Как распечатать список сотрудников в 1С 8.3 ЗУП

Распечатать список сотрудников в 1С:ЗУП 8.3 можно несколькими способами: напрямую из справочника «Сотрудники», через кадровые отчеты с отборами или через отчет по штатной расстановке. Выбор зависит от того, какие данные должны попасть на бумагу: просто фамилии, табельные номера, должности, подразделения или полная кадровая информация.

Самый быстрый вариант — вывести список из справочника и отправить его на печать через стандартную кнопку «Ещё». Если нужен документ с конкретными колонками, отбором по подразделению или датой приема, удобнее использовать отчеты «Штатные сотрудники» или «Списочный состав». Оба подхода не требуют доработки конфигурации и доступны пользователю с правами кадровика.

Ниже разобраны все рабочие способы с пошаговыми действиями, настройкой колонок, сохранением в Excel и решением типичных проблем — от пустого списка до обрезанных колонок при печати.

Способ 1: печать списка напрямую из справочника «Сотрудники»

Этот вариант подходит, когда нужен простой перечень фамилий без сложных отборов. Откройте раздел «Кадры» и выберите пункт «Сотрудники». Перед вами откроется список всех сотрудников организации с основными реквизитами: ФИО, подразделение, должность, дата приема.

Если в информационной базе ведется учет по нескольким организациям, сначала установите отбор по нужной организации через кнопку «Ещё → Установить период и отбор списка» или стандартную панель отбора. Иначе в распечатку попадут сотрудники всех организаций сразу.

Для вывода списка на печать нажмите кнопку «Ещё» в правом верхнем углу формы списка и выберите команду «Вывести список…». В открывшемся окне отметьте флажками колонки, которые должны попасть в табличный документ, и нажмите «ОК». Программа сформирует табличный документ, который можно сразу отправить на принтер через «Файл → Печать» или сочетание клавиш Ctrl+P.

1. 1
   Откройте «Кадры → Сотрудники»
2. 2
   При необходимости установите отбор по организации или подразделению
3. 3
   Нажмите «Ещё → Вывести список…»
4. 4
   Отметьте нужные колонки и нажмите «ОК»
5. 5
   Проверьте сформированный табличный документ
6. 6
   Отправьте на печать через «Файл → Печать» или Ctrl+P

Способ 2: отчет «Штатные сотрудники» с настройкой отборов

Когда список нужен как полноценный документ — с отбором по подразделению, датой, признаком «работающие» — используйте кадровый отчет. Перейдите в раздел «Кадры → Отчеты, справки» и найдите отчет «Штатные сотрудники» (в некоторых релизах он называется «Штатные сотрудники (по подразделениям)»).

Укажите организацию и дату, на которую формируется список. Нажмите «Настройки», чтобы открыть вариант настройки отчета: здесь можно добавить отбор по подразделению, должности, виду занятости, а также изменить состав выводимых полей — например, добавить табельный номер, дату приема или дату рождения.

После нажатия кнопки «Сформировать» программа выведет табличный документ. Его можно напечатать стандартно через «Файл → Печать», а настройки отчета сохранить как вариант, чтобы в следующий раз формировать тот же список одним нажатием.

Способ 3: отчет «Списочный состав» и другие кадровые отчеты

Если нужен список с расширенной аналитикой, обратите внимание на другие отчеты из раздела «Кадры → Отчеты, справки». Отчет «Списочный состав» показывает динамику численности, а «Остатки отпусков» и «Стажи сотрудников» позволяют вывести список с дополнительными кадровыми данными.

Для печати списка с привязкой к штатному расписанию подойдет отчет «Штатная расстановка» — он выводит сотрудников по позициям штатного расписания с окладами и ставками. Это удобно, когда список требуется для проверки укомплектованности штата, а не просто как перечень людей.

Все перечисленные отчеты работают по одному принципу: задаете дату и организацию, при необходимости меняете настройки, формируете и печатаете табличный документ. Различие только в наборе полей и группировок.

Сравнение вариантов

Справочник «Сотрудники» → Вывести список

Самый быстрый способ. Подходит для простого перечня без сложных отборов. Ограничение: набор колонок определяется текущим видом списка.

Отчет «Штатные сотрудники»

Гибкие отборы по подразделению, дате, виду занятости; настройки можно сохранить. Требует чуть больше времени на настройку.

Отчет «Штатная расстановка»

Список по позициям штатного расписания с окладами. Подходит для контроля штата, избыточен для простой распечатки фамилий.

