Документы и Печать · 11 мин
Как распечатать требование-накладную в 1С
Как распечатать требование-накладную (форма М-11) в 1С:Бухгалтерии и других конфигурациях. Пошаговая инструкция, настройка печатной формы, исправление ошибок и ответы на вопросы.
Требование-накладная — это первичный документ, которым оформляется внутреннее перемещение материалов: отпуск со склада в производство, передача между подразделениями или возврат неиспользованных ценностей. В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP) для этого документа предусмотрена готовая печатная форма, чаще всего унифицированная форма М-11.
Распечатать требование-накладную можно двумя способами: из самого документа после его проведения или из списка документов без открытия карточки. Оба варианта занимают меньше минуты, если документ заполнен корректно. Основные сложности возникают не с самой печатью, а с отсутствием нужной формы в меню, пустыми полями подписантов или неправильным выбором счетов учёта.
Ниже разобраны конкретные шаги для 1С:Бухгалтерии 8.3 как самой распространённой конфигурации, а также особенности печати в других программах 1С, настройка формы и типичные ошибки. Интерфейс в вашей базе может незначительно отличаться в зависимости от версии платформы и релиза конфигурации.
Где находится документ «Требование-накладная»
В 1С:Бухгалтерии 8.3 документ расположен в разделе «Склад» → «Требования-накладные». В некоторых релизах тот же журнал продублирован в разделе «Производство», поскольку документ чаще всего используется для списания материалов в производство. Если нужного пункта нет в меню, откройте общий список документов через «Главное меню → Все функции → Документы» и найдите «Требование-накладная» в алфавитном перечне.
В 1С:Управление торговлей и 1С:ERP аналогичный документ называется «Внутреннее потребление товаров» или «Передача материалов в эксплуатацию» — прямого документа «Требование-накладная» там может не быть. Печатная форма М-11 при этом доступна для документов списания и перемещения через кнопку печати.
Печать из открытого документа
Основной сценарий — печать из карточки документа. Откройте нужную требование-накладную из журнала и убедитесь, что документ проведён: в большинстве конфигураций печать доступна и для непроведённых документов, но подписывать и использовать непроведённый документ в учёте нельзя.
- 1Откройте раздел «Склад» → «Требования-накладные» и найдите нужный документ в журнале.
- 2Откройте документ двойным щелчком и проверьте заполнение склада, табличной части и счетов учёта.
- 3Нажмите кнопку «Печать» в командной панели документа (значок принтера).
- 4В выпадающем списке выберите форму «Требование-накладная (М-11)».
- 5В окне предварительного просмотра нажмите «Печать» и выберите принтер либо сохраните файл в PDF.
После выбора формы откроется окно предварительного просмотра. Здесь можно оценить, как документ ляжет на лист: обычно М-11 печатается на одной странице формата А4 в книжной ориентации. Если строк много, форма автоматически разбивается на несколько листов с повторением шапки и итоговой части.
Из окна просмотра документ можно не только распечатать, но и сохранить в PDF или Excel — кнопка «Сохранить» на панели инструментов. Это удобно, когда накладную нужно отправить контрагенту или в другое подразделение по электронной почте.
Печать из списка документов без открытия
Если нужно распечатать несколько накладных сразу, открывать каждую не обязательно. В журнале «Требования-накладные» выделите один или несколько документов (с зажатой клавишей Ctrl или Shift), нажмите кнопку «Печать» в командной панели списка и выберите форму М-11. Программа сформирует единый печатный пакет, где каждая накладная начинается с новой страницы.
Пакетная печать особенно полезна в конце смены или месяца, когда материально ответственное лицо распечатывает все документы за период для подписания и сдачи в бухгалтерию. Чтобы не выделять документы вручную, предварительно отфильтруйте журнал по дате или складу через кнопку «Ещё → Настроить список».
Перед массовой печатью сформируйте одну накладную и внимательно проверьте её: если в базе не заполнен, например, подписант или ответственный за склад, ошибка повторится во всех документах пакета. Проще исправить данные один раз, чем перепечатывать весь комплект.
Что проверить в документе перед печатью
Печатная форма М-11 выводит данные из шапки и табличной части документа, а также из связанных справочников. Если какое-то поле в документе пустое, в бланке останется пустая строка, и накладную могут не принять при проверке. Особое внимание уделите следующим реквизитам.
- Склад и подразделение — из них формируются графы «От кого» и «Кому». Если передача идёт в производство, убедитесь, что указано подразделение-получатель.
- Счета учёта — на закладке «Счета затрат» или в колонке «Счёт передачи». От них зависит проводка, а в печатной форме — графа «Корреспондирующий счёт».
- Номенклатура, количество и цены — проверьте единицы измерения: при расхождении единиц хранения и отпуска количество в форме может отличаться от ожидаемого.
- Подписанты — «Затребовал», «Разрешил», «Отпустил». Эти данные подтягиваются из карточки организации, настроек ответственных лиц или ответа на вопрос «Через кого» в документе.
