Как распечатать справку 2-НДФЛ в 1С

Справка 2-НДФЛ с 2021 года официально называется «Справка о доходах и суммах налога физического лица», но в программах 1С и в обиходе сохранилось старое название. Сотрудники запрашивают её для банков, визовых центров и налоговых вычетов, поэтому умение быстро сформировать и распечатать документ — базовый навык бухгалтера или кадровика.

Порядок действий зависит от конфигурации: в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) справка формируется из раздела отчётности, в 1С:Бухгалтерии — из раздела зарплаты и кадров. В обоих случаях программа собирает данные автоматически на основании начислений, удержаний и уплаченного налога, но перед печатью данные стоит проверить.

Ниже разобраны оба сценария, а также типовые проблемы: пустая справка, неверные суммы, отсутствие сотрудника в списке. Все действия выполняются штатными средствами конфигурации и не требуют доработок.

Подготовка: что проверить перед формированием справки

Справка строится на данных учёта, поэтому ошибки в исходных документах перейдут в печатную форму. Убедитесь, что за нужный год проведены все начисления зарплаты, премий, больничных и отпускных, а также документы по НДФЛ — удержание и перечисление налога.

Проверьте карточку сотрудника: ИНН, ФИО, дата рождения, серия и номер паспорта, статус налогового резидента. Если физлицо заведено в базе дважды (дубликат), доходы могут «развалиться» между двумя карточками, и справка сформируется неполной. Дубликаты нужно объединить до формирования справки.

Также убедитесь, что отчётность формируется по той организации, где сотрудник реально числился. Если человек работал в нескольких подразделениях с разными ОКТМО, справок может потребоваться несколько — по каждому регистрации в налоговом органе.

Как распечатать 2-НДФЛ в 1С:ЗУП

В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» справка для выдачи сотруднику формируется отдельным документом. Откройте раздел «Отчетность, справки» и выберите пункт «2-НДФЛ для сотрудников» (в некоторых релизах — «Справки о доходах (2-НДФЛ) для сотрудников»).

Создайте новый документ кнопкой «Создать». Укажите организацию, налоговый период (год) и сотрудника. Затем нажмите кнопку «Заполнить» — программа подтянет доходы, вычеты и суммы налога из учётных данных.

Проверьте заполненные таблицы: разделы доходов по месяцам, налоговые вычеты, итоговые суммы налоговой базы и удержанного НДФЛ. После проверки нажмите «Провести», затем «Печать» — откроется печатная форма справки, которую можно отправить на принтер или сохранить в PDF.

Если сотрудник работал по нескольким ОКТМО

В документе есть поле выбора регистрации в налоговом органе. Если сотрудник в течение года числился за разными инспекциями, формируйте отдельную справку по каждой регистрации — программа распределит доходы автоматически при заполнении.

1. 1
   Откройте «Отчетность, справки» → «2-НДФЛ для сотрудников»
2. 2
   Нажмите «Создать», укажите организацию, год и сотрудника
3. 3
   Нажмите «Заполнить» и проверьте суммы доходов и налога
4. 4
   Проведите документ и нажмите «Печать»
5. 5
   Распечатайте справку или сохраните её в PDF

Как распечатать 2-НДФЛ в 1С:Бухгалтерии

В «1С:Бухгалтерии предприятия» справка создаётся из раздела «Зарплата и кадры». Откройте пункт «Справки о доходах (2-НДФЛ)» — откроется журнал документов. Нажмите «Создать» и выберите вариант «2-НДФЛ для сотрудников».

В шапке документа укажите организацию, год и сотрудника. Кнопка «Заполнить» соберёт данные из начислений и удержаний. Если зарплата ведётся во внешней программе (например, в ЗУП), а в бухгалтерии только отражается проводками, справка в 1С:Бухгалтерии сформируется пустой — в этом случае её нужно печатать из зарплатной конфигурации.

После заполнения проверьте итоговые суммы, проведите документ и нажмите «Печать». Формируется официальная печатная форма по действующему шаблону ФНС.

