужно ли проводить документ перед печатью?
Да. Печатные формы в типовых конфигурациях формируются по данным проведённых документов. В непроведённом документе кнопка печати либо неактивна, либо форма выводится с неактуальными данными, что приведёт к расхождениям с учётом.
Что важно запомнить
Транспортная накладная печатается из проведённой реализации через кнопку «Печать» либо из отдельного документа в разделе «Продажи». Пустые поля формы заполняются корректными данными в документе и карточках контрагентов, а отсутствующую форму подключают как внешнюю только из проверенного источника. Перед подписанием обязательно сверяйте реквизиты, груз и подписи в предварительном просмотре.