Как распечатать трудовую книжку в 1С

Хотя с 2020 года основным форматом учёта трудовой деятельности стала электронная трудовая книжка (ЭТК), бумажные бланки по-прежнему ведутся для сотрудников, которые не подали заявление о переходе на электронный вариант. Для таких работников кадровик обязан вносить записи о приёме, переводах и увольнении в бумажную книжку, и удобнее всего делать это печатью из 1С, а не от руки.

Печать трудовой книжки поддерживается в конфигурациях «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП), «1С:КАМИН:Зарплата», а также в отраслевых решениях на их основе. В базовых версиях и в «1С:Бухгалтерии» штатной печати трудовой книжки, как правило, нет — там потребуется внешняя печатная форма или доработка.

Ниже разобран порядок печати на примере 1С:ЗУП 3.1: подготовка данных, настройка макета, вывод записей на бланк и контроль результата. Отдельно описаны нюансы печати вкладыша и типичные ошибки, из-за которых запись «уезжает» или искажается.

Что нужно подготовить перед печатью

Корректность распечатки на 90% зависит от того, насколько полно заполнены данные в программе. Проверьте карточку сотрудника: ФИО, дата рождения, образование, сведения о предыдущих записях, если книжка продолжается, а не заводится впервые. Все кадровые события (приём, переводы, увольнение) должны быть проведены документами, иначе запись просто не подтянется в печатную форму.

Второй блок — данные организации. Наименование работодателя в печатную форму берётся из карточки организации, поэтому полное и сокращённое наименование должны быть заполнены точно так, как они указаны в учредительных документах. Ошибка в названии, выведенная печатью, исправляется так же болезненно, как и рукописная: зачёркиванием и оформлением новой записи.

Третий момент — сам бланк. Печать выполняется на оригинальный бланк трудовой книжки или вкладыша установленного образца. Убедитесь, что бланк вставлен в принтер правильной стороной и с нужной ориентацией — это самая частая причина испорченных бланков.

Где в 1С:ЗУП находится печать трудовой книжки

Основной путь — через карточку сотрудника. Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники», выберите нужного работника. В карточке перейдите по ссылке «Трудовая деятельность» (в некоторых релизах — закладка «Трудовая книжка»). Там отображаются все записи, сформированные кадровыми документами, и доступна кнопка печати.

Второй путь — из самого кадрового документа. Откройте проведённый приказ «Приём на работу», «Кадровый перевод» или «Увольнение», нажмите «Печать» и выберите форму «Запись в трудовую книжку» или «Трудовая книжка». Этот вариант удобен, когда нужно распечатать одну конкретную запись сразу после оформления приказа.

В конфигурациях, где штатной формы нет, проверьте раздел «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Дополнительные отчёты и обработки»: часто печать трудовой книжки подключается как внешняя печатная форма. Если её нет и там, потребуется привлечь специалиста по 1С для подключения готовой обработки.

Пошаговая печать записи о приёме или увольнении

Рассмотрим типовой сценарий: сотрудник увольняется, нужно вывести в его бумажную книжку запись об увольнении. Порядок действий одинаков для приёма и перевода, меняется только исходный документ.

1. 1
   Проведите документ «Увольнение» (или «Приём на работу») и проверьте дату, номер приказа и формулировку основания.
2. 2
   Откройте карточку сотрудника → «Трудовая деятельность» и убедитесь, что запись появилась в списке.
3. 3
   Нажмите «Печать» → «Трудовая книжка» и выберите нужную запись или диапазон записей.
4. 4
   В предварительном просмотре проверьте нумерацию записей, даты и реквизиты приказа.
5. 5
   Вставьте в принтер обычный лист и распечатайте пробник, приложив его к бланку на просвет.
6. 6
   Откорректируйте поля/смещение в настройках печати при необходимости.
7. 7
   Вставьте оригинальный бланк и выполните финальную печать.

Ключевой контрольный момент — нумерация записей. Программа продолжает нумерацию от последней записи, внесённой в данные сотрудника. Если предыдущие записи в бумажной книжке делались в другой организации или вручную, номер в 1С может не совпасть с реальным следующим номером в бланке. В этом случае скорректируйте начальный номер в параметрах печатной формы, если форма это позволяет, либо допишите номер вручную аккуратно той же ручкой, которой заверяется запись.

Печатайте только в одном экземпляре и сразу на оригинале после успешного пробника. Повторная печать «для подстраховки» на том же бланке недопустима — двойной оттиск делает запись нечитаемой.

Настройка макета и полей под принтер

Главная техническая сложность печати трудовой книжки — попадание текста в графы бланка. Размеры и расположение граф стандартизированы, но каждый принтер имеет собственные непечатаемые области и погрешности подачи бумаги, поэтому без настройки смещения обойтись удаётся редко.

В большинстве печатных форм 1С доступна настройка полей через «Файл» → «Параметры страницы» в окне предварительного просмотра, либо через параметры самой формы (смещение по горизонтали и вертикали в миллиметрах). Меняйте значения небольшими шагами по 1–2 мм и каждый раз проверяйте пробником на обычной бумаге, прикладывая её к бланку на свет.