Проверка сформированной справки

Перед печатью сверьте ключевые показатели справки с расчётными листками сотрудника и отчётами по НДФЛ. Удобно использовать отчёт «Анализ НДФЛ» (в ЗУП) или «Регистр налогового учёта по НДФЛ» — суммы дохода, вычетов и удержанного налога должны совпадать.

Обратите внимание на статус налогоплательщика: для нерезидентов ставка и состав кодов дохода отличаются. Если в течение года сотрудник менял статус, программа должна была пересчитать налог — расхождения здесь видны сразу по итоговой ставке.

Проверьте также, что вычеты (стандартные, социальные, имущественные) попали в справку, если сотрудник их получал у работодателя. Отсутствие вычета в справке при наличии заявления — признак того, что документ на вычет не введён или введён с ошибкой в периоде.

Контрольные точки

Как проверить результат

Итоговая сумма дохода

Норма

Совпадает с суммой начислений по расчётным листкам за год

Тревожный признак

Меньше фактических начислений — часть документов не проведена или попала на дубликат физлица

Удержанный НДФЛ

Норма

Совпадает с данными отчёта по анализу НДФЛ

Тревожный признак

Расходится с отчётом — есть непроведённые документы удержания или сторно

Личные данные сотрудника

Норма

ФИО, ИНН, паспорт актуальны

Тревожный признак

Устаревшие паспортные данные или пустой ИНН

Типичные ошибки и их устранение

Самая частая ситуация — справка заполняется пустой. Причины: зарплата за год не начислялась в этой конфигурации, документы не проведены, выбран не тот год или не та организация. Проверьте журнал начислений и период в шапке документа.

Вторая распространённая проблема — сотрудник не выбирается в документе. Обычно это значит, что физлицо не оформлено как сотрудник данной организации или приём на работу не проведён. Проверьте кадровые документы за нужный год.

Если суммы «дрожат» при повторном заполнении, вероятно, после первого заполнения кто-то перепровёл документы начисления. Перезаполните справку кнопкой «Заполнить» — она подтянет актуальные данные, но уже распечатанные экземпляры нужно заменить.

Массовая печать и электронная выдача

Если справки нужны сразу нескольким сотрудникам, создавайте отдельный документ на каждого — штатной групповой печати справок для сотрудников в типовых конфигурациях нет, но журнал документов позволяет быстро открывать и печатать их по очереди. Для отчётности в налоговую используется отдельный документ «2-НДФЛ для передачи в ИФНС» с возможностью выгрузки файла.

Распечатанную справку заверяет подписью руководитель или уполномоченное лицо, при необходимости ставится печать организации. Если сотруднику нужен электронный вариант, сохраните печатную форму в PDF через кнопку «Сохранить» в окне предварительного просмотра.

Частые вопросы

Почему справка 2-НДФЛ формируется пустой?

Чаще всего выбран неверный год или организация, либо зарплата в этой конфигурации не начислялась. Проверьте журнал документов начисления зарплаты за нужный период и убедитесь, что они проведены. Если зарплата ведётся в другой программе, формируйте справку там.

Можно ли распечатать справку за прошлые годы?

Да, в поле «Налоговый период» укажите нужный год. Данные должны сохраняться в базе. Учтите, что печатная форма будет актуальной на момент печати, а не той, что действовала в том году, — для банков и большинства целей это допустимо.

Что делать, если сотрудник не выбирается в документе?

Проверьте, что физлицо оформлено как сотрудник именно этой организации и документ приёма на работу проведён. Также убедитесь, что в базе нет дубликата физлица — тогда выберите правильную карточку или объедините дубликаты.

Как распечатать справку для уволенного сотрудника?

Так же, как для действующего: увольнение не мешает формированию справки. Укажите сотрудника и год, в котором он получал доход. Если сотрудник уволен давно, убедитесь, что данные за тот период не удалены из базы и не свёрнуты.

Нужно ли подписывать распечатанную справку?

Да, при выдаче на бумаге справку подписывает руководитель организации или уполномоченный представитель налогового агента. Печать ставится при её наличии. Электронная версия из личного кабинета ФНС подписи не требует, но в 1С формируется именно бумажный вариант.