Как распечатать табель учета рабочего времени в 1С:Бухгалтерия

Табель учета рабочего времени — один из базовых кадровых документов, который периодически требуется вывести на бумагу: для архива, проверок, подписания руководителем или передачи в бухгалтерию. В 1С:Бухгалтерии 8.3 табель формируется автоматически на основании данных о начислениях, отпусках, больничных и других кадровых документах, поэтому распечатка занимает буквально пару минут — если знать, где находится нужный отчет.

В конфигурации «1С:Бухгалтерия 8» (редакция 3.0) табель доступен в разделе зарплатных отчетов и строится по унифицированной форме Т-13. Важно понимать: программа не ведет табель как отдельный документ, который нужно заполнять вручную. Отчет собирается из уже введенных данных — приемов на работу, отсутствий, начислений. Поэтому корректность печатной формы напрямую зависит от полноты кадрового учета в базе.

Ниже разобран полный цикл: где найти отчет, как настроить период и отборы, как вывести документ на принтер или сохранить в файл, а также что делать, если табель пустой или данные в нем не совпадают с ожиданиями.

Где находится табель в 1С:Бухгалтерия

Основной путь к печатной форме: откройте раздел «Зарплата и кадры» в главном меню программы и выберите пункт «Отчеты по зарплате». В открывшемся списке отчетов найдите «Табель учета рабочего времени (Т-13)». В некоторых вариантах настройки интерфейса отчет доступен сразу в панели раздела отдельной ссылкой.

Если пункт «Отчеты по зарплате» отсутствует, проверьте настройки функциональности: раздел «Главное» → «Функциональность», закладка «Сотрудники» — должна быть включена ведение учета по сотрудникам и зарплате. Без этого раздел кадровых отчетов скрывается из интерфейса.

Быстрый альтернативный способ — воспользоваться строкой поиска в меню «Все функции» (доступна через кнопку с тремя полосами в левом верхнем углу, если включена в настройках) и набрать «Табель». Система покажет отчет независимо от текущих настроек панелей.

Настройка отчета перед формированием

После открытия отчета задайте период — обычно это календарный месяц, но можно сформировать табель и за произвольный интервал, например за первую или вторую половину месяца для авансового или итогового расчета. Период выбирается стандартным диалогом в шапке отчета.

Укажите организацию, если в базе ведется учет по нескольким юридическим лицам. При необходимости раскройте дополнительные настройки (кнопка «Показать настройки» или «Настройки») и добавьте отбор по подразделению или конкретному сотруднику — это удобно, когда нужно распечатать табель только по одному отделу.

В расширенных настройках можно изменить вариант отчета, включить или отключить группировки, настроить вывод дополнительных полей. Для стандартной печатной формы Т-13 менять структуру обычно не требуется: программа по умолчанию выводит таблицу с днями месяца, кодами явок и неявок и итоговыми колонками отработанного времени.

1. 1
   Откройте «Зарплата и кадры» → «Отчеты по зарплате»
2. 2
   Выберите «Табель учета рабочего времени (Т-13)»
3. 3
   Установите период и при необходимости организацию и отборы
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и проверьте заполнение
5. 5
   Выведите на печать кнопкой с изображением принтера или Ctrl+P

Как вывести табель на принтер

После формирования табличный документ отображается на экране. Для печати нажмите кнопку с изображением принтера на панели инструментов табличного документа либо сочетание клавиш Ctrl+P. Откроется стандартный диалог печати, где выбирается принтер, количество копий и диапазон страниц.

Перед отправкой на принтер используйте предварительный просмотр (кнопка с лупой или пункт меню «Файл» → «Предварительный просмотр»). Обратите внимание на масштаб: табель за полный месяц — широкая форма, и при неправильных настройках страницы часть колонок может «уехать» на второй лист. В параметрах страницы (меню «Файл» → «Параметры страницы») при необходимости включите альбомную ориентацию и уменьшите масштаб до размещения по ширине листа.

Форма Т-13 в 1С по умолчанию рассчитана на альбомную ориентацию и обычно помещается корректно. Если сотрудников много, документ займет несколько страниц — проверьте, что на каждой повторяется шапка, иначе подписывать такой табель будет неудобно.

Сохранение табеля в PDF или Excel

Если бумажная копия не нужна, табличный документ можно сохранить в файл: меню «Файл» → «Сохранить» / «Сохранить копию» или кнопка с дискетой на панели. Доступны форматы PDF, Excel (XLSX), MXL (родной формат 1С), HTML и другие. Для отправки руководителю или в архив чаще всего выбирают PDF — он гарантированно сохраняет внешний вид формы на любом устройстве.

Сохранение в Excel полезно, когда табель нужно дополнительно обработать: добавить примечания, свести с другими данными или передать кадровику для ручной корректировки. Учтите, что при экспорте в Excel сложная шапка формы Т-13 иногда «расползается» по ячейкам — это ограничение конвертации, а не ошибка программы.

