Как распечатать табель учета рабочего времени в 1С

Табель учета рабочего времени — один из самых востребованных документов кадрового учета: его запрашивают при проверках, при расчете зарплаты и для внутренней отчетности. В программах 1С табель формируется автоматически на основе введенных данных об отработанном времени, и распечатать его можно буквально в несколько кликов — если знать, где искать нужный отчет.

Конкретный путь к печатной форме зависит от конфигурации: в 1С:ЗУП (Зарплата и управление персоналом) табель — полноценный отчет с гибкими настройками, а в 1С:Бухгалтерии он доступен в разделе кадровых документов и отчетов. Ниже разобраны оба варианта, а также способы сохранить табель в Excel или PDF и решить типичные проблемы вроде пустого отчета или обрезанных граф.

Важное условие: табель распечатается корректно только тогда, когда данные о рабочем времени фактически заведены в программу — графиками работы, документами отсутствий и начислениями. Если учет ведется неполностью, сначала нужно заполнить данные, иначе на бумаге появится пустая или неполная форма.

Где находится табель в разных конфигурациях 1С

В 1С:ЗУП 8.3 отчет «Табель учета рабочего времени (Т-13)» расположен в разделе «Кадры» — подраздел «Отчеты по кадрам», либо в разделе «Зарплата» — «Отчеты по зарплате». Также его можно найти через строку поиска в меню «Все функции» или через быстрый поиск в правом верхнем углу, набрав слово «табель».

В 1С:Бухгалтерии 8.3 табель доступен в разделе «Зарплата и кадры». В зависимости от релиза и настроек функциональности он может называться «Табель учета рабочего времени» и находиться среди кадровых отчетов. Если функциональность кадрового учета в программе ограничена (ведется только расчет зарплаты), часть отчетов может быть скрыта — тогда проверьте настройки в разделе «Администрирование» → «Параметры учета».

В старых конфигурациях (1С:ЗУП 2.5, 1С:Бухгалтерия 7.7) логика похожая: табель находится в меню «Отчеты» или «Кадры». Точное название пункта может отличаться, но поиск по слову «табель» в списке отчетов почти всегда приводит к нужной форме.

Пошаговая печать табеля в 1С:ЗУП

Откройте раздел «Кадры» и выберите отчет «Табель учета рабочего времени (Т-13)». В шапке отчета укажите период — обычно это месяц, за который нужен табель. Если в базе несколько организаций, обязательно выберите нужную в поле «Организация», иначе отчет сформируется пустым или по всем организациям сразу.

Нажмите кнопку «Сформировать». Программа построит табель на основе графиков работы сотрудников и зарегистрированных отклонений: отпусков, больничных, командировок, прогулов. Проверьте, что в таблице появились фамилии сотрудников и заполнены ячейки с кодами явок и отсутствий.

Для печати нажмите кнопку «Печать» (иконка принтера) в командной панели отчета. В диалоге печати выберите принтер, число копий и ориентацию страницы. Табель Т-13 традиционно широкий, поэтому обычно используется альбомная ориентация — программа подставляет ее автоматически, но при нестандартных настройках формы проверьте параметры вручную.

1. 1
   Откройте Кадры → Табель учета рабочего времени (Т-13)
2. 2
   Укажите период и организацию
3. 3
   Нажмите «Сформировать» и проверьте заполнение строк
4. 4
   Откройте предварительный просмотр через «Печать»
5. 5
   Выберите принтер, ориентацию и отправьте на печать

Печать табеля в 1С:Бухгалтерии

Перейдите в раздел «Зарплата и кадры» и найдите отчет «Табель учета рабочего времени» в списке кадровых отчетов. Если отчет не виден, откройте «Все отчеты» или проверьте, включена ли ведение кадрового учета в настройках функциональности: «Администрирование» → «Функциональность» → закладка «Сотрудники».

Установите период и организацию, нажмите «Сформировать». В отличие от ЗУП, бухгалтерская конфигурация предлагает более простой набор настроек, но базовые параметры — период, подразделение, организация — присутствуют. Далее действуйте стандартно: кнопка «Печать», предпросмотр, выбор принтера.

Учтите ограничение: 1С:Бухгалтерия рассчитана на небольшие штаты. Если сотрудников много и учет рабочего времени сложный (сменные графики, суммированный учет), корректнее формировать табель в ЗУП — там данные о времени детальнее.

Где печатать табель

1С:ЗУП

Подходит для любых штатов и сложных графиков: смены, суммированный учет, ночные часы. Полный набор настроек отчета.

1С:Бухгалтерия

Подходит для небольших организаций с пятидневкой. Ограниченные настройки, при сложных графиках возможны неточности.

Excel после выгрузки

Подходит, когда табель нужно доработать вручную или отправить по почте. Требует проверки после редактирования.

