Как распечатать сведения о застрахованном лице в 1С:ЗУП

Сведения о застрахованном лице — это форма, которую работодатель передаёт в Социальный фонд России (ранее ПФР) и выдаёт работнику при увольнении, а в отдельных случаях — по его запросу. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) формирование и печать этой формы занимает несколько минут, если исходные данные по сотруднику введены корректно.

Основные сложности возникают не с самой печатью, а с подготовкой: не заполнен страховой стаж, отсутствует СНИЛС, периоды работы не попадают в форму из-за ошибок в кадровых документах. Ниже разобран полный цикл — от проверки данных до печатного бланка — с точными путями в интерфейсе ЗУП 8.3.

Инструкция подходит для типовой конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 8», редакции 3.1. В других редакциях и конфигурациях названия разделов могут отличаться, но логика формирования формы сохраняется.

Что представляет собой форма и когда она нужна

Форма «Сведения о застрахованном лице» содержит персональные данные работника (ФИО, СНИЛС, дату рождения), периоды трудовой деятельности и сведения о страхователе. Она пришла на смену ряду прежних форм персонифицированного учёта и используется при увольнении сотрудника, а также при передаче данных в фонд.

Работодатель обязан выдать работнику сведения при увольнении в последний рабочий день вместе с другими документами. Также форма может понадобиться самому работнику — например, для подтверждения стажа. В ЗУП форма формируется автоматически на основании данных, которые уже есть в программе: кадровых приказов, договоров и сведений о стаже.

Важно понимать, что печатная форма — это отражение учётных данных. Если в программе ошибка, она попадёт и на бумагу. Поэтому печать всегда начинается с проверки исходных сведений.

Проверка данных сотрудника перед печатью

Откройте карточку сотрудника: раздел «Кадры» → «Сотрудники», выберите нужного человека. Проверьте ФИО, дату рождения и СНИЛС — эти поля находятся в основной части карточки. СНИЛС должен быть введён в формате с дефисами и пробелом, программа сама подсказывает шаблон и проверяет контрольное число.

Далее проверьте страховой стаж. В карточке сотрудника перейдите по ссылке «Страхование» (или «Трудовая деятельность» — зависит от релиза) и убедитесь, что указана дата начала отсчёта стажа. Если сотрудник работал до вашей организации, сведения о прежнем стаже вводятся вручную через «Стажи» в разделе трудовой деятельности.

Третий блок проверки — кадровые документы. Периоды работы в форму попадают из документов «Приём на работу», «Кадровый перевод», «Увольнение». Если сотрудник принят, но приказ не проведён или проведён задним числом с ошибкой, период в форме будет отсутствовать или искажён.

Контрольные точки

Как проверить результат

СНИЛС в карточке сотрудника

Норма

Введён, проходит проверку контрольного числа

Тревожный признак

Поле пустое или программа выделяет его красным

Периоды стажа

Норма

Отображаются периоды приёма и увольнения без разрывов-ошибок

Тревожный признак

Период отсутствует или дублируется

Кадровые документы

Норма

Все приказы проведены, даты корректны

Тревожный признак

Документ помечен на удаление или не проведён

Где найти форму для печати

Основной путь: раздел «Отчетность, справки» → группа «Сведения в СФР» (в некоторых релизах — «Персонифицированный учёт») → документ «Сведения о застрахованном лице». Создайте новый документ кнопкой «Создать», укажите организацию, отчётный период и сотрудника.

Альтернативный быстрый путь — из карточки сотрудника. Откройте сотрудника, затем используйте кнопку «Печать» или «Оформить документ» и выберите нужную форму. Этот способ удобен, когда нужно распечатать сведения по одному человеку без создания пакета документов.

Если формируется СЗВ-СТАЖ, печать выполняется из самого отчёта: «Отчетность, справки» → «СЗВ-СТАЖ» → заполнить → кнопка «Печать». В типовой ЗУП доступны печатные формы как по каждому сотруднику отдельно, так и общий реестр.

Пошаговая печать сведений о застрахованном лице

Последовательность действий в типовой ЗУП 3.1 выглядит так. Откройте «Отчетность, справки» → «Сведения о застрахованном лице». Нажмите «Создать». В шапке документа укажите организацию и отчётный период — как правило, это текущий календарный год или период работы сотрудника.

Добавьте сотрудника в табличную часть кнопкой «Добавить» или «Подбор». Затем нажмите «Заполнить» — программа подтянет периоды стажа и персональные данные из учёта. Проверьте, что периоды соответствуют фактическим датам приёма и увольнения.

