Документы и Печать · 10 мин
Как распечатать кассовую книгу в 1С
Пошаговая инструкция, как распечатать кассовую книгу в 1С:Бухгалтерия 8.3 и других конфигурациях: формирование отчёта, проверка остатков, нумерация и прошивка.
Кассовая книга — обязательный регистр кассовой дисциплины для организаций, которые проводят наличные расчёты. Она формируется ежедневно при наличии кассовых операций, а в конце отчётного периода листы распечатываются, нумеруются, прошиваются и заверяются подписями руководителя и главного бухгалтера. Программы 1С позволяют сформировать и распечатать кассовую книгу автоматически, без ручного переноса данных из приходных и расходных ордеров.
Основная сложность у пользователей возникает не с самой печатью, а с подготовкой данных: непроведённые ордера, отрицательный остаток в кассе, неверно выбранный период или организация. Поэтому ниже разобран полный цикл — от проверки первичных документов до подшивки распечатанной книги, а также частые ошибки и способы их устранения.
Инструкция ориентирована на 1С:Бухгалтерию 8.3 (ред. 3.0) как самую распространённую конфигурацию; для «Управления торговлей», «Комплексной автоматизации» и «ERP» отличия указаны отдельно. Интерфейс такси и обычные формы рассмотрены оба.
Что проверить перед формированием кассовой книги
Печать кассовой книги — завершающий этап. Сначала нужно убедиться, что в базе корректно отражены все кассовые операции за период. Книга строится на основании документов «Приходный кассовый ордер» и «Расходный кассовый ордер», поэтому любой пропущенный или непроведённый ордер исказит итоговые данные.
Откройте журнал «Кассовые документы» (раздел «Банк и касса») и отфильтруйте список по нужному периоду. Все документы должны быть проведены — в списке они отображаются без пометки непроведённого документа. Если ордер помечен на удаление или просто записан, он не попадёт в кассовую книгу.
Второй обязательный контроль — остаток по кассе. Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 50.01 и убедитесь, что сальдо на конец каждого дня не уходит в минус. Отрицательный остаток означает, что расход проведён раньше прихода или сумма оприходована не полностью — такую книгу подписывать нельзя, итоги будут заведомо неверными.
Как проверить готовность к печати
Все ордера за период проведены, пометок удаления нет
Есть непроведённые документы — в книгу попадут не все операции
Сальдо на конец каждого дня нулевое или положительное
Отрицательный остаток — нарушена хронология документов
В отборе указана нужная организация и правильная касса
Выбрана другая касса или обособленное подразделение — книга будет пустой или неполной
Формирование кассовой книги в 1С:Бухгалтерия 8.3
Отчёт «Кассовая книга» находится в разделе «Банк и касса» в блоке отчётов. В некоторых вариантах интерфейса он также доступен из журнала «Кассовые документы» по кнопке «Отчёты». Откройте форму и заполните параметры.
В поле периода укажите даты, за которые нужна книга. Если операций в какие-то дни не было, для этих дней листы не формируются — это нормально, кассовая книга ведётся только в дни движения наличных. Выберите организацию и при необходимости конкретную кассу, если их в базе несколько (например, основная касса и касса обособленного подразделения).
Нажмите «Сформировать». Программа построит табличный документ, где каждый день представлен листом кассовой книги по форме КО-4: остаток на начало дня, перечень ордеров с номерами, корреспондирующими счетами и суммами, итоги за день и остаток на конец.
- 1Раздел «Банк и касса» → отчёт «Кассовая книга»
- 2Укажите период, организацию и кассу
- 3Нажмите «Сформировать» и проверьте итоги по дням
- 4Нажмите «Печать» и выберите принтер
- 5Пронумеруйте листы и прошейте книгу за период
Настройки печати и вывод на бумагу
После формирования нажмите кнопку «Печать» на командной панели табличного документа или используйте стандартное сочетание Ctrl+P. В окне печати проверьте ориентацию — для листа кассовой книги обычно требуется книжная, но при большом количестве колонок программа может предложить альбомную. Убедитесь, что масштаб выставлен так, чтобы лист не разрывался на две страницы по ширине.
Перед массовой печатью за длинный период (квартал, год) распечатайте один-два листа и сверьте их с данными на экране. Типичная проблема — обрезанные поля слева, из-за чего после прошивки часть текста уходит в корешок. В настройках страницы увеличьте левое поле до 20–25 мм, чтобы осталось место под прошивку.
Если нужно сохранить книгу в электронном виде, используйте «Файл → Сохранить как» и формат PDF или MXL. PDF удобен для передачи, MXL — для повторного открытия в 1С без пересчёта отчёта.
Особенности в других конфигурациях 1С
В 1С:Управление торговлей 11 и 1С:Комплексная автоматизация 2 кассовая книга формируется через раздел «Казначейство» (или «Финансы») → «Отчёты» → «Кассовая книга». Логика та же: период, организация, касса. Отличие в том, что касс может быть несколько типов — операционная касса ККМ и касса предприятия, и книга строится по каждой отдельно.
