Документы и Печать · 9 мин
Как распечатать личную карточку Т-2 в 1С
Как распечатать карточку Т-2 в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: где найти форму, как заполнить данные, настроить печать и исправить типичные ошибки.
Личная карточка работника по форме Т-2 — это кадровый документ, в котором собираются сведения о сотруднике: паспортные данные, образование, стаж, сведения о воинском учёте, приёме на работу и переводах. Хотя с 2021 года унифицированные формы перестали быть обязательными для коммерческих организаций, многие компании продолжают вести Т-2, потому что форма удобна и привычна проверяющим.
В программах 1С карточка Т-2 формируется автоматически на основе данных, внесённых в карточку сотрудника. Ручного заполнения бланка не требуется: достаточно корректно вести кадровый учёт, и печатная форма соберётся сама. Ниже разобраны конкретные шаги для 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии, а также типичные проблемы, из-за которых карточка печатается пустой или с ошибками.
Что должно быть заполнено до печати карточки
Печатная форма Т-2 в 1С — это не самостоятельный документ, а отчёт по данным справочника «Сотрудники» и кадровых приказов. Если данные не внесены в программу, соответствующие разделы карточки выйдут пустыми, и никакая настройка печати это не исправит.
Перед формированием карточки убедитесь, что в системе внесены: ФИО и дата рождения сотрудника, паспортные данные, ИНН и СНИЛС, сведения об образовании, семейное положение, адрес регистрации и фактического проживания, данные воинского учёта (для военнообязанных), а также оформлены документы «Приём на работу» и, при наличии, «Кадровый перевод».
Печать Т-2 в 1С:ЗУП (ред. 3.1)
В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» форма Т-2 доступна из карточки сотрудника. Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники», найдите нужного работника в списке и откройте его карточку двойным щелчком.
В форме сотрудника нажмите кнопку «Печать» в командной панели и выберите пункт «Личная карточка (Т-2)». Программа сформирует табличный документ, который можно сразу отправить на принтер или сохранить в PDF, Excel либо Word через кнопку «Сохранить» в форме предпросмотра.
- 1Откройте «Кадры» → «Сотрудники» и найдите работника
- 2Проверьте по ссылкам в карточке заполнение личных данных, образования и воинского учёта
- 3Нажмите «Печать» → «Личная карточка (Т-2)»
- 4Проверьте сформированный документ в предпросмотре
- 5Отправьте на печать или сохраните в файл
Печать карточки для нескольких сотрудников
Если нужно распечатать карточки сразу для группы работников, выделите их в списке сотрудников с зажатой клавишей Ctrl и нажмите «Печать» в командной панели списка. Программа сформирует отдельные карточки по каждому выбранному сотруднику в одном окне предпросмотра.
Печать Т-2 в 1С:Бухгалтерии (ред. 3.0)
В «1С:Бухгалтерии 8» кадровый функционал ограничен по сравнению с ЗУП, но печать Т-2 доступна. Перейдите в раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровый учёт» → «Сотрудники». Откройте карточку работника и нажмите кнопку «Печать» — в списке будет пункт «Личная карточка (Т-2)».
Учтите, что в Бухгалтерии часть разделов формы (например, сведения об образовании или составе семьи) может не заполняться автоматически, если соответствующие данные в программе просто не хранятся. В этом случае либо дополните сведения вручную в сформированном табличном документе до печати, либо используйте ЗУП для полноценного кадрового учёта.
Сравнение вариантов
Полный набор данных для Т-2: образование, семья, воинский учёт, аттестации. Подходит для полноценного кадрового учёта.
Печатает Т-2, но часть разделов заполняется только при ручном вводе. Подходит для небольших компаний с простым учётом.
Сформированную форму можно редактировать перед печатью. Быстро, но правки не сохраняются в базе и потеряются при следующем формировании.
Настройка и проверка данных перед печатью
Основные сведения для Т-2 в ЗУП разнесены по ссылкам в карточке сотрудника и в карточке физического лица. Личные данные (паспорт, ИНН, СНИЛС, адреса) открываются по ссылке «Личные данные» или через гиперссылки в шапке карточки. Образование и состав семьи заполняются в карточке физического лица — откройте её по ссылке из карточки сотрудника.
