Документы и Печать · 9 мин
Как распечатать сведения о застрахованном лице в 1С:ЗУП для больничного листа
Пошаговая инструкция: как распечатать сведения о застрахованном лице в 1С:ЗУП для больничного листа, где найти форму, что проверить и типичные ошибки.
Больничные листы уже давно оформляются в электронном виде, и работодатель обязан передавать в Социальный фонд России (СФР) сведения о застрахованном лице. В программе 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) эти сведения можно не только отправить электронно, но и распечатать на бумаге — например, для выдачи сотруднику или для внутреннего архива.
Форма «Сведения о застрахованном лице» содержит персональные данные работника, банковские реквизиты для выплаты пособия, сведения о работодателе и статусе занятости. Ошибка в этих данных может привести к отказу фонда в выплате пособия или к задержке перечисления денег, поэтому перед печатью и отправкой важно проверить каждый раздел.
Ниже разобраны конкретные шаги: где найти форму в разных версиях 1С:ЗУП, как её заполнить и распечатать, какие данные проверить и какие ошибки встречаются чаще всего.
Что представляет собой форма сведений о застрахованном лице
Форма утверждена Социальным фондом России и используется при назначении пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, а также ежемесячных выплат на детей. Работодатель обязан передать эти сведения в фонд, как правило, при приёме сотрудника на работу или при изменении данных.
В 1С:ЗУП форма заполняется автоматически на основании данных, внесённых в информационную базу: из карточки физического лица, карточки сотрудника, сведений об организации и настроек обмена с фондом. Если какие-то данные в базе отсутствуют или устарели, они либо останутся пустыми в форме, либо попадут туда с ошибкой.
Печатный вариант нужен в нескольких ситуациях: сотрудник просит копию для личного контроля, организация ведёт бумажный архив, сведения передаются в фонд на бумаге (что допустимо для работодателей с небольшой численностью), либо требуется сверка перед электронной отправкой.
Где найти форму в 1С:ЗУП
Расположение формы немного различается в зависимости от версии и настроек интерфейса, но основных пути два. Первый — через карточку сотрудника: откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники», выберите нужного работника и в командной панели найдите кнопку «Печать» или ссылку «Сведения о застрахованном лице» в блоке кадровых документов.
Второй путь — через раздел отчётности: «Отчетность, справки» → «Персонифицированный учет» либо «Сверки и передача данных в СФР» (в некоторых релизах блок называется «Обмен с контролирующими органами»). Там создаётся документ «Сведения о застрахованном лице», который можно сохранить, отправить электронно и распечатать.
Если нужного пункта нет в меню, проверьте, включена ли в настройках функциональность обмена с фондами, и есть ли у вашей учётной записи права на работу с отчётностью. Ограничение прав — частая причина «пропавших» кнопок.
Как выбрать действие
Пошаговая инструкция по печати
Ниже приведён типовой порядок действий для актуальных релизов 1С:ЗУП 3.1. Названия отдельных команд могут незначительно отличаться, но логика сохраняется.
- 1Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» и найдите нужного работника
- 2В карточке сотрудника нажмите «Печать» и выберите «Сведения о застрахованном лице» либо создайте одноимённый документ через «Отчетность, справки»
- 3Проверьте автоматически заполненные поля: ФИО, СНИЛС, дата рождения, паспортные данные
- 4Проверьте блок выплаты пособий: способ выплаты, банк, БИК, номер счёта или карты
- 5Убедитесь, что сведения о работодателе (ИНН, КПП, регистрационный номер в СФР) заполнены корректно
- 6Нажмите кнопку «Печать» и выберите макет формы
- 7В предварительном просмотре проверьте, что все разделы попали на страницы без обрезки
- 8Отправьте документ на принтер или сохраните в PDF
После формирования печатной формы программа показывает предварительный просмотр. Не пропускайте этот этап: именно здесь видно, поместились ли длинные значения (например, наименование банка) в отведённые поля и нет ли пустых обязательных граф.
Если форма выводится в табличный документ, можно дополнительно сохранить её в PDF или Excel через «Файл» → «Сохранить как». Это удобно, когда сведения нужно передать сотруднику дистанционно.