В 1С:ERP отчёт также расположен в блоке «Казначейство». Здесь важно проверить, что кассовые ордера созданы именно как «Приходный кассовый ордер» и «Расходный кассовый ордер», а не только как операции по эквайрингу или безналичные платежи — последние в кассовую книгу не входят.
В старых конфигурациях на обычных формах (например, «Управление производственным предприятием 1.3») отчёт находится в меню «Отчёты» → «Кассовая книга», а печать выполняется через кнопку с изображением принтера на панели формы.
Сравнение вариантов
Раздел «Банк и касса», отчёт «Кассовая книга». Подходит для большинства организаций, одна касса по умолчанию
Раздел «Казначейство» или «Финансы». Нужно явно выбирать кассу, если их несколько, включая операционные кассы ККМ
Меню «Отчёты» → «Кассовая книга». Интерфейс отличается, настройки печати ограничены
Типичные ошибки и их устранение
Самая частая ситуация — отчёт формируется пустым. Причины: не выбрана организация при нескольких организациях в базе, указан неверный период, либо кассовые документы оформлены, но не проведены. Проверьте журнал кассовых документов за тот же период — если там ордера есть, а книга пустая, значит, проблема в отборе по кассе или организации.
Вторая распространённая ошибка — расхождение остатков между кассовой книгой и оборотно-сальдовой ведомостью. Такое бывает, когда суммы внесены напрямую операцией вручную по счёту 50, минуя кассовые ордера. Операции вручную в кассовую книгу не попадают — их нужно заменить на ПКО и РКО.
Третья проблема — нарушение хронологии: ордер проведён «задним числом» после того, как книга за этот день уже распечатана и подписана. В этом случае лист нужно переформировать и перепечатать, а подписанный экземпляр заменить с соблюдением правил исправления первичных документов.
Прошивка и хранение распечатанной книги
Распечатанные листы кассовой книги за отчётный период (обычно год) нумеруются, сшиваются и на последнем листе проставляется запись о количестве листов, заверенная подписями руководителя и главного бухгалтера и печатью организации при её наличии. Узел прошивки заклеивается бумажной наклейкой с указанием количества листов.
Если организация применяет электронный документооборот и ведёт кассовую книгу в электронном виде, листы могут подписываться электронной подписью и не распечатываться — такой порядок допускается указаниями Банка России о ведении кассовых операций. Уточните принятый у вас порядок в учётной политике.
Контроль результата после печати
После печати сверьте три показателя: остаток на начало первого дня периода, итоги прихода и расхода за каждый день, остаток на конец последнего дня. Они должны совпадать с оборотно-сальдовой ведомостью по счёту 50.01 и с фактическим наличием денег в кассе на момент последнего дня.
Дополнительно проверьте, что в книге отражены все ордера из журнала кассовых документов: проще всего сравнить количество ПКО и РКО за период в журнале и в распечатанной книге. Совпадение количества и итоговых сумм — достаточный признак корректно сформированной книги.
Что важно запомнить
Кассовая книга печатается через отчёт «Кассовая книга» в разделе «Банк и касса» (в УТ/ERP — «Казначейство»). Перед печатью проверьте проведение всех ПКО и РКО и отсутствие отрицательного остатка по счёту 50.01. После печати сверьте итоги с ОСВ, пронумеруйте листы сквозной нумерацией и прошейте книгу с заверительной надписью.
Частые вопросы
Почему кассовая книга формируется пустой, хотя ордера есть?
Чаще всего не совпадает отбор: в отчёте указана другая организация или касса, чем в документах. Также проверьте, что ордера проведены, а не просто записаны, и что период отчёта захватывает даты документов.
Нужно ли распечатывать книгу за дни без кассовых операций?
Нет. Лист кассовой книги оформляется только в дни, когда были движения наличных. Пустые листы за дни без операций не формируются и не распечатываются.
Можно ли вести кассовую книгу только в электронном виде?
Да, действующий порядок ведения кассовых операций допускает электронную кассовую книгу при условии подписания листов электронной подписью и обеспечения сохранности данных. Порядок следует закрепить в учётной политике организации.
Что делать, если остаток в книге не совпадает с обороткой по счёту 50?
Проверьте, нет ли операций, введённых вручную по счёту 50 минуя кассовые ордера, — они в книгу не попадают. Также сверьте хронологию документов: ордер, проведённый задним числом, меняет итоги уже закрытых дней.
Как перенумеровать листы, если книга печатается не с начала года?
Нумерация листов кассовой книги сквозная с начала года. Узнайте номер последнего листа предыдущего сшитого периода и продолжите нумерацию с следующего номера — вручную на распечатке или через настройки отчёта, если они предусмотрены в вашей конфигурации.
Обязательно ли распечатывать книгу ежедневно?
Жёсткого требования печатать ежедневно нет: многие организации формируют и распечатывают книгу за месяц, квартал или год. Важно, чтобы листы были оформлены, пронумерованы и подписаны в рамках принятого в организации порядка ведения кассовых операций.