Что проверить перед печатью

Главный риск при печати табеля — не технические сбои, а неполные исходные данные. Отчет Т-13 собирается из кадровых документов: приемов на работу, отпусков, больничных листов, командировок, отгулов. Если какой-то документ не введен, сотрудник в табеле отобразится с полными явками на все дни, включая фактическое отсутствие.

Проверьте, что за выбранный период введены все отсутствия (раздел «Зарплата и кадры» → «Отсутствия», «Больничные листы», «Отпуска») и что новые сотрудники оформлены документом «Прием на работу» с корректной датой. Уволенные сотрудники должны иметь документ увольнения — иначе они продолжат отображаться в табеле с явками после фактического ухода.

Также убедитесь, что в карточке сотрудника указан правильный график работы. По умолчанию используется график, заданный в настройках учетной политики зарплаты; если у части сотрудников сменный или сокращенный график, он назначается индивидуально в кадровых документах.

Контрольные точки

Как проверить результат

Состав сотрудников в табеле

Норма

Все работавшие в периоде сотрудники присутствуют, уволенные до начала периода отсутствуют

Тревожный признак

Лишние или пропавшие сотрудники — проверьте приемы и увольнения

Коды отсутствий (отпуск, больничный)

Норма

Дни отпуска и болезни отмечены соответствующими кодами

Тревожный признак

На дни отсутствия стоят явки — документ отсутствия не введен или не проведен

Итоги отработанного времени

Норма

Итоговые часы согласуются с графиком сотрудника

Тревожный признак

Итоги не сходятся — проверьте график работы и производственный календарь

Типичные проблемы и их решение

Отчет формируется пустым. Чаще всего причина в том, что зарплатный учет в базе не ведется (выключена функциональность) или не введен ни один прием на работу. Вторая возможная причина — неверно выбрана организация или период. Проверьте отборы в шапке отчета.

Табель обрезается при печати. Откройте «Параметры страницы», убедитесь, что стоит альбомная ориентация, и уменьшите масштаб или включите автоподбор по ширине. Также проверьте, что в настройках принтера не заданы увеличенные поля.

Данные не совпадают с расчетом зарплаты. Табель строится по кадровым документам, а начисления — по ним же, но с учетом проведенности и актуальности. Если документ отсутствия создан, но не проведен, в табеле он не отразится. Перепроведите документы за период и сформируйте отчет заново.

Ограничения и альтернативы

1С:Бухгалтерия — это бухгалтерская конфигурация с базовым кадровым блоком. Если вам нужен гибкий табель с ручным вводом фактических явок, нестандартными кодами или сводной формой Т-12, возможностей «Бухгалтерии» может не хватить — такие задачи решает «1С:Зарплата и управление персоналом». В «Бухгалтерии» табель всегда строится расчетным путем из документов, а не заполняется вручную.

Как обходной вариант для небольших корректировок используют экспорт в Excel с последующей ручной правкой, но это создает риск расхождения бумажного табеля с данными учета. Правильнее внести в программу соответствующий документ и пересформировать отчет.

Сравнение вариантов

Отчет Т-13 в 1С:Бухгалтерия

Подходит для стандартного учета: автоматическое заполнение, печать и PDF. Ограничение — нет ручного ввода явок

Экспорт в Excel с доработкой

Подходит для разовых нестандартных правок. Ограничение — данные расходятся с базой, ответственность за корректность на пользователе

1С:ЗУП

Подходит для полноценного табельного учета со сменными графиками и ручным вводом. Ограничение — отдельная конфигурация и стоимость

Итоговая рекомендация проста: сначала полнота данных, потом формирование, затем предварительный просмотр и только после этого печать. Такой порядок исключает самые частые переделки.

Частые вопросы

Можно ли распечатать табель за неполный месяц?

Да. В поле периода отчета укажите произвольные даты, например с 1 по 15 число. Форма построится только за выбранный интервал, что удобно для авансовых расчетов или проверки середины месяца.

Почему в табеле нет сотрудника, который точно работает?

Проверьте, что оформлен и проведен документ «Прием на работу» с датой не позже начала периода отчета, а также что в отборах отчета не задано конкретное подразделение, в которое сотрудник не входит.

Как распечатать табель только по одному подразделению?

Откройте настройки отчета, добавьте отбор по полю «Подразделение» с нужным значением и сформируйте отчет заново. В печатную форму попадут только сотрудники выбранного подразделения.

Можно ли изменить коды явок и неявок в печатной форме?

В типовой 1С:Бухгалтерия состав кодов фиксирован и соответствует общепринятым обозначениям формы Т-13. Изменить их без доработки конфигурации нельзя; для нестандартных обозначений используют экспорт в Excel или конфигурацию 1С:ЗУП.

Табель формируется, но итоги по часам не сходятся. Что делать?

Проверьте график работы сотрудника в кадровом документе и актуальность производственного календаря в программе. Незаполненный или устаревший календарь — частая причина неверных итогов; после его обновления пересформируйте отчет.

Нужно ли подписывать распечатанный табель?

Форма Т-13 предусматривает подписи ответственного лица и руководителя кадровой службы. Электронный файл подписи не заменяет: если табель хранится в бумажном виде или предъявляется проверяющим, его распечатывают и подписывают вручную.