Что проверить перед печатью и отправкой
Главный источник ошибок — устаревшие данные в базе. Программа берёт сведения из карточки физического лица и сотрудника, поэтому, если работник сменил паспорт, фамилию или банк, а в 1С это не отразили, форма уйдёт в фонд с неверными данными.
Особое внимание уделите банковским реквизитам. Пособие перечисляется на счёт, указанный в сведениях, и ошибка даже в одной цифре номера счёта или БИК приведёт к возврату платежа. Сверяйте реквизиты с актуальной банковской выпиской или приложением банка сотрудника, а не со старыми документами.
Как проверить результат
Совпадают посимвольно с документами сотрудника
Расхождения в буквах, лишние пробелы, старая фамилия
БИК и номер счёта совпадают с актуальной выпиской банка
Реквизиты взяты из старых данных или введены вручную без сверки
Заполнен и совпадает с номером из извещения фонда
Поле пустое или указан старый номер ФСС без учёта объединения фондов
Все разделы читаемы, нет обрезанных строк
Часть данных выходит за границы страницы, пустые обязательные поля
Также проверьте статус занятости сотрудника: основное место работы или совместительство. От этого зависит, кто назначает пособие, и ошибка в признаке может привести к отказу фонда.
Типичные ошибки и как их избежать
Большинство проблем связано не с самой печатью, а с качеством исходных данных в информационной базе. Ниже перечислены ситуации, которые встречаются чаще всего.
Отдельно стоит сказать про релиз программы. Формат сведений периодически обновляется, и 1С выпускает соответствующие обновления. Если вы работаете на старом релизе, печатная форма может не совпадать с актуальным бланком, а электронный формат — не пройти форматный контроль при отправке.
Ограничения и альтернативные варианты
Печатная форма — это лишь один из способов работы со сведениями. Для большинства работодателей основным каналом является электронная отправка в СФР прямо из 1С:ЗУП через сервис 1С-Отчётность или через оператора ЭДО. Бумажная подача допустима только для организаций с небольшой численностью сотрудников, и даже в этом случае фонд предпочитает электронный формат.
Если сотруднику нужны сведения для личных целей, альтернативой служит личный кабинет на портале СФР или Госуслугах — там он может самостоятельно проверить, какие данные о нём хранятся у фонда, и увидеть расхождения.
Сравнение вариантов
Быстро для разовой выдачи на бумаге, но документ не фиксируется в журнале отчётности
Сохраняется в базе, можно отправить электронно и распечатать, но требует больше действий
Основной канал для СФР, требует действующей подписки и настроенного обмена
FAQ
Форма печатается с пустыми полями, хотя сотрудник давно работает. Что делать?
Проверьте карточку физического лица (не только сотрудника): СНИЛС, паспорт и адрес хранятся именно там. Банковские реквизиты для пособий часто заполняются в отдельном разделе «Выплата пособий» — убедитесь, что он заполнен.
Можно ли распечатать сведения сразу по нескольким сотрудникам?
Штатной групповой печати этой формы обычно нет. Формируйте документы по каждому сотруднику через раздел отчётности — их можно выгрузить пакетно при электронной отправке, а для бумаги печатать по одному.
Сотрудник сменил банк. Достаточно ли исправить реквизиты в форме перед печатью?
Нет. Сначала внесите новые реквизиты в карточку физического лица или сотрудника, затем сформируйте сведения заново и передайте их в СФР — фонд выплачивает пособие по последним полученным данным.
Программа выдаёт ошибку форматного контроля при отправке. Из-за чего?
Чаще всего причины — устаревший релиз 1С:ЗУП, незаполненные обязательные поля или неверный формат значения (например, лишние символы в СНИЛС). Обновите конфигурацию и пройдите встроенную проверку документа перед отправкой.
Обязательно ли распечатывать сведения, если они отправлены электронно?
Нет, законодательство не требует бумажной копии при электронной подаче. Печать нужна только по внутренним регламентам организации или по запросу сотрудника.
Что важно запомнить
Сведения о застрахованном лице печатаются из карточки сотрудника или раздела отчётности 1С:ЗУП. Качество формы полностью зависит от актуальности данных в базе: перед печатью сверьте СНИЛС, паспорт и банковские реквизиты с документами. Исправляйте ошибки в карточках, а не в печатной форме, и держите релиз программы обновлённым.