Для печати нажмите кнопку «Печать» в командной панели документа и выберите форму «Сведения о застрахованном лице». Откроется предварительный просмотр — убедитесь, что все поля заполнены, данные не обрезаны, подписи и реквизиты организации на месте. После этого отправьте документ на принтер или сохраните в PDF через стандартную кнопку сохранения в форме предпросмотра.

1. 1
   Откройте «Отчетность, справки» → «Сведения о застрахованном лице» и создайте документ
2. 2
   Укажите организацию и отчётный период
3. 3
   Добавьте сотрудника и нажмите «Заполнить»
4. 4
   Проверьте периоды стажа и персональные данные
5. 5
   Нажмите «Печать», выберите форму и проверьте предпросмотр
6. 6
   Распечатайте или сохраните в PDF

Печать при увольнении сотрудника

Самый частый сценарий — выдача сведений при увольнении. В этом случае форма должна содержать периоды работы до даты увольнения включительно. Если документ об увольнении уже проведён, программа автоматически ограничит период датой увольнения.

Практический нюанс: если увольнение оформлено последним числом месяца, проверьте, что документ «Увольнение» проведён до формирования сведений. Иначе последний день работы не попадёт в форму, и работник получит некорректный документ.

Некоторые организации печатают сведения вместе с пакетом увольнительных документов — трудовой книжкой (или сведениями о трудовой деятельности), справкой о заработке. В ЗУП удобно формировать их последовательно из одной карточки сотрудника, чтобы не переключаться между разделами.

Типичные ошибки и способы их устранения

Первая распространённая проблема — пустая табличная часть после нажатия «Заполнить». Причины: сотрудник не принят документом «Приём на работу» (данные внесены только в карточку), либо кадровый документ не проведён. Решение — проверить журнал кадровых документов и провести недостающие приказы.

Вторая ошибка — неверные периоды стажа. Такое случается, когда кадровый перевод оформлен с разрывом дат или увольнение введено задним числом после формирования формы. После любых изменений кадровых документов форму нужно перезаполнить кнопкой «Заполнить», иначе она покажет устаревшие данные.

Третья ситуация — программа не находит сотрудника при подборе. Обычно это связано с тем, что в документе выбрана другая организация, чем та, в которой числится работник. Проверьте поле «Организация» в шапке документа.

Когда стандартного механизма недостаточно

В некоторых случаях типовая печатная форма не подходит: например, требуется дополнить бланк реквизитами филиала или изменить состав подписантов. В ЗУП печатные формы можно доработать через механизм внешних печатных форм («Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки»), но это задача для специалиста по 1С — самостоятельное редактирование макетов без опыта может нарушить обновление конфигурации.

Если данных в ЗУП нет вовсе (например, сотрудник работал до внедрения программы), сведения о прежнем стаже вводятся вручную в карточке сотрудника через «Трудовая деятельность» → «Стажи». После ввода они попадут в форму при автозаполнении.

Для массовой печати по всем уволенным за период удобнее формировать пакет документов «Сведения о застрахованном лице» с подбором списка сотрудников, а не создавать отдельный документ на каждого.

Перед массовой печатью сформируйте форму по одному-двум сотрудникам и сверьте периоды с трудовыми книжками или приказами. Так проще поймать системную ошибку в данных до того, как распечатан весь пакет.

Частые вопросы

Можно ли распечатать сведения о застрахованном лице за прошлые годы?

Да. При создании документа укажите нужный отчётный период в шапке. Программа заполнит форму данными о стаже за этот период, если кадровые документы тех лет введены в базу.

Почему при автозаполнении форма пустая?

Чаще всего причина в том, что сотрудник не оформлен документом «Приём на работу» или приказ не проведён. Проверьте журнал кадровых документов, проведите приказы и перезаполните форму кнопкой «Заполнить».

Как сохранить форму в PDF вместо печати?

В окне предварительного просмотра печатной формы есть кнопка сохранения — выберите формат PDF и укажите папку. Это удобно для отправки документа работнику в электронном виде.

Нужно ли подписывать распечатанные сведения?

Да, выдаваемый работнику бумажный документ подписывается руководителем или уполномоченным лицом и заверяется печатью организации при её наличии. В печатной форме ЗУП для подписи предусмотрены соответствующие поля.

Что делать, если СНИЛС в программе отсутствует?

Откройте карточку сотрудника и введите СНИЛС в соответствующее поле — программа проверит контрольное число. Без СНИЛС форма будет неполной, и передача таких сведений в фонд вызовет ошибку при приёме.

Можно ли распечатать форму сразу по нескольким сотрудникам?

Да. В документе «Сведения о застрахованном лице» добавьте несколько сотрудников через «Подбор», заполните табличную часть и выполните печать — программа сформирует отдельный бланк на каждого человека.