Документы и Печать · 10 мин
Как распечатать список сотрудников в 1С
Как распечатать список сотрудников в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии. Способы через справочник, отчёты и печатные формы, настройка колонок и решение типичных проблем.
Список сотрудников требуется регулярно: для проверяющих органов, банка, внутренней отчётности или сверки штатного расписания. В 1С есть несколько способов получить такой список — от простой печати справочника до гибких отчётов с настройкой колонок. Выбор зависит от того, какая конфигурация установлена (1С:ЗУП, 1С:Бухгалтерия, 1С:Управление нашей фирмой) и какие данные должны попасть в печатную форму.
Самый быстрый путь — открыть справочник «Сотрудники» и вывести список на печать стандартной командой. Если нужны дополнительные реквизиты (табельные номера, подразделения, даты приёма), удобнее использовать отчёт «Штатные сотрудники» или универсальный отчёт. Ниже разобраны все рабочие варианты с точными действиями.
Что понадобится перед печатью
Для вывода списка достаточно прав на чтение справочника «Сотрудники». Если у вас ограниченная роль (например, только кассовые операции), пункт меню может быть недоступен — в этом случае запросите доступ у администратора или попросите распечатать список пользователя с правами кадровика.
Проверьте актуальность данных: уволенные сотрудники по умолчанию могут скрываться или, наоборот, попадать в список. Перед печатью решите, нужен ли полный реестр за всё время или только действующие работники на текущую дату. От этого зависит выбор инструмента и настройка отборов.
Также убедитесь, что в системе настроен принтер или установлен драйвер виртуального принтера (например, для сохранения в PDF). В файловой версии 1С печать идёт через стандартный системный диалог, в клиент-серверной — через сервер, и иногда принтер нужно настраивать именно на стороне сервера.
Печать списка через справочник «Сотрудники»
Это универсальный способ, который работает практически во всех конфигурациях 1С. Откройте раздел «Кадры» (в 1С:Бухгалтерии — раздел «Зарплата и кадры») и перейдите в справочник «Сотрудники». Перед вами появится табличный список с основными колонками.
Нажмите кнопку «Ещё» в командной панели списка и выберите пункт «Вывести список». Откроется окно настройки: отметьте флажками колонки, которые должны попасть в печатную форму — например, «ФИО», «Подразделение», «Должность». Нажмите «ОК», и программа сформирует табличный документ.
Далее нажмите «Файл» → «Печать» или сочетание клавиш Ctrl+P. Выберите принтер, при необходимости настройте ориентацию страницы (для широких таблиц лучше альбомная) и масштаб. Перед печатью воспользуйтесь предварительным просмотром, чтобы убедиться, что все строки помещаются и не обрезаются.
- 1Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники»
- 2Настройте отбор: скройте уволенных, если нужны только действующие
- 3Нажмите «Ещё» → «Вывести список»
- 4Отметьте нужные колонки и нажмите «ОК»
- 5Проверьте результат в предварительном просмотре
- 6Нажмите Ctrl+P и отправьте документ на принтер
Как распечатать список через отчёт «Штатные сотрудники»
В 1С:ЗУП есть специализированный отчёт, который выводит список сотрудников с кадровыми данными. Откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Штатные сотрудники». Укажите дату, на которую нужен список, — отчёт покажет всех, кто числился в штате на этот момент.
Нажмите кнопку «Настройки», чтобы добавить или убрать поля: табельный номер, дата приёма, ставка, график работы. Во вкладке «Отбор» можно ограничить список конкретным подразделением или организацией, если в базе ведётся учёт по нескольким юридическим лицам.
После настройки нажмите «Сформировать». Готовый отчёт — это обычный табличный документ: его можно распечатать через Ctrl+P, сохранить в Excel или PDF через «Файл» → «Сохранить как». Формат Excel удобен, если список нужно доработать вручную — добавить подписи, шапку организации или отсортировать по алфавиту.
Печать списка сотрудников в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии 8 кадровые отчёты ограничены, поэтому основной инструмент — тот же справочник. Перейдите в «Зарплата и кадры» → «Сотрудники». Чтобы список содержал только работающих, нажмите «Ещё» → «Настроить список» и добавьте отбор по полю «В архиве» (значение «Нет») либо используйте стандартный переключатель показа уволенных.
Если нужен список с датами приёма и увольнения, воспользуйтесь отчётом «Универсальный отчёт» (раздел «Отчёты»): выберите справочник «Сотрудники», период и нужные поля. Этот инструмент требует чуть больше настройки, но позволяет вывести любые реквизиты, включая ИНН и СНИЛС, если они заполнены в карточках.
Для официальных запросов (например, в военкомат или банк) в некоторых версиях доступна печатная форма «Список работников» из документа или обработки. Проверьте раздел «Зарплата и кадры» → «Справки и отчёты» — состав форм зависит от версии конфигурации.
Сравнение способов
Самый быстрый вариант; подходит для простого перечня ФИО. Ограничение: набор колонок ограничен настройками списка.
