Документы и Печать · 12 мин
Как распечатать сведения о трудовой деятельности из 1С
Как распечатать сведения о трудовой деятельности (СТД-Р) из 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: пошаговая инструкция, выбор формы, проверка данных, типичные ошибки и FAQ.
Сведения о трудовой деятельности сотрудника (форма СТД-Р) — документ, который работодатель обязан выдавать работнику при увольнении и по его письменному заявлению. Форма утверждена Приказом Минтруда России от 20.01.2020 № 23н и заполняется на основании данных электронной трудовой книжки, которые организация хранит и передаёт в Социальный фонд России (СФР).
В конфигурациях 1С (Зарплата и управление персоналом, Бухгалтерия предприятия) сведения формируются автоматически из кадровых документов: приёмов на работу, переводов, увольнений и переименований. Достаточно выбрать сотрудника, проверить состав данных и вывести форму на печать — ручного ввода для типовых ситуаций не требуется.
Основная трудность обычно не в самой печати, а в подготовке данных: если кадровые документы введены с ошибками или отчётность по форме СЗВ-ТД (ЕФС-1, подраздел 1.1) не сдавалась, в печатной форме появятся пропуски или неверные записи. Поэтому в материале разобраны не только шаги вывода на принтер, но и проверка результата перед выдачей документа сотруднику.
Где в 1С находится форма СТД-Р
В 1С:Зарплата и управление персоналом (ред. 3.1) сведения о трудовой деятельности доступны из нескольких мест. Основной путь — раздел «Кадры», подраздел «Электронные трудовые книжки» (в зависимости от версии конфигурации название пункта может отличаться). Здесь расположены документы «Сведения о трудовой деятельности работника, СТД-Р» и «Сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем в СФР».
Второй вариант — печать напрямую из карточки сотрудника. Откройте справочник «Сотрудники», выберите нужного работника, нажмите кнопку «Печать» в командной панели и в выпадающем списке найдите «СТД-Р» или «Сведения о трудовой деятельности». Этот способ удобен, когда нужно быстро распечатать форму по одному человеку, например при увольнении.
В 1С:Бухгалтерии (ред. 3.0) функционал кадрового учёта урезан, но печать СТД-Р доступна: раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы», либо карточка сотрудника → кнопка «Печать». Если в списке печатных форм нужного пункта нет, проверьте, что в настройках учётной политики включён кадровый учёт, а конфигурация обновлена до актуального релиза.
Подготовка данных перед печатью
Печатная форма СТД-Р заполняется исключительно из кадровых данных, введённых в программу. Поэтому перед выводом на печать убедитесь, что по сотруднику корректно оформлены все кадровые события: приём на работу, переводы на другие должности или подразделения, переименования должности и организации, увольнение. Каждое событие должно быть проведено документом с правильной датой и реквизитами приказа.
Особое внимание уделите реквизитам приказов — номеру и дате основания. В форме СТД-Р для каждой записи указываются наименование и реквизиты документа-основания. Если в кадровом документе поля «Приказ №» и «от» не заполнены, в печатной форме напротив записи останутся пустые ячейки, и документ придётся переделывать.
Если сотрудник работает давно, а электронные сведения в программе введены не с начала трудовых отношений, СТД-Р будет содержать только тот период, который отражён в 1С. Это не ошибка программы: по закону работодатель обязан вести сведения начиная с перехода на электронные трудовые книжки, а более ранние периоды подтверждаются бумажной трудовой книжкой, если она сохранена у работника.
Что проверить перед печатью
Все приёмы, переводы и увольнение проведены, даты и реквизиты приказов заполнены
Документы в статусе «черновик», пустые поля приказа, пропущенные переводы
Отчёты ЕФС-1 (СЗВ-ТД) по сотруднику приняты СФР
Отчёты не отправлялись или отклонены — сведения в фонде и в форме могут различаться
Форма охватывает весь период работы в организации с момента перехода на ЭТК
Есть разрывы между датами записей без объяснимых причин
Пошаговая инструкция по печати из 1С:ЗУП
Ниже приведён типовой порядок действий для печати сведений через документ. Он подходит как для массовой выдачи (например, по заявлениям нескольких сотрудников), так и для разовой печати, поскольку документ фиксирует факт выдачи в учёте.
- 1Откройте раздел «Кадры» и найдите журнал «Сведения о трудовой деятельности работника, СТД-Р».
- 2Нажмите «Создать». В шапке документа укажите организацию и сотрудника.
- 3Проверьте табличную часть: программа автоматически подтянет записи о приёмах, переводах и увольнении с реквизитами приказов.
- 4При необходимости скорректируйте записи вручную — например, добавьте сведения, не отражённые кадровыми документами.
- 5Нажмите «Провести», затем кнопку «Печать» и выберите форму СТД-Р.
- 6В предпросмотре проверьте заполнение всех граф, затем отправьте документ на принтер или сохраните в PDF.
Быстрый способ без создания документа: карточка сотрудника → «Печать» → «СТД-Р». Программа сразу откроет предварительный просмотр заполненной формы. Минус варианта — факт выдачи не фиксируется отдельным документом, что менее удобно при спорах о том, выдавались ли сведения работнику.
В окне предварительного просмотра доступны стандартные команды: выбор принтера, количество копий, сохранение в PDF или Excel. Если форма занимает больше одной страницы, проверьте, чтобы разрыв страницы не приходился на середину строки записи — при необходимости измените масштаб печати.
Печать при увольнении сотрудника
При увольнении сведения о трудовой деятельности выдаются работнику в день прекращения трудового договора вместе с другими документами. В 1С:ЗУП удобно формировать СТД-Р прямо из документа «Увольнение»: откройте проведённый документ, нажмите «Печать» и выберите соответствующую форму — запись об увольнении будет включена автоматически.
