Как распечатать инвентарные карточки в 1С:Бухгалтерия

Инвентарная карточка (унифицированная форма ОС-6) — основной документ аналитического учёта основных средств, который заводится на каждый объект. В 1С:Бухгалтерии 8.3 карточка формируется автоматически на основании данных о принятии объекта к учёту, его амортизации, перемещениях и модернизации, поэтому распечатать её можно в несколько кликов без ручного заполнения.

Чаще всего печать инвентарных карточек требуется при инвентаризации основных средств, при проверках, при передаче дел новому бухгалтеру или при восстановлении учёта. Программа позволяет вывести на печать как одну карточку по конкретному объекту, так и пакет карточек по списку основных средств с отбором по подразделению, материально ответственному лицу или группе.

Ниже разобраны оба сценария — индивидуальная и групповая печать, настройка отбора, проверка корректности данных в карточке и типичные проблемы, из-за которых форма выходит пустой или с ошибками.

Что такое инвентарная карточка и когда её печатают

Инвентарная карточка по форме ОС-6 содержит паспорт объекта основных средств: наименование, инвентарный номер, дату принятия к учёту, первоначальную стоимость, срок полезного использования, способ начисления амортизации, а также сведения о перемещениях, ремонтах, модернизации и выбытии. Форма не является обязательной для коммерческих организаций, но на практике остаётся стандартом ведения аналитического учёта ОС.

Печать карточек обычно требуется в следующих ситуациях: при проведении инвентаризации (комиссия сверяет фактическое наличие с данными карточки), при смене материально ответственного лица, при подготовке к аудиторской или налоговой проверке, при выбытии объекта для архивного хранения. Бюджетные учреждения используют собственные формы, поэтому материал ориентирован на 1С:Бухгалтерию для коммерческих организаций.

Печать карточки из карточки основного средства

Самый быстрый способ распечатать одну карточку — открыть сам объект основных средств. Перейдите в раздел «Справочники» → «Основные средства» (в некоторых релизах справочник доступен также из раздела «ОС и НМА»). Найдите нужный объект по наименованию или инвентарному номеру и откройте его.

В форме элемента нажмите кнопку «Печать» в командной панели и выберите пункт «Инвентарная карточка (ОС-6)». Программа сформирует табличный документ с данными объекта. Перед выводом на принтер откройте предварительный просмотр и убедитесь, что заполнены ключевые поля: первоначальная стоимость, дата принятия, срок полезного использования.

1. 1
   Откройте «Справочники» → «Основные средства»
2. 2
   Найдите объект по наименованию или инвентарному номеру и откройте его
3. 3
   Нажмите «Печать» → «Инвентарная карточка (ОС-6)»
4. 4
   Проверьте данные в предварительном просмотре
5. 5
   Отправьте документ на принтер или сохраните в PDF

Групповая печать инвентарных карточек

Когда нужно распечатать карточки по всем основным средствам или по конкретному подразделению, открывать каждый объект по отдельности нерационально. Для групповой печати перейдите в раздел «ОС и НМА» и в группе «Отчеты» или сервисных обработок найдите пункт «Инвентарные карточки» — в типовой конфигурации эта обработка позволяет сформировать пакет карточек по отбору.

В форме обработки задайте параметры: организацию (если в базе несколько юридических лиц), период формирования, при необходимости — отбор по подразделению, материально ответственному лицу или группе ОС. Нажмите «Сформировать» — программа подготовит отдельную карточку на каждый объект, удовлетворяющий отбору, и выведет их одним пакетом.

Если в вашей версии конфигурации отдельной обработки нет, используйте альтернативный путь: откройте список справочника «Основные средства», установите отбор через кнопку «Ещё» → «Настроить список», выделите нужные строки и через «Ещё» → «Печать» проверьте доступность печати инвентарных карточек для выделенных объектов.

Сравнение способов печати

Из карточки объекта

Подходит для 1–3 объектов. Быстро, но неудобно при большом количестве.

Обработка «Инвентарные карточки»

Оптимально для инвентаризации: пакетная печать с отбором по подразделению или МОЛ.

Печать из списка справочника

Гибкий отбор через настройку списка, но доступность зависит от релиза конфигурации.

Настройка отбора и параметров печати

Корректный отбор — главное условие того, что в пакет попадут именно нужные карточки. При инвентаризации в конкретном подразделении обязательно установите отбор по подразделению учёта, иначе будут распечатаны карточки по всей организации. Если объекты закреплены за материально ответственными лицами, удобнее формировать пакеты по каждому МОЛ отдельно — так проще передавать документы на подпись.