Даёт кадровые данные: подразделения, должности, даты приёма. Требует конфигурации ЗУП и корректного ведения штатного учёта.
Выводит любые реквизиты справочника, включая ИНН и СНИЛС. Минус: нужно вручную настраивать поля и отборы.
Удобно для доработки списка перед печатью. Дополнительный шаг — ручное форматирование в редакторе.
Настройка состава списка: отборы и сортировка
Частая задача — распечатать сотрудников конкретного отдела. В справочнике нажмите «Ещё» → «Настроить список», добавьте условие «Подразделение равно» и выберите нужное. Список сразу отфильтруется, и команда «Вывести список» напечатает только отобранные строки.
Для сортировки по алфавиту кликните по заголовку колонки «ФИО» или «Наименование». Повторный клик меняет направление сортировки. Порядок строк в списке сохраняется при выводе в табличный документ, поэтому настройте его до печати.
Если требуется список на конкретную дату в прошлом (например, кто работал на первое число прошлого месяца), справочник не подойдёт — он показывает текущее состояние. Используйте кадровые отчёты с указанием даты, где программа сама отберёт действующих на тот момент сотрудников.
Как выбрать действие
Проверка результата и типичные проблемы
Перед отправкой на принтер сверьте количество строк в печатной форме с ожидаемой численностью. Если сотрудников меньше, чем должно быть, чаще всего причина в скрытом отборе: откройте «Настроить список» и сбросьте лишние условия. Также проверьте, не включён ли показ только уволенных или только действующих.
Если при печати обрезаются колонки, переключите ориентацию страницы на альбомную или уменьшите масштаб в настройках печати. Альтернатива — сохранить документ в PDF и распечатать его из просмотрщика с автоподгонкой по ширине страницы.
Ситуация, когда в списке появляются дубли сотрудников, обычно означает, что в базе заведено несколько карточек на одного человека (например, при повторном приёме на работу). Это не ошибка печати, а проблема данных: свяжитесь с кадровиком или администратором для объединения дублей.
Как проверить результат
Совпадает с числом сотрудников по данным учёта
Строк меньше — проверьте отборы и скрытых сотрудников
Присутствуют все нужные поля, текст читаем
Колонки обрезаны или нужных полей нет
Только действующие (или только нужное подразделение)
Есть уволенные, дубли или лишние подразделения
Как сохранить список в файл вместо печати
Не всегда нужен бумажный документ: часто список запрашивают в электронном виде. После формирования табличного документа нажмите «Файл» → «Сохранить как» и выберите формат: PDF для неизменяемого документа, XLSX — если получатель будет работать с данными, MXL — для передачи другому пользователю 1С.
При сохранении в Excel проверьте, что шапка таблицы не разбилась на объединённые ячейки, мешающие сортировке. При необходимости скопируйте данные на новый лист и оформите шапку вручную — это займёт пару минут, но избавит получателя от проблем с обработкой файла.
Что важно запомнить
Быстрый список печатается из справочника командой «Ещё» → «Вывести список». Для кадровых данных и списка на прошлую дату используйте отчёт «Штатные сотрудники». Перед печатью проверьте отборы, количество строк и предварительный просмотр, а для электронной передачи сохраняйте список в PDF или Excel.
Частые вопросы
Как распечатать список только действующих сотрудников?
В справочнике «Сотрудники» нажмите «Ещё» → «Настроить список» и добавьте отбор, исключающий уволенных (поле «В архиве» — «Нет»), либо отключите показ уволенных штатным переключателем. После этого выведите список на печать — в форму попадут только отобранные строки.
Можно ли распечатать список сотрудников на определённую дату в прошлом?
Да, но только через кадровые отчёты, а не через справочник. В 1С:ЗУП откройте отчёт «Штатные сотрудники», укажите нужную дату и сформируйте — программа покажет всех, кто числился в штате на тот момент.
Почему в списке не хватает части сотрудников?
Чаще всего виноват активный отбор в настройках списка или скрытие уволенных. Откройте «Ещё» → «Настроить список» и снимите лишние условия. Также проверьте, не ведётся ли учёт по нескольким организациям — возможно, включён фильтр по одной из них.
Как добавить в список табельные номера и даты приёма?
В справочнике набор колонок ограничен. Используйте отчёт «Штатные сотрудники» в ЗУП — там в настройках доступны табельный номер, дата приёма, подразделение и должность. В 1С:Бухгалтерии подойдёт «Универсальный отчёт» по справочнику «Сотрудники».
Можно ли отправить список по электронной почте прямо из 1С?
Если в программе настроена учётная запись электронной почты, сформированный табличный документ можно отправить через «Файл» → «Отправить» с вложением в PDF или Excel. Если почта не настроена, сохраните файл и прикрепите его к письму вручную.
Что делать, если кнопка «Вывести список» неактивна?
Проверьте, что курсор стоит именно в области списка, а не в поле поиска. Если пункт всё равно недоступен, вероятно, у вашей роли нет нужных прав — обратитесь к администратору 1С для расширения доступа к справочнику сотрудников.