Документы и Печать · 8 мин
Как распечатать электронную трудовую книжку в 1С
Как распечатать сведения электронной трудовой книжки в 1С:ЗУП: формы ЭФС-1 и СЗВ-ТД, печать по запросу сотрудника, настройка и проверка данных.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) существует в виде записей в системе ПФР (ныне СФР), поэтому «распечатать» её напрямую нельзя — можно распечатать сведения о трудовой деятельности, которые работодатель передаёт в фонд. В программах 1С для этого предусмотрены отчёты и печатные формы: реестр переданных сведений, печатная форма ЭФС-1 (бывшая СЗВ-ТД) по конкретному сотруднику и справка о трудовой деятельности, выдаваемая работнику на бумаге.
Работник, выбравший электронный формат, вправе потребовать у работодателя бумажную выписку о трудовой деятельности — при увольнении, при переводе или по письменному заявлению. Задача кадровика — сформировать корректный документ в 1С и вывести его на печать без ошибок в данных. Ниже разобраны конкретные пути в меню, варианты печатных форм и типовые проблемы.
Что именно можно распечатать вместо электронной трудовой книжки
Сама ЭТК хранится у Социального фонда России, работодатель лишь передаёт туда сведения о кадровых событиях: приём, перевод, увольнение, переименование должности. Поэтому бумажным аналогом электронной книжки является справка о трудовой деятельности, содержащая те же записи, что переданы в фонд.
В 1С доступны три практических варианта печатного результата. Первый — печатная форма отчёта ЭФС-1 (ранее СЗВ-ТД) по конкретному сотруднику, которая показывает переданные мероприятия. Второй — справка о трудовой деятельности работника, оформленная для выдачи на руки. Третий — реестр сведений, который печатается к пачке отчётности при сдаче в фонд.
Выбор зависит от цели: сотруднику на руки выдают справку или форму по его данным, для внутренней проверки удобен реестр, а для контроля переданных в СФР данных — печатная форма отчёта с отметкой о принятии.
Подготовка: что проверить перед печатью
Печать производной формы имеет смысл только тогда, когда данные в программе полные и актуальные. Если кадровый приказ не проведён или сведения не отправлены в фонд, на бумаге окажется неполная картина, и сотрудник получит недостоверную справку.
Откройте карточку сотрудника в разделе «Кадры» и убедитесь, что все приёмы, переводы и увольнения отражены документами, а не внесены вручную в комментарии. Затем проверьте журнал отчётности: последние сведения ЭФС-1 должны иметь статус «Принят» или хотя бы «Отправлен».
Отдельно проверьте персональные данные: СНИЛС, ФИО, дату рождения. Ошибка в СНИЛС приведёт к тому, что запись не попадёт в ЭТК сотрудника, и распечатанная справка будет формально корректной, но фактически пустой в системе фонда.
Как проверить готовность данных
Отчёт отправлен и принят фондом
Отчёт не отправлен или отклонён с ошибками
Все приёмы, переводы, увольнения проведены
Есть непроведённые документы или события без документов
Данные совпадают с документами сотрудника
Расхождения в написании ФИО или номере СНИЛС
Печать справки о трудовой деятельности из карточки сотрудника
Самый быстрый путь — сформировать печатную форму прямо из карточки работника. Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники», найдите нужного человека и откройте его карточку. В командной панели нажмите кнопку «Печать» и выберите пункт, связанный со сведениями о трудовой деятельности — в разных релизах он может называться «Справка о трудовой деятельности» или «Сведения о трудовой деятельности (СЗВ-ТД/ЭФС-1)».
Программа сформирует документ на основании имеющихся в базе записей. Проверьте период: если сотрудник работает давно, а электронные сведения передаются только с момента перехода на ЭТК, в форму попадут лишь события за этот период. Записи из бумажной трудовой книжки за прежние годы в электронные сведения не входят, если работодатель их туда не вносил.
После проверки нажмите кнопку печати в форме предварительного просмотра. Справку подписывает руководитель или уполномоченный кадровый сотрудник, при необходимости ставится печать организации.
