Документы и Печать · 10 мин
Как распечатать УПД в 1С 8
Как распечатать УПД в 1С 8.3: из реализации, счета-фактуры и списка документов. Настройка макета, статус УПД, типичные ошибки и ответы на вопросы.
Универсальный передаточный документ (УПД) объединяет счёт-фактуру и товарную накладную в одном бланке, поэтому большинство организаций на УСН и ОСНО оформляют отгрузку именно им. В типовых конфигурациях 1С 8.3 (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP) печать УПД встроена и не требует доработок — достаточно правильно заполнить исходный документ и выбрать нужную печатную форму.
Ниже разобраны все рабочие способы: печать из документа реализации, из счёта-фактуры, групповая печать из журнала, а также настройка параметров, влияющих на содержимое бланка. Инструкции приведены для интерфейса «Такси», который используется в актуальных релизах 1С 8.3.
Что проверить перед печатью УПД
Печатная форма УПД формируется автоматически из данных документа-основания, поэтому ошибки в бланке почти всегда означают ошибки в самом документе. Прежде чем выводить документ на бумагу, убедитесь, что заполнены ключевые реквизиты.
Проверьте организацию, контрагента и договор, ИНН/КПП обеих сторон, адреса грузоотправителя и грузополучателя, табличную часть с номенклатурой, количеством, ценами и ставками НДС. Отдельное внимание — статус документа: значение «1» означает, что УПД заменяет и счёт-фактуру, и накладную, значение «2» — что документ используется только как передаточный, а счёт-фактура оформляется отдельно.
Также убедитесь, что документ проведён. Из непроведённого документа печать обычно доступна, но данные могут быть неактуальными, а номер счёта-фактуры — не присвоен, что приведёт к расхождениям с книгой продаж.
Печать УПД из документа реализации
Основной и самый частый сценарий — печать напрямую из документа отгрузки. В «1С:Бухгалтерии 8» откройте раздел «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)» и найдите нужный документ в журнале.
- 1Откройте документ реализации и убедитесь, что он проведён
- 2Нажмите кнопку «Печать» в командной панели документа
- 3В выпадающем списке выберите «Универсальный передаточный документ (УПД)»
- 4В окне предпросмотра проверьте номер, дату, статус и суммы
- 5Нажмите «Печать», при необходимости укажите количество копий и принтер
После выбора формы откроется окно предварительного просмотра. Здесь можно оценить, как документ ляжет на лист: УПД — широкий бланк, и по умолчанию 1С ориентирует его альбомно и масштабирует под одну страницу по ширине. Если бланк выглядит мелким, в настройках печати можно отключить автомасштаб и задать масштаб вручную.
В «1С:Управление торговлей 11» и «1С:ERP» логика та же: откройте документ «Реализация товаров и услуг», кнопка «Печать» находится в командной панели, а форма УПД доступна, если в настройках учётной политики и видов документов включено использование универсальных передаточных документов.
Печать УПД из счёта-фактуры
Если счёт-фактура выписан отдельным документом, УПД можно распечатать и из него. Откройте раздел «Продажи» → «Счета-фактуры выданные», найдите нужный счёт-фактуру и нажмите «Печать» → «Универсальный передаточный документ (УПД)».
Важный нюанс: при печати из счёта-фактуры в бланк подтягиваются данные связанного документа-основания (накладной). Если основание не заполнено или связь разорвана, часть граф — например, сведения о грузоотправителе или подписантах — может остаться пустой. Поэтому при статусе УПД «1» надёжнее печатать из документа реализации, где все данные собраны в одном месте.
Групповая печать нескольких УПД
Когда нужно распечатать пакет документов за день или по конкретному контрагенту, открывать каждую реализацию не обязательно. В журнале «Реализация (акты, накладные, УПД)» выделите нужные строки мышью с зажатой клавишей Ctrl или Shift, затем нажмите «Печать» в командной панели журнала и выберите форму УПД.
Программа сформирует единый пакет печатных форм и отправит его на принтер одним заданием. В предпросмотре документы идут подряд, каждый с новой страницы. Перед отправкой на печать пролистайте весь пакет: при большом количестве документов удобно сначала вывести их в PDF и проверить, чем печатать десятки листов вслепую.
Если в списке есть документы разных видов (акты и накладные), печатная форма УПД сформируется только для тех, где она применима. Для актов оказания услуг в некоторых конфигурациях вместо УПД предлагается отдельная форма — это нормальное поведение.
Настройка содержимого бланка УПД
На итоговый вид УПД влияют несколько настроек документа и программы. В документе реализации по ссылке «Ещё» или в отдельных полях формы можно указать грузоотправителя и грузополучателя, данные о транспортировке, ответственных лиц и основание отгрузки. Всё это попадает в соответствующие строки бланка.
