Документы и Печать · 9 мин
Как распечатать справку СТД-Р в 1С
Как сформировать и распечатать справку о доходах СТД-Р (бывшая 2-НДФЛ) в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: поиск документа, настройка печатной формы, проверка данных.
Справка о доходах и суммах налога физического лица (в обиходе её часто называют СТД-Р или по старому названию — 2-НДФЛ) формируется в программах 1С на основании уже проведённых кадровых и расчётных документов. Если зарплата и налоги в базе учтены корректно, печать справки занимает несколько минут: нужно создать документ, проверить автоматически заполненные суммы и отправить форму на принтер.
Ниже разобран порядок действий для 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) — основной программы, где обычно работают с этой справкой, а также сценарий для 1С:Бухгалтерии, где функционал ограничен. Отдельно рассмотрены типовые проблемы: пустые суммы, неверный налоговый период, ошибки в данных сотрудника.
Что такое СТД-Р и какие данные нужны для печати
СТД-Р — это привычное сокращение справки о доходах и суммах налога физического лица, которую работодатель выдаёт сотруднику для банка, визового центра, налогового вычета и других целей. В программах 1С документ может называться «2-НДФЛ для сотрудников», «Справка о доходах» или «Справка о доходах (2-НДФЛ)» — название зависит от версии конфигурации, но суть одна.
Прежде чем формировать справку, убедитесь, что в базе есть исходные данные: сотрудник принят на работу кадровым приказом, начисления и удержания проведены документами «Начисление зарплаты и взносов», налоги отражены в учёте. Если сотрудник оформлен только в справочнике физических лиц без приёма на работу, справка сформируется пустой.
Как найти документ справки в 1С:ЗУП
Откройте раздел «Отчетность, справки» в главном меню. В зависимости от релиза нужный пункт называется «2-НДФЛ для сотрудников», «Справки о доходах для сотрудников» или находится внутри подменю «Справки сотрудникам». Если пункт не виден, проверьте права пользователя: формировать справки может роль с доступом к кадровой отчётности.
Альтернативный путь — через общий журнал документов: раздел «Зарплата» или «Налоги и взносы», далее список документов по НДФЛ. Также документ можно найти через строку поиска в верхней части окна программы: введите «2-НДФЛ» и система покажет подходящие объекты.
Создайте новый документ кнопкой «Создать». В шапке укажите организацию, налоговый период (год, за который нужна справка) и сотрудника. Поле «ОКТМО/КПП» обычно заполняется автоматически из карточки организации — проверьте его, если у компании несколько обособленных подразделений.
- 1Откройте «Отчетность, справки» → «2-НДФЛ для сотрудников» и создайте новый документ
- 2Укажите организацию, налоговый период и сотрудника
- 3Нажмите «Заполнить» — программа подтянет доходы, вычеты и налоги
- 4Проверьте суммы по разделам справки и данные сотрудника
- 5Нажмите «Провести и закрыть», затем «Печать» → «Справка о доходах»
- 6В предпросмотре выберите принтер и отправьте документ на печать
Заполнение и проверка данных перед печатью
После нажатия кнопки «Заполнить» программа собирает сведения из регистров учёта НДФЛ: доходы по месяцам с кодами, налоговые вычеты, исчисленный и удержанный налог. Не редактируйте суммы вручную без необходимости — ручная правка разрывает связь с учётными данными, и при следующем заполнении изменения затрутся.
Обязательно сверьте ключевые поля: ИНН, СНИЛС, дату рождения и серию с номером паспорта сотрудника. Эти данные программа берёт из карточки физического лица. Если в справке ошибка в персональных данных, исправлять её нужно не в документе, а в карточке сотрудника (раздел «Кадры» → «Сотрудники» → ссылка на физическое лицо), после чего перезаполнить справку.
Как проверить результат
Совпадает с расчётными листками сотрудника за год
Справка пустая или сумма меньше фактических начислений
ФИО, ИНН, паспорт совпадают с документами сотрудника
Устаревшая фамилия или ошибка в ИНН
Резидент/нерезидент указан верно, ставка соответствует
Неверный статус из-за устаревших данных в карточке
Печать справки: настройки и формы
После проведения документа нажмите кнопку «Печать» в командной панели и выберите макет «Справка о доходах (2-НДФЛ)». Откроется предварительный просмотр табличного документа. Здесь можно изменить масштаб, ориентацию и поля страницы через настройки печати, если форма не помещается на лист.