Сведения о приёме и переводах подтягиваются из кадровых документов. Если сотрудник принят «задним числом» или приказ создан не документом «Приём на работу», а введён вручную иначе, раздел III карточки может остаться пустым. Проверьте наличие проведённых кадровых документов через журнал «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения».
Как проверить результат
ФИО, дата рождения, паспорт, ИНН и СНИЛС заполнены
Поля пустые — данные не внесены в карточку физлица
Есть строка приёма с датой и номером приказа
Раздел пуст — нет проведённого документа «Приём на работу»
В подвале указан руководитель из данных организации
Строка пустая — не заполнены ответственные лица организации
Типичные ошибки и их устранение
Самая частая жалоба — «карточка печатается пустой». В подавляющем большинстве случаев причина в том, что данные внесены не в карточку физического лица, а куда-либо ещё, либо сотрудник заведён дублем, и документы оформлены на один элемент справочника, а печать выполняется из другого.
Вторая распространённая ситуация — устаревшая версия конфигурации, в которой форма Т-2 не соответствует последним изменениям бланка. Проверьте актуальность релиза через «Администрирование» → «Обновление версии программы». Третья причина проблем — печать из внешней печатной формы, подключённой когда-то сторонним разработчиком и конфликтующей со штатной.
Как сохранить и выгрузить карточку
Сформированную карточку не обязательно сразу печатать. В окне предпросмотра доступна кнопка «Сохранить» (иконка дискеты): формат можно выбрать из PDF, Excel, Word, HTML и других. PDF удобен для архива, Excel — если планируется ручная доработка бланка.
Для отправки карточки по электронной почте прямо из программы используйте кнопку «Отправить» в форме предпросмотра — при настроенной учётной записи почты 1С прикрепит файл к письму автоматически. Учтите, что Т-2 содержит персональные данные, поэтому пересылать её следует только по защищённым каналам и только тем, кто имеет право доступа к таким сведениям.
Если штатной формы недостаточно
Организация вправе использовать собственную форму личной карточки вместо унифицированной Т-2. В этом случае в 1С подключается внешняя печатная форма через «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Дополнительные отчёты и обработки». Разработку макета обычно выполняет специалист по 1С.
Для разовой задачи проще сформировать штатную Т-2, сохранить её в Excel и отредактировать бланк там. Но помните: такие правки живут только в конкретном файле и не влияют на данные в базе.
Что важно запомнить
Карточка Т-2 в 1С печатается из карточки сотрудника через кнопку «Печать». Качество формы полностью зависит от заполненности данных физического лица и наличия проведённых кадровых документов. Сначала проверьте данные, потом формируйте печать.
Частые вопросы
Где в 1С:ЗУП находится печатная форма Т-2?
В карточке сотрудника: раздел «Кадры» → «Сотрудники» → открыть работника → кнопка «Печать» → «Личная карточка (Т-2)». Также форма доступна из списка сотрудников при выделении одной или нескольких строк.
Почему в карточке Т-2 пустой раздел о приёме на работу?
Данные раздела III берутся из проведённых документов «Приём на работу» и «Кадровый перевод». Если документа нет, он не проведён или оформлен на дубль сотрудника, раздел будет пустым. Проверьте журнал кадровых документов и устраните дубли.
Можно ли распечатать Т-2 по уволенному сотруднику?
Да. Уволенные скрываются из списка по умолчанию — снимите флажок скрытия уволенных в настройке списка сотрудников или используйте поиск. После этого откройте карточку и распечатайте форму обычным способом.
Обязательна ли форма Т-2 для коммерческой организации?
Нет, унифицированная форма не обязательна. Организация может вести личную карточку по собственному шаблону или не вести вовсе, если это не требуется внутренними регламентами. Однако для воинского учёта и ряда проверок Т-2 остаётся удобным и привычным инструментом.
Как добавить в Т-2 сведения об образовании и семье?
Эти данные вводятся в карточке физического лица, а не сотрудника. Откройте карточку сотрудника, перейдите по ссылке на физическое лицо и заполните разделы «Образование» и «Семья». После этого заново сформируйте печатную форму.
Можно ли отредактировать карточку перед печатью?
Да, сформированный табличный документ редактируется прямо в окне предпросмотра. Но правки не сохраняются в базе: при повторном формировании форма снова соберётся из данных программы. Правильнее исправлять исходные данные в карточках и документах.