Руководитель и главный бухгалтер, подписи которых выводятся в УПД, берутся из карточки организации (раздел «Главное» → «Реквизиты организации», блок ответственных лиц). Если в подписи выводится уволенный сотрудник, исправлять нужно там, а не в печатной форме. Доверенное лицо для подписи указывается в самом документе.
Проверьте поле статуса в документе перед печатью
Задаются в карточке организации, а не в документе
Заполняются в документе реализации
Проверьте, что ставки и суммы НДС рассчитаны корректно
Что делать, если УПД не печатается или форма некорректна
Если в меню «Печать» нет пункта УПД, чаще всего причина в одном из трёх: документ не относится к отгрузке товаров, в конфигурации отключено использование УПД, либо у пользователя недостаточно прав. В «Управлении торговлей» проверьте настройку «НСИ и администрирование» → «Продажи» → использование универсальных передаточных документов; в «Бухгалтерии» форма доступна по умолчанию.
Пустые графы в бланке указывают на незаполненные реквизиты: проверьте адреса в карточке контрагента, поля грузоотправителя в документе и данные об ответственных лицах. Если вместо сумм выводятся нули, убедитесь, что документ проведён и в табличной части заполнены цены.
Сохранение УПД в PDF и отправка контрагенту
Если документ нужно отправить электронно, в окне предпросмотра нажмите «Сохранить» (значок дискеты) и выберите формат PDF. Также во многих конфигурациях доступна команда «Отправить по электронной почте» прямо из меню печати — программа сама сформирует PDF-вложение.
Для юридически значимого электронного документооборота обычного PDF недостаточно: УПД со статусом 1 передаётся через операторов ЭДО в установленном формате. В типовых конфигурациях это делается через сервис «1С-ЭДО» — кнопка «ЭДО» в документе реализации. Печатная форма в этом случае нужна только для внутреннего архива.
Как проверить результат
Совпадают с номером счёта-фактуры в журнале
Номер отсутствует или отличается от учётного
В бланке проставлен нужный статус (1 или 2)
Статус не соответствует договорённости с покупателем
Выведены актуальные ФИО руководителя и бухгалтера
Пустые поля или устаревшие сотрудники
Итоги совпадают с данными документа
Нулевые суммы или неверные ставки НДС
Ответы на частые вопросы
Можно ли распечатать УПД в 1С 8.2?
Да, но путь зависит от конфигурации. В старых релизах «Бухгалтерии 2.0» и «Управления торговлей 10.3» форма УПД появилась после соответствующих обновлений — если её нет в меню печати, конфигурацию нужно обновить до релиза, поддерживающего УПД, либо подключить внешнюю печатную форму.
Почему в УПД выводится статус 2, хотя нужен статус 1?
Статус берётся из реквизита документа. В «Бухгалтерии» он задаётся в форме счёта-фактуры или документа реализации, в «Управлении торговлей» — в параметрах оформления накладной. Измените статус на 1, перепроведите документ и сформируйте печатную форму заново.
Как напечатать УПД без НДС для упрощенцев?
Если организация не является плательщиком НДС, в документе реализации укажите ставку «Без НДС» — в графах 7 и 8 бланка будет проставлено «без акциза» и «без НДС», а сумма налога не выделится. Отдельной печатной формы для этого не требуется.
Можно ли добавить в УПД дополнительные поля, например номер заказа?
Да, в УПД предусмотрены строки для дополнительных сведений, и типовые конфигурации позволяют вывести туда данные через настройки документа или дополнительные реквизиты. Для нестандартных изменений бланка подключают внешнюю печатную форму — это безопаснее, чем правка типового макета, и не мешает обновлениям.
Почему УПД печатается мелким шрифтом на одном листе?
Бланк УПД шире стандартного листа А4, и 1С автоматически масштабирует его по ширине страницы. В окне предпросмотра откройте настройки печати и отключите автомасштабирование или задайте масштаб вручную — тогда документ распечатается на двух листах с читаемым шрифтом.
Обязательно ли распечатывать УПД, если документ отправлен по ЭДО?
Нет. Документ, переданный через оператора ЭДО в установленном формате и подписанный квалифицированной электронной подписью, имеет юридическую силу без бумажной копии. Печать в этом случае делают только для внутренних нужд — например, для архива или отметок склада.
Что важно запомнить
УПД печатается из документа реализации или счёта-фактуры через кнопку «Печать» — доработки не нужны. Ключ к корректному бланку — проведённый документ, правильный статус (1 или 2), заполненные реквизиты сторон и актуальные ответственные лица. Перед массовой печатью проверяйте пакет в предпросмотре, а макет не правьте вручную без резервной копии.