Если сотрудник ранее подавал заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки, СТД-Р при увольнении всё равно выдаётся — это требование не зависит от выбранного работником способа ведения сведений. Проверьте, что в форму попала запись об увольнении с корректным основанием (статьёй Трудового кодекса) и реквизитами приказа.
Распространённая ситуация: документ «Увольнение» проведён, но запись в СТД-Р не появляется. Причина почти всегда в том, что печатная форма была открыта до проведения документа либо сформирована из кэшированных данных. Закройте предпросмотр и сформируйте форму заново после проведения увольнения.
Выгрузка в электронном виде и подписание
По заявлению работника сведения могут быть предоставлены не только на бумаге, но и в электронном виде, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью. В 1С:ЗУП для этого предусмотрена выгрузка формы в файл: в документе сведений или в предпросмотре используйте команду сохранения, а для официального электронного предоставления — механизмы обмена и подписания, доступные в конфигурации при подключённой электронной подписи организации.
Простой вариант — сохранить форму в PDF через стандартную кнопку сохранения в окне предпросмотра и передать файл сотруднику. Однако такой файл без квалифицированной подписи не является юридически значимым электронным документом: он подходит только для ознакомления. Для официальной электронной выдачи требуется подписание УКЭП уполномоченного лица.
Способы выдачи сведений
Универсальный вариант, принимается всеми организациями. Требует подписи ответственного лица и печати организации при её наличии.
Подходит для предварительного ознакомления работника с данными. Не заменяет официальный документ.
Равнозначна бумажной при соблюдении требований к подписи. Требует настроенной квалифицированной подписи и инфраструктуры обмена.
Типичные ошибки и способы их исправления
Большинство проблем при печати СТД-Р связано не с механикой печати, а с исходными данными. Ниже перечислены ситуации, с которыми кадровики сталкиваются чаще всего, и безопасные способы их устранения.
Если после исправления кадровых документов печатная форма всё равно выводит старые данные, закройте и заново откройте документ сведений или предпросмотр. В редких случаях помогает очистка кэша или перезапуск сеанса — особенно если документ долго оставался открытым во время правок.
Отдельная ситуация — отсутствие пункта «СТД-Р» в списке печатных форм. Проверьте права пользователя: печать кадровых форм доступна ролям, связанным с кадровым учётом. Если прав достаточно, а формы нет, вероятнее всего конфигурация не обновлена — актуальные печатные формы поставляются с релизами.
Проверка готового документа перед выдачей
Перед тем как подписать и выдать форму работнику, пройдите по ключевым пунктам контроля. Это занимает пару минут и избавляет от переделок и претензий.
Сверьте ФИО, дату рождения и СНИЛС сотрудника с паспортными данными — ошибки в персональных данных делают документ недействительным. Проверьте хронологию записей: даты должны идти последовательно, без наложений периодов. Убедитесь, что для каждой записи указаны наименование, дата и номер приказа-основания, а при увольнении — корректная формулировка основания со ссылкой на статью ТК РФ.
На бумажном экземпляре должны стоять подпись работодателя или уполномоченного лица и печать организации, если она используется. Дата выдачи формы должна соответствовать дню фактической выдачи, а при увольнении — последнему рабочему дню сотрудника.
Что важно запомнить
СТД-Р в 1С формируется автоматически из кадровых документов: печать доступна из раздела «Кадры», карточки сотрудника или документа «Увольнение». Качество формы полностью зависит от корректности введённых данных — перед выдачей сверьте записи с приказами и данными, переданными в СФР, а ошибки исправляйте в первичных документах, а не в печатной форме.
Частые вопросы
Можно ли распечатать СТД-Р из 1С:Бухгалтерии, если кадровый учёт ведётся в ней не полностью?
Да, если по сотруднику введены кадровые документы (приём, переводы, увольнение), форма сформируется. Но если часть событий не отражена в программе, в сведениях будут пропуски — такие записи придётся добавлять вручную в документе сведений либо довводить кадровые документы.
Сотрудник просит сведения за период до перехода на электронные трудовые книжки. Что делать?
СТД-Р содержит только сведения, которые работодатель обязан вести в электронном виде. Более ранние периоды подтверждаются бумажной трудовой книжкой или справками. Дополнять СТД-Р записями за прошлые годы произвольно не следует — форма отражает именно электронные сведения.
Почему в печатной форме нет записи об увольнении, хотя приказ есть?
Чаще всего документ «Увольнение» не проведён либо форма была открыта до его проведения. Проведите документ и сформируйте печатную форму заново. Также проверьте, что увольнение оформлено именно кадровым документом, а не только приказом на бумаге.
Обязательно ли заводить отдельный документ «Сведения о трудовой деятельности» или достаточно печати из карточки?
Для самой выдачи достаточно печати из карточки сотрудника. Однако документ удобен тем, что фиксирует в учёте факт и дату формирования сведений, что полезно при спорах о своевременной выдаче. При увольнении предпочтительнее использовать документ.
Форма печатается не по актуальному бланку. Как исправить?
Печатные формы обновляются вместе с релизами конфигурации. Проверьте актуальность версии программы и установите последнее обновление. Если обновление невозможно, сверьте текущий бланк с формой, утверждённой Приказом Минтруда № 23н, и обратитесь к специалисту по сопровождению 1С.
Можно ли вывести сведения сразу по нескольким сотрудникам?
Да, в документе «Сведения о трудовой деятельности работника» в 1С:ЗУП можно указать нескольких сотрудников (в зависимости от версии — через подбор или список) и распечатать формы пакетно. Это удобно при массовой выдаче, например при реорганизации или по группе заявлений.