Стандартная форма обычно умещается на одном-двух листах А4 книжной ориентации. Если при печати обрезаются края, проверьте настройки принтера: отключите масштабирование «по размеру страницы» в драйвере или, наоборот, включите «Уместить на странице» в параметрах табличного документа 1С.
Справку можно сохранить в PDF через кнопку «Сохранить» в окне предпросмотра — это удобно, если сотрудник просит электронную версию. Учтите, что для официальных целей электронная справка без подписи обычно не принимается: банкам и госорганам нужен бумажный экземпляр с подписью руководителя и печатью организации (при её наличии).
Печать справки в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии 8 функционал по кадрам ограничен, но справку о доходах распечатать можно, если зарплата ведётся в этой же программе. Путь: раздел «Зарплата и кадры» → «Справки о доходах (2-НДФЛ)» или «НДФЛ» → «Справки о доходах для сотрудников» — точное название зависит от релиза.
Порядок аналогичен ЗУП: создайте документ, выберите сотрудника и год, заполните и проверьте. Если зарплата рассчитывается во внешней программе, а в бухгалтерию загружаются только проводки, справка в 1С:Бухгалтерии будет пустой — в этом случае формируйте её там, где ведётся расчёт НДФЛ.
Как выбрать действие
Типичные проблемы и их решение
Самая частая ситуация — справка заполняется пустой. Причины: налоговый период указан неверно, сотрудник работал в другой организации внутри группы компаний, либо начисления проведены, но документы расчёта НДФЛ не проведены или помечены на удаление. Проверьте журнал «Начисление зарплаты и взносов» за нужный год.
Вторая проблема — сумма дохода не совпадает с расчётным листком. Обычно причина в незакрытых перерасчетах: сторнирования, увольнительные начисления или больничные, проведённые после формирования справки. Перезаполните документ кнопкой «Заполнить» после завершения всех расчётов за период.
Частые вопросы о печати справки в 1С
Можно ли распечатать справку за прошлые годы?
Да, если база содержит данные за нужный период. Укажите требуемый налоговый период в шапке документа и заполните справку. Учтите, что форма печатается актуальная на момент выдачи — она может визуально отличаться от формы, действовавшей в том году.
Почему кнопка «Печать» неактивна?
Документ не проведён. Нажмите «Провести» или «Провести и закрыть», после чего команды печати станут доступны. Также проверьте, что у пользователя есть права на печать документов.
Как распечатать справки сразу для нескольких сотрудников?
Создайте отдельный документ на каждого сотрудника — справка о доходах персональна. Для массовой подготовки используйте групповое создание через обработку справок либо сформируйте документы последовательно; некоторые релизы ЗУП позволяют выделить несколько документов в журнале и вывести их на печать одной командой.
Справка печатается на двух листах, а нужна на одном. Что делать?
В окне предпросмотра уменьшите масштаб или измените поля страницы через настройки печати табличного документа. Если доходов много (несколько кодов по месяцам), форма объективно не уместится на один лист — это нормально, второй лист тоже подписывается.
Нужна ли электронная подпись для печатной справки?
Для бумажной справки электронная подпись не требуется: документ подписывает руководитель или уполномоченный сотрудник от руки. Электронная подпись нужна при отправке отчётности в ФНС через сервисы сдачи отчётности.
Что делать, если сотрудник приносит справку с ошибкой?
Не исправляйте распечатанный лист вручную. Найдите источник ошибки в базе (карточка сотрудника, документы начисления, регистры НДФЛ), исправьте данные, перезаполните документ справки и распечатайте новый экземпляр. Испорченный экземпляр уничтожьте, чтобы избежать путаницы.
Что важно запомнить
Справка СТД-Р печатается из документа «2-НДФЛ для сотрудников» в разделе отчётности. Ключевой порядок: проверить учётные данные, создать документ, заполнить автоматически, сверить суммы и персональные данные, провести и распечатать. Ошибки исправляют в источнике данных, а не в самой справке.