Настройка колонок и внешнего вида перед печатью

Перед печатью проверьте, какие колонки попадут в документ. В справочнике состав колонок меняется через «Ещё → Изменить форму» — там можно скрыть лишние поля или добавить нужные, и команда «Вывести список» учтет текущий вид. В отчетах состав полей настраивается в форме «Настройки» на закладке «Поля» или «Структура».

Если табличный документ не помещается на лист по ширине, откройте «Файл → Параметры страницы» и переключите ориентацию на альбомную либо задайте масштаб. В диалоге печати также доступен вариант «Уместить на одной странице по ширине» — колонки сожмутся, но ничего не обрежется.

Для передачи списка в электронном виде удобнее сохранить табличный документ в файл: «Файл → Сохранить как» и выбрать формат Excel (XLSX) или PDF. Файл в Excel дополнительно позволит отфильтровать и отсортировать данные уже вне 1С.

Если список печатается регулярно в одном и том же виде, сохраните настройки отчета как отдельный вариант (кнопка «Ещё → Сохранить вариант отчета»). Это избавит от повторной настройки отборов и колонок при каждом формировании.

Частые проблемы и их решение

Наиболее частая ситуация — пустой отчет или неполный список. Почти всегда причина в установленных отборах: проверьте дату формирования, организацию и признак «показывать только работающих». Если список формируется на дату, когда часть сотрудников еще не была принята или уже уволена, они законно не попадут в выборку.

Вторая типичная проблема — в список попали сотрудники всех организаций базы. Это значит, что не установлен отбор по организации. В отчетах организация задается в шапке формы, в справочнике — через панель отбора списка.

Если при печати текст обрезается или таблица выходит за край листа, проблема решается параметрами страницы: альбомная ориентация, масштабирование, уменьшение полей. Также проверьте, что в настройках принтера выбран тот же размер бумаги (обычно A4), что и в параметрах страницы 1С.

Кому доступна печать и как проверить результат

Для работы со справочником сотрудников и кадровыми отчетами пользователю нужны права кадровика или расчетчика (профили «Кадровик», «Расчетчик зарплаты» или «Старший кадровик»). Если пункта «Сотрудники» в разделе «Кадры» нет или отчеты не формируются, обратитесь к администратору 1С для проверки назначенных ролей.

После формирования сверьте результат: количество строк в списке должно совпадать с реальной численностью на выбранную дату. Для контроля можно сравнить итог с показателем среднесписочной численности или просто пересчитать строки в табличном документе.

Контрольные точки

Как проверить результат

Состав списка

Норма

Все работающие на дату сотрудники присутствуют, лишних нет

Тревожный признак

Есть уволенные или отсутствуют принятые сотрудники — проверьте дату и отборы

Организация

Норма

В списке только сотрудники нужной организации

Тревожный признак

Смешаны сотрудники разных организаций — установите отбор

Печатная форма

Норма

Все колонки читаемы, таблица помещается на лист

Тревожный признак

Колонки обрезаны — измените ориентацию или масштаб

Часто задаваемые вопросы

Как распечатать список сотрудников только одного подразделения?

В отчете «Штатные сотрудники» откройте «Настройки», добавьте отбор «Подразделение — Равно — нужное подразделение» и сформируйте отчет. В справочнике «Сотрудники» можно воспользоваться отбором списка по подразделению, а затем вывести список через «Ещё → Вывести список».

Можно ли вывести список с табельными номерами?

Да. В настройках отчета «Штатные сотрудники» добавьте поле «Табельный номер» в структуру отчета. В справочнике колонку с табельным номером можно включить через «Ещё → Изменить форму», после чего она попадет в выводимый список.

Как сохранить список сотрудников в Excel?

Сформируйте список любым способом, затем в окне табличного документа выберите «Файл → Сохранить как» и укажите формат «Лист Excel» (XLSX). Файл откроется в Excel с сохранением структуры таблицы, где данные можно дополнительно фильтровать и сортировать.

Почему в список не попадают уволенные сотрудники?

Кадровые отчеты по умолчанию показывают только работающих сотрудников на указанную дату. Чтобы увидеть уволенных, снимите соответствующий отбор в настройках отчета либо сформируйте список на дату, когда сотрудник еще числился в штате.

Что делать, если кнопка «Вывести список» неактивна?

Убедитесь, что курсор стоит именно в табличной части списка сотрудников, а не в панели отборов. Если команда по-прежнему недоступна, проверьте права пользователя — возможно, профиль доступа ограничивает работу со справочником сотрудников.

Можно ли распечатать список сотрудников за прошлый период?

Да, в отчете «Штатные сотрудники» укажите нужную прошедшую дату — программа покажет состав сотрудников, работавших на тот момент. Команда «Вывести список» из справочника показывает текущее состояние, поэтому для ретроспективы используйте именно отчеты.