Настройка отчета перед печатью

Кнопка «Настройки» (или «Еще» → «Изменить вариант») открывает параметры отчета. Здесь можно отобрать сотрудников конкретного подразделения, исключить уволенных, изменить группировку строк. Для больших организаций полезен отбор по подразделению — тогда табель печатается отдельно для каждого отдела, что удобно для подписания руководителями.

Обратите внимание на вариант отчета: в ЗУП обычно доступны «Табель (Т-13)» и расширенные варианты с расшифровкой по видам времени. Если нужен документ для архива и проверок, выбирайте строгую унифицированную форму — она содержит все обязательные реквизиты: номер документа, дату составления, подписи ответственных лиц.

После изменения настроек отчет нужно сформировать заново. Чтобы не настраивать каждый месяц, сохраните вариант: «Еще» → «Сохранить вариант отчета» — в следующий раз он откроется с готовыми параметрами.

Выгрузка в Excel и PDF вместо печати

Если бумажный экземпляр не нужен, табель удобно сохранить файлом. В сформированном отчете нажмите «Файл» → «Сохранить как» или кнопку сохранения в командной панели. Доступные форматы: табличный документ 1С (mxl), Excel (xlsx), PDF. Для отправки руководству или в архив обычно выбирают PDF — он не редактируется и одинаково отображается на любом устройстве.

Формат Excel выбирайте, когда табель нужно доработать: добавить строки, изменить подписи, объединить с другими данными. После правок в Excel помните, что документ перестает совпадать с данными учетной системы — для официальных целей корректнее исправлять данные в 1С и формировать табель заново.

В некоторых конфигурациях доступна отправка по электронной почте прямо из отчета: кнопка «Еще» → «Отправить по почте». Программа прикрепит файл в выбранном формате к письму через настроенную учетную запись.

Типичные проблемы и их решение

Самая частая ситуация — отчет формируется пустым. Причины почти всегда одни и те же: не выбрана организация, указан неверный период, у сотрудников не назначен график работы или не заполнено кадровое состояние (прием на работу не проведен). Проверьте эти пункты последовательно.

Вторая проблема — табель не помещается на лист или обрезается справа. Решение: в настройках печати включите альбомную ориентацию, масштаб «По ширине страницы» или уменьшите масштаб вручную. В предпросмотре сразу видно, уместилась ли таблица.

Третья группа проблем — неверные коды в ячейках: отпуск показан как явка, больничный отсутствует. Это значит, что документы-отклонения не проведены или проведены не тем периодом. Откройте журналы «Отпуска», «Больничные листы» и проверьте состояние документов. После исправления пересформируйте отчет.

Контрольные точки

Как проверить результат

Шапка табеля

Норма

Указаны организация, период, номер и дата документа

Тревожный признак

Пустые реквизиты или чужая организация

Строки сотрудников

Норма

Все сотрудники подразделения присутствуют, коды соответствуют реальным явкам и отсутствиям

Тревожный признак

Пропущены люди или отпуск показан как работа

Внешний вид на листе

Норма

Вся таблица умещается по ширине, текст читаем

Тревожный признак

Правые колонки обрезаны, мелкий нечитаемый шрифт

Подписанный табель — это первичный учетный документ, поэтому к его формированию стоит относиться как к завершающему этапу месячного цикла: сначала вводятся все кадровые документы и отклонения, затем проверяется расчет, и только потом табель распечатывается и передается на подпись.

Частые вопросы

Почему отчет «Табель» формируется пустым?

Чаще всего не выбрана организация или указан период, в котором нет данных. Также проверьте, что сотрудники приняты на работу и им назначены графики работы — без графика программа не знает, какие дни считать рабочими.

Можно ли распечатать табель за несколько месяцев сразу?

Стандартная форма Т-13 рассчитана на один месяц. Если указать более длинный период, отчет либо не сформируется корректно, либо покажет агрегированные данные. Для архива печатайте табель помесячно.

Как распечатать табель только по одному подразделению?

Откройте настройки отчета и добавьте отбор по полю «Подразделение» с нужным значением, затем пересформируйте отчет. Сохраните вариант, чтобы не повторять настройку каждый месяц.

Что делать, если табель не помещается на лист А4?

В настройках печати выберите альбомную ориентацию и масштабирование «По ширине страницы». Если колонок слишком много, допустимо печатать на формате А3 или разбить отчет по подразделениям.

Можно ли изменить печатную форму Т-13 под свои требования?

Да, но для этого нужны права на изменение макетов или подключение внешней печатной формы. Такую доработку лучше поручить специалисту по 1С — самостоятельное редактирование макетов в конфигураторе может нарушить обновление программы.

Обязательно ли хранить распечатанный табель?

Табель подтверждает отработанное время и служит основанием для расчета зарплаты. Организация вправе вести его в электронном виде, но при проверках и трудовых спорах обычно требуется документ с подписями ответственных лиц, поэтому большинство компаний распечатывают и подписывают табель ежемесячно.