Документы и Печать · 11 мин
Как распечатать список работников в 1С
Способы распечатать список работников в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия: отчеты, справочники, настройка колонок, выгрузка в Excel и печать на бумаге.
Задача вывести на печать список работников возникает регулярно: для проверок, сверки штата, подготовки к инвентаризации, предоставления в банк или контролирующие органы. В типовых конфигурациях 1С (ЗУП, Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей) для этого есть несколько рабочих способов — от готовых отчетов до печати прямо из справочника.
Выбор способа зависит от того, какие сведения нужны в списке: только ФИО, или ФИО с должностями, подразделениями, табельными номерами и датами приема. Готовые отчеты дают больше колонок и группировок, печать из справочника — быстрее, но с ограниченным набором полей.
Ниже разобраны основные варианты для 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии, настройка состава колонок, выгрузка в Excel и типичные ошибки, из-за которых в списке оказываются лишние сотрудники или не хватает действующих.
Какие данные должны быть в списке: определяемся перед печатью
Перед формированием списка ответьте на три вопроса: кто входит в список (все сотрудники, только работающие, конкретное подразделение), какие колонки нужны (ФИО, должность, табельный номер, дата приема, ИНН) и на какую дату должен быть актуален список. От ответов зависит выбор инструмента.
Как выбрать способ печати
Учтите важный нюанс: в справочнике «Сотрудники» хранятся все карточки, включая уволенных. Если распечатать справочник без отбора, в список попадут и бывшие работники. Отчеты по кадровым данным по умолчанию обычно показывают только работающих на дату формирования, но это стоит проверять по настройкам отбора.
Способ 1: печать через отчет «Список сотрудников» в 1С:ЗУП
В 1С:Зарплата и управление персоналом основной инструмент — раздел «Кадры» (или «Отчеты, справки» в зависимости от релиза). Там находятся кадровые отчеты, среди которых «Список сотрудников», «Штатное расписание» и «Штатная расстановка».
- 1Откройте раздел «Кадры» и выберите пункт «Отчеты по кадрам» (или «Отчеты, справки» — «Список сотрудников»).
- 2Укажите организацию, если в базе их несколько.
- 3Установите дату, на которую формируется список, — по умолчанию это текущая дата.
- 4При необходимости добавьте отбор по подразделению через кнопку «Настройки» — вкладка «Отбор».
- 5Нажмите «Сформировать» и проверьте состав списка на экране.
- 6Нажмите кнопку печати (иконка принтера) или Ctrl+P, выберите принтер и отправьте документ на печать.
Отчет «Штатное расписание» отличается тем, что показывает позиции штатного расписания, включая вакантные, тогда как «Список сотрудников» выводит именно людей. Если проверяющему нужен перечень работающих — берите «Список сотрудников» или «Штатную расстановку», если нужна структура штата с окладами — «Штатное расписание».
После формирования обязательно пролистайте отчет до конца: проверьте итоговое количество строк и отсутствие уволенных. Если в списке есть лишние люди, скорректируйте отбор или дату отчета.
Способ 2: печать списка из справочника «Сотрудники»
Этот способ работает практически во всех конфигурациях 1С, включая 1С:Бухгалтерию. Он подходит, когда нужен простой перечень без сложной аналитики.
Откройте справочник: в 1С:Бухгалтерии это раздел «Зарплата и кадры — Сотрудники», в ЗУП — «Кадры — Сотрудники». Установите нужный отбор по организации и подразделению через поле поиска или кнопку настройки списка. Затем в меню «Еще» выберите команду «Вывести список» (в некоторых версиях — «Печать — Список» или «Вывести список…»).
В открывшемся диалоге отметьте флажками колонки, которые должны попасть в табличный документ, и нажмите «ОК». Сформированный табличный документ можно сразу распечатать или сохранить в файл.
Если в списке нужны колонки, которых нет в настройке вывода (например, дата приема или телефон), этот способ не подойдет — используйте отчет с настраиваемыми полями.
Настройка колонок и отборов в отчете
Кадровые отчеты в 1С построены на системе компоновки данных, поэтому их можно гибко настраивать без программирования. Кнопка «Настройки» (или «Еще — Изменить вариант отчета») открывает окно, где задаются отборы, поля и группировки.
На вкладке «Отбор» добавьте условия: «Подразделение Равно …», «Дата увольнения Не заполнено» (чтобы исключить уволенных), «Вид занятости Равно Основное место работы» (чтобы убрать совместителей или, наоборот, оставить только их). На вкладке «Поля» отметьте нужные колонки: табельный номер, должность, дата приема, дата рождения.
Группировка по подразделениям делает список удобнее для подписания руководителями структурных единиц: каждое подразделение выводится отдельным блоком с промежуточным итогом по количеству сотрудников.
Сохранение в Excel и подготовка к печати
Часто список нужен не на бумаге, а в электронном виде — для доработки, добавления подписей или отправки по почте. Любой табличный документ в 1С сохраняется через «Файл — Сохранить копию» (или «Еще — Сохранить» в окне отчета) в форматы Excel (XLSX), PDF, HTML и другие.