Как проверить результат
Заполнены организация, структурные подразделения отправителя и получателя, номер и дата документа
Пустые графы «От кого» / «Кому» или отсутствует номер документа
Каждая позиция содержит наименование, код, единицу измерения, количество и корреспондирующий счёт
Пустые колонки счёта или нулевые количества
В строках «Затребовал», «Разрешил», «Отпустил» указаны должности и фамилии ответственных лиц
Строки подписей пустые — печатать на подпись рано
Настройка подписантов и реквизитов организации
Чаще всего вопрос «почему не печатаются подписи» решается настройкой ответственных лиц. В 1С:Бухгалтерии откройте карточку организации (раздел «Главное → Реквизиты организации») и перейдите по ссылке «Ответственные лица». Здесь задаются руководитель, главный бухгалтер и другие сотрудники с указанием должности и периода действия. Эти данные используются при формировании печатных форм.
Для складских документов подписант «Отпустил» может браться из карточки склада: откройте справочник «Склады», нужный склад и проверьте поле «Материально ответственное лицо». Если в документе поле «Через кого» заполнено вручную, приоритет будет у него. Логика подстановки может отличаться между релизами, поэтому после изменения настроек сформируйте пробную печатную форму и сверьте результат.
Если нужной печатной формы нет в меню
В некоторых случаях в списке печатных форм отсутствует М-11 или требуется изменённый макет — например, с дополнительной колонкой или логотипом. Возможны три ситуации: форма отключена в настройках, конфигурация доработана и стандартный макет заменён, либо нужную форму подключили как внешнюю.
Сначала проверьте подменю «Ещё → Изменить форму» и полный список команд печати — иногда нужный пункт скрыт настройками командного интерфейса. Если база поддерживает механизм дополнительных печатных форм (раздел «Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки»), убедитесь, что внешняя форма подключена и назначена для документа «Требование-накладная».
Изменение типового макета — задача для специалиста с правами на конфигуратор. Самостоятельно редактировать макет в режиме «Конфигуратор» без опыта не стоит: ошибка в макете может нарушить печать всех документов, а при обновлении конфигурации доработки могут быть утеряны. Безопасный путь — скопировать макет, изменить копию и подключить её как внешнюю печатную форму.
Как выбрать действие
Типичные ошибки при печати требования-накладной
Отдельная группа проблем — технические: обрезанные поля, нечитаемый шрифт, пустые страницы. Обычно причина в настройках принтера или масштабе печати. В окне предварительного просмотра откройте параметры страницы и убедитесь, что выбран формат А4, ориентация соответствует макету, а масштаб установлен в 100 %. Если принтер обрезает края, увеличьте поля в настройках страницы.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли распечатать требование-накладную без проведения документа?
Технически 1С позволяет сформировать печатную форму для непроведённого документа, но использовать такую накладную в учёте нельзя. Правильный порядок: заполнить документ, проверить данные, провести и только затем печатать. Иначе после исправлений и проведения придётся перепечатывать бланк.
Почему в печатной форме пустые строки подписей?
Подписи подтягиваются из справочных данных: ответственных лиц организации, МОЛ в карточке склада или поля «Через кого» в самом документе. Заполните эти сведения, сохраните документ и сформируйте форму заново. Также проверьте, что период действия ответственного лица охватывает дату документа.
Как распечатать сразу все накладные за месяц?
Откройте журнал «Требования-накладные», установите отбор по периоду через «Ещё → Настроить список», выделите все строки (Ctrl+A) и нажмите «Печать → Требование-накладная (М-11)». Программа сформирует один пакет, где каждый документ начинается с новой страницы. Перед этим распечатайте одну накладную для проверки заполнения.
Обязательно ли использовать именно форму М-11?
Нет. Унифицированные формы первичных документов не являются обязательными: организация вправе разработать собственный бланк, содержащий обязательные реквизиты первичного документа, и закрепить его в учётной политике. На практике большинство организаций используют М-11, потому что она уже встроена в 1С и привычна проверяющим.
Можно ли сохранить накладную в PDF вместо печати?
Да. В окне предварительного просмотра нажмите кнопку «Сохранить» и выберите формат PDF. Файл можно отправить по электронной почте или поместить в архив. Учтите, что для документов с обязательными «живыми» подписями PDF заменяет бумажный экземпляр только при использовании электронного документооборота с квалифицированной подписью.
В меню печати нет формы М-11 — что делать?
Проверьте, не подключена ли внешняя печатная форма в разделе «Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки», и не скрыта ли команда настройками интерфейса. Если конфигурация дорабатывалась, обратитесь к специалисту, сопровождающему базу: самостоятельное редактирование макетов в конфигураторе без опыта может нарушить печать других документов.
Что важно запомнить
Требование-накладная печатается из документа или журнала через кнопку «Печать» с выбором формы М-11. Перед печатью проверьте проведение документа, заполнение складов, счетов учёта и подписантов. Для массового вывода используйте пакетную печать из журнала, а изменение макета доверяйте специалисту через механизм внешних печатных форм.