Обратите внимание на дату формирования: карточка показывает сведения о стоимости и амортизации на указанный момент. Для инвентаризации на конец периода установите соответствующую дату, чтобы данные в карточке совпадали с инвентаризационной описью ИНВ-1.

Проверка данных перед печатью

Карточка заполняется автоматически из учётных данных, поэтому любые пробелы в учёте сразу видны в печатной форме. Перед массовой печатью выборочно откройте 2–3 карточки и проверьте ключевые поля: первоначальную стоимость, дату ввода в эксплуатацию, срок полезного использования и сведения о выбытии для списанных объектов.

Если поля пустые, причина почти всегда в учётных данных, а не в печатной форме: объект не принят к учёту документом «Принятие к учету ОС», не заполнены параметры амортизации или объект введён в базу простой записью справочника без документов.

Контрольные точки

Как проверить результат

Первоначальная стоимость в карточке

Норма

Совпадает с документом принятия к учёту

Тревожный признак

Поле пустое или ноль — объект не принят к учёту документом

Срок полезного использования

Норма

Указан в месяцах, соответствует учётной политике

Тревожный признак

Не заполнен — амортизация по объекту не настроена

Инвентарный номер

Норма

Уникален в пределах организации

Тревожный признак

Дублируется у разных объектов — нужна сверка справочника

Типичные проблемы и их решение

Самая распространённая жалоба — пустая или неполная карточка. В подавляющем большинстве случаев это означает, что объект создан в справочнике, но документ принятия к учёту не введён или не проведён. Откройте из карточки объекта связанные документы и проверьте наличие проведённого принятия к учёту.

Вторая частая ситуация — в карточке отсутствуют сведения о модернизации или перемещении. Эти данные попадают в форму только из соответствующих документов («Модернизация ОС», «Перемещение ОС»), поэтому если операции оформлялись вручную операциями, печатная форма их не отразит.

Сохранение и отправка в электронном виде

Распечатывать карточки на бумаге необязательно — сформированный табличный документ можно сохранить в PDF или Excel через «Файл» → «Сохранить» / «Сохранить как». Это удобно для передачи аудиторам или для дистанционной сверки. При сохранении пакета карточек в один PDF-файл каждая карточка начинается с новой страницы, если в настройках печати включён разрыв страниц.

Для отправки по электронной почте прямо из программы используйте кнопку отправки в командной панели табличного документа — при настроенной учётной записи почты файл прикрепится к письму автоматически.

Перед массовой печатью сформируйте пакет на 3–5 объектах и выведите на один лист в режиме предварительного просмотра. Так вы проверите настройки полей и ориентации страницы и не потратите бумагу на пакет из сотен страниц с неверными параметрами печати.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли распечатать инвентарную карточку по выбывшему объекту?

Да. Карточка формируется по данным учёта независимо от того, списан объект или нет — в разделе сведений о выбытии будет указан документ списания. При групповой печати проверьте, не исключает ли установленный отбор выбывшие объекты, если они нужны для архива.

Почему в карточке пустые поля стоимости и амортизации?

Почти всегда причина в том, что объект заведён в справочнике, но не принят к учёту документом «Принятие к учету ОС», либо документ не проведён. Откройте список документов по объекту и проверьте наличие проведённого принятия к учёту с заполненными параметрами амортизации.

Как распечатать карточки только по одному материально ответственному лицу?

В обработке групповой печати установите отбор по полю «МОЛ» (материально ответственное лицо). Если обработка в вашем релизе не поддерживает такой отбор, отфильтруйте список справочника «Основные средства» по МОЛ через «Настроить список» и печатайте выделенные объекты.

Обязательно ли использовать именно форму ОС-6?

Для коммерческих организаций унифицированные формы первичных документов необязательны — организация вправе утвердить собственную форму инвентарной карточки. Однако типовая ОС-6 в 1С полностью закрывает потребности аналитического учёта, и большинство организаций использует её без изменений.

Можно ли изменить печатную форму карточки, не обращаясь к программисту?

Табличный документ перед печатью можно отредактировать вручную (включив режим редактирования), но такие правки разовые и не сохраняются в учёте. Для постоянного изменения макета формы требуется доработка конфигурации или подключение внешней печатной формы — это работа для специалиста по 1С.