Перед сохранением в Excel проверьте, что в отчете нет объединенных ячеек в области данных, если планируете дальше фильтровать список, — объединения затрудняют работу с таблицей. Для печати на бумаге удобнее PDF: форматирование не «поедет» на другом компьютере.
Если список не помещается на лист по ширине, настройте параметры страницы: в окне предварительного просмотра выберите альбомную ориентацию, уменьшите масштаб до «Поместить на одну страницу по ширине» или сузьте поля через «Файл — Параметры страницы».
Если список печатается регулярно с одинаковыми настройками, сохраните вариант отчета и добавьте его в избранное раздела. Это сокращает формирование до двух кликов и исключает ошибки в отборах при повторной настройке.
Особенности для 1С:Бухгалтерии и других конфигураций
В 1С:Бухгалтерии предприятия кадровые отчеты скромнее, чем в ЗУП, но базовые потребности закрываются. Перечень работающих можно получить через «Зарплата и кадры — Отчеты по кадрам» (в свежих релизах есть отчет «Списки сотрудников») либо через печать справочника «Сотрудники», описанную выше.
Еще один рабочий вариант — универсальный отчет по справочнику: «Отчеты — Универсальный отчет», объект «Справочник — Сотрудники». Он позволяет вывести произвольные реквизиты карточек и задать отборы, что заменяет отсутствующие специализированные отчеты.
Сравнение способов
Максимум колонок, группировки, отборы, дата актуальности. Требует первичной настройки, но результат точный.
Быстро и просто, но ограниченный набор колонок и риск включить уволенных без отбора.
Гибкий выбор реквизитов в любой конфигурации, но нет готовых кадровых показателей вроде стажа или вакансий.
Подходит для нестандартных форм и подписей, но данные устаревают сразу после выгрузки и требуют контроля версий.
Проверка результата и типичные ошибки
Перед отправкой списка на печать или третьим лицам сверьте его с актуальными данными. Самый надежный контроль — сравнить количество строк в списке с количеством работающих сотрудников по данным кадрового учета на ту же дату.
Как проверить результат
Совпадает с числом работающих на дату отчета
В списке больше строк — вероятно, попали уволенные или дубликаты карточек
Есть все требуемые поля: ФИО, должность, подразделение
Часть колонок пустая — реквизиты не заполнены в карточках сотрудников
Каждый сотрудник относится к актуальному подразделению
Есть сотрудники без подразделения или в расформированных отделах
Все колонки помещаются на страницу, шрифт читаемый
Таблица обрезана справа или разорвана на узкие столбцы по страницам
Если сотрудник работает по совместительству и должен отображаться один раз, добавьте в отбор условие по виду занятости. Если, наоборот, нужно видеть все занимаемые ставки, оставьте обе строки, но добавьте колонку «Вид занятости», чтобы список был понятен читающему.
Частые вопросы
Как распечатать список только работающих сотрудников, без уволенных?
Используйте кадровый отчет («Список сотрудников») — он по умолчанию показывает работающих на дату формирования. Если печатаете из справочника, добавьте отбор: в настройках списка укажите условие по дате увольнения или статусу, чтобы исключить уволенных.
Можно ли вывести список на прошлую дату?
Да. В кадровых отчетах есть параметр даты или периода: установите нужную дату перед формированием, и отчет покажет работавших на тот момент. Печать из справочника такой возможности не дает — справочник всегда показывает текущее состояние.
Как добавить в список табельные номера и даты приема?
Откройте настройки отчета («Еще — Изменить вариант отчета» или кнопка «Настройки»), перейдите на вкладку «Поля» и отметьте нужные реквизиты: табельный номер, дата приема, должность. Сохраните вариант отчета, чтобы не повторять настройку.
Список не помещается на лист по ширине. Что делать?
В окне предварительного просмотра переключите ориентацию на альбомную, уменьшите масштаб или задайте режим размещения «по ширине страницы». Также можно убрать лишние колонки в настройках отчета — часто несколько полей не нужны для бумажной версии.
Как сохранить список в Excel, а не печатать?
После формирования отчета нажмите «Файл — Сохранить копию» и выберите формат XLSX. Табличный документ сохранится с сохранением структуры колонок, и его можно редактировать, фильтровать и дополнять в Excel.
Почему в списке один человек отображается дважды?
Чаще всего причина — внутреннее совместительство: у сотрудника два места работы, и отчет выводит строку по каждому. Реже встречается дубликат карточки в справочнике. Проверьте колонку «Вид занятости»; если это дубль карточки, лишнюю запись нужно объединить или пометить на удаление через администратора.
Что важно запомнить
Для точного списка используйте кадровый отчет с настроенными отборами и датой, для быстрого — печать из справочника с обязательной проверкой на уволенных. Перед печатью сверьте количество строк с фактической численностью и проверьте ориентацию страницы в предпросмотре.