- 1Откройте «Кадры» → «Сотрудники» и найдите работника
- 2В карточке нажмите «Печать» и выберите справку о трудовой деятельности
- 3Проверьте состав записей и период в сформированной форме
- 4Выведите документ на принтер и подпишите у ответственного лица
Печать через отчётность ЭФС-1 (СЗВ-ТД)
Если нужно распечатать именно те сведения, которые ушли в СФР, работайте через журнал отчётности. Откройте раздел «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность» (или «Отчёты, справки» в локальной поставке) и найдите нужный экземпляр ЭФС-1 по периоду и сотруднику.
Откройте отчёт, перейдите на вкладку с разделом сведений о трудовой деятельности и выделите строку сотрудника. Через кнопку «Печать» доступна форма по выбранному лицу — она совпадает по содержанию с отправленным файлом. Это удобно, когда сотрудник просит «бумагу как в ПФР»: вы печатаете ровно то, что фонд принял.
Для пакетной печати по нескольким сотрудникам используйте реестр сведений: в форме отчёта выберите печать реестра, и программа выведет сводный лист по всей пачке. Реестр пригодится и для внутреннего архива кадрового учёта.
Печать при увольнении сотрудника
При увольнении работника, выбравшего электронную книжку, работодатель обязан выдать ему сведения о трудовой деятельности в день увольнения. В 1С эта выдача привязана к документу «Увольнение»: откройте документ, нажмите «Печать» и выберите форму сведений о трудовой деятельности.
В форму должна попасть запись об увольнении с датой, номером приказа и формулировкой основания по Трудовому кодексу. Если записи нет — проверьте, проведён ли документ и сформирован ли по нему отчёт ЭФС-1 с мероприятием «Увольнение», который нужно отправить не позднее следующего рабочего дня.
Выдайте сотруднику подписанную справку и зафиксируйте факт выдачи — например, отметкой в личном деле или распиской. Это защитит работодателя при возможных спорах о сроках выдачи документов.
Типичные проблемы и их решение
Наиболее частая жалоба — в печатной форме пусто или не хватает записей. Причина почти всегда в том, что кадровые события оформлены документами, но сведения по ним не сформированы как мероприятия ЭФС-1. Проверьте журнал «Сведения о трудовой деятельности» и создайте недостающие мероприятия.
Вторая проблема — устаревшая версия конфигурации, где форма ещё называется СЗВ-ТД и не совпадает с актуальным бланком. Обновите конфигурацию до актуального релиза: формы отчётности поставляются вместе с обновлениями.
Третья ситуация — сотрудник просит сведения за период до перехода на ЭТК. Электронные сведения охватывают только период с начала передачи данных в фонд; за более ранние годы работник запрашивает выписку у СФР через Госуслуги или МФЦ, а работодатель выдаёт копии приказов или справку по локальным данным.
Частые вопросы
Можно ли распечатать ЭТК сотрудника, который работает у другого работодателя?
Нет. Работодатель видит и печатает только те сведения, которые сам передал в фонд по своему сотруднику. Полную выписку за все периоды работы человек получает самостоятельно через портал Госуслуг, приложение СФР или МФЦ.
Чем отличается справка о трудовой деятельности от формы ЭФС-1?
По содержанию записей они совпадают, но назначение разное: ЭФС-1 — отчётная форма для сдачи в фонд, а справка оформляется для выдачи работнику на руки. На практике в 1С обе печатные формы строятся из одних и тех же данных о мероприятиях.
Обязательно ли заверять распечатку печатью организации?
Печать требуется, только если организация использует её в своей деятельности. Достаточно подписи руководителя или уполномоченного кадрового работника с расшифровкой и датой выдачи.
Что делать, если сотрудник нашёл ошибку в распечатанных сведениях?
Исправьте кадровый документ или персональные данные в 1С, сформируйте корректирующий (отменяющий и новый) отчёт ЭФС-1, отправьте его в СФР и после приёмки распечатайте сотруднику обновлённую справку.
Можно ли отправить справку сотруднику в электронном виде?
Да, по заявлению работника сведения допустимо направить на электронную почту. В 1С сформированную печатную форму сохраняют в PDF через кнопку «Сохранить» в окне предварительного просмотра и отправляют файлом.
Что важно запомнить
Распечатывают не саму электронную трудовую книжку, а справку о трудовой деятельности на её основе. Форму выводят из карточки сотрудника, документа увольнения или отчёта ЭФС-1, предварительно убедившись, что все сведения отправлены в СФР и приняты. Документ подписывает ответственное лицо, а при обнаружении ошибок сначала подают корректировку и только потом печатают новую справку.