Обратите внимание на масштаб печати: он должен быть 100%, без «вписать в страницу». Автоматическое масштабирование в драйвере принтера — частая причина того, что текст смещается даже при правильных полях. Также отключите двустороннюю печать и колонтитулы.

Печать вкладыша в трудовую книжку

Когда в книжке заканчиваются страницы раздела «Сведения о работе», оформляется вкладыш. В 1С печать вкладыша обычно доступна из той же формы «Трудовая деятельность» — выбирается вариант «Вкладыш в трудовую книжку». Нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию книжки, а не начинается заново — это контролируйте вручную при выводе формы.

На титульном листе вкладыша указываются те же персональные данные, что и в книжке, а на обложке самой книжки делается отметка о выдаче вкладыша с его серией и номером. Эти сведения в программу вносятся вручную, поэтому сначала заполните серию и номер вкладыша в данных сотрудника, и только потом печатайте.

После печати вкладыш прошивается в книжку, а номер и серия заверяются подписью ответственного лица и печатью организации (если она используется). Саму прошивку и заверение программа, разумеется, не заменяет.

Проверка результата и заверение записи

Распечатанная запись не считается оформленной, пока она не заверена. После печати сверьте каждую графу с приказом: номер записи, дата, формулировка, наименование структурного подразделения и должности, реквизиты приказа-основания. Любое расхождение — основание не выдавать книжку, а исправить данные и перепечатать на новом бланке.

Далее запись заверяется подписью работодателя или уполномоченного лица и печатью (при её наличии), а работник расписывается в книжке при увольнении и в журнале учёта движения трудовых книжек. Подписи ставятся только ручкой — печатать их в 1С нельзя.

Контрольные точки

Как проверить результат

Попадание текста в графы

Норма

Каждая строка строго внутри своей колонки, без налезания на линии

Тревожный признак

Текст пересекает границы граф или уходит на поля

Нумерация записей

Норма

Номер продолжает последнюю запись в бланке

Тревожный признак

Номер дублируется или пропущен

Данные приказа

Норма

Дата и номер совпадают с проведённым документом

Тревожный признак

Расхождение хотя бы в одном реквизите

Читаемость

Норма

Краска равномерная, текст не смазан

Тревожный признак

Полосы, двойной оттиск, смазывание

Типичные ошибки и ограничения

Самая распространённая проблема — печать на бланке не той стороной или вверх ногами. Лазерные принтеры по-разному переворачивают лист, поэтому перед первой печатью сделайте пометку на пробном листе («верх», «лицо») и проверьте, как он проходит через устройство.

Вторая группа ошибок связана с данными: непроведённый приказ, незаполненное сокращённое наименование организации, неверный номер записи. Программа выводит то, что есть в базе, — она не проверит юридическую корректность формулировки увольнения и не подставит отсутствующие реквизиты.

Третий момент — ограничения штатных форм. Стандартные макеты рассчитаны на бланки установленного образца; если у вас бланки старого образца или нестандартный принтер (например, матричный с рулонной подачей), форму придётся дорабатывать. Также помните: для сотрудников, перешедших на ЭТК, в бумажную книжку записи не вносятся — печать для них не требуется вовсе.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли распечатать трудовую книжку в 1С:Бухгалтерии?

Штатной печатной формы трудовой книжки в 1С:Бухгалтерии обычно нет, так как кадровый учёт там представлен в сокращённом объёме. Варианты решения: подключить внешнюю печатную форму через «Дополнительные отчёты и обработки», использовать 1С:ЗУП для кадрового учёта или заполнять бланк вручную по данным приказов.

Что делать, если текст печатается со смещением?

Проверьте три вещи: масштаб печати должен быть 100%, поля и смещения настраиваются в параметрах страницы или самой формы с шагом 1–2 мм, а ориентация подачи бланка проверяется пробным листом с пометкой. Настройки привязаны к конкретному принтеру, поэтому при смене устройства их нужно задавать заново.

Нужно ли печатать трудовую книжку сотруднику на электронном формате (ЭТК)?

Нет. Если работник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, бумажная книжка выдаётся ему на руки с записью о переходе, и дальнейшие записи в неё не вносятся. Печать требуется только для тех, кто письменно отказался от ЭТК и сохранил бумажный формат.

Как исправить ошибку, если запись уже распечатана на бланке неверно?

Зачёркивать распечатанный текст нельзя так же легко, как рукописный: практика допускает признание записи недействительной с внесением правильной записи под следующим номером, но при грубом искажении бланк признаётся испорченным. Испорченный бланк уничтожается с составлением акта, а работнику оформляется дубликат. Поэтому перед финальной печатью всегда делайте пробник на обычной бумаге.

Можно ли вывести печатью подпись руководителя и печать организации?

Нет. Программа печатает только текст записей. Подпись работодателя или уполномоченного лица, оттиск печати (если используется) и подпись работника проставляются исключительно вручную после проверки распечатки. Автоматическое нанесение подписей делает запись недействительной.