Как распечатать счет-фактуру в 1С 8

Счет-фактура в 1С 8 формируется на основании документа реализации (или авансового документа) и выводится на печать через стандартную команду «Печать». В большинстве конфигураций — «Бухгалтерия предприятия», «Управление торговлей», «Комплексная автоматизация» — порядок действий почти одинаков: открыть документ, выбрать печатную форму и отправить ее на принтер или сохранить в PDF.

Главное условие успешной печати — счет-фактура должен быть создан и проведен. Если документа реализации нет или он не проведен, печатная форма либо не сформируется, либо выйдет с пустыми реквизитами. Поэтому перед выводом на бумагу стоит проверить статус документа и корректность заполнения.

Ниже разобраны все рабочие способы: печать из формы документа, из списка, групповая печать, сохранение в электронном виде, а также типичные ошибки и способы их устранения.

Где находится счет-фактура в 1С 8

В «1С:Бухгалтерии 8» счета-фактуры на отгрузку расположены в разделе «Продажи» → «Счета-фактуры выданные». Полученные документы находятся в разделе «Покупки» → «Счета-фактуры полученные». В «Управлении торговлей» и «Комплексной автоматизации» документы ищутся через разделы продаж или через полнотекстовый поиск по номеру.

Часто счет-фактура не отображается в списке как отдельный документ, потому что создается автоматически вместе с реализацией. В этом случае откройте сам документ «Реализация (акты, накладные)» — ссылка на счет-фактуру обычно находится внизу формы, рядом с надписью «Счет-фактура №… от…».

Если документа нет в списке, проверьте отбор по периоду: список может быть ограничен текущим месяцем или кварталом. Сбросьте отбор или расширьте период, чтобы увидеть старые документы.

Печать из формы документа

Самый распространенный способ — печать непосредственно из открытого документа. Порядок действий одинаков для выданных и полученных счетов-фактур.

1. 1
   Откройте счет-фактуру или документ реализации, к которому он привязан
2. 2
   Нажмите кнопку «Печать» в командной панели формы
3. 3
   Выберите пункт «Счет-фактура» (при необходимости — «Универсальный передаточный документ» или «Счет-фактура с УПД»)
4. 4
   Проверьте документ в окне предварительного просмотра
5. 5
   Нажмите «Печать» и укажите принтер либо сохраните файл в PDF

В окне предварительного просмотра можно изменить ориентацию страницы, масштаб и количество копий. Стандартная форма счета-фактуры рассчитана на альбомную ориентацию; если принтер настроен на книжную, табличная часть может обрезаться — исправьте это в параметрах страницы до отправки на печать.

Если кнопка «Печать» содержит несколько вариантов, выбирайте именно «Счет-фактура», а не накладную или акт: внешне формы похожи, но реквизиты и назначение у них разные.

Печать из списка документов и групповая печать

Когда нужно распечатать сразу несколько счетов-фактур, открывать каждый документ необязательно. В списке «Счета-фактуры выданные» выделите нужные строки мышью с клавишей Ctrl (или всю группу через Shift), затем нажмите «Печать» в командной панели списка и выберите печатную форму.

Программа сформирует единый пакет печатных форм и покажет его в одном окне предварительного просмотра. Проверьте количество страниц и номера документов — так проще убедиться, что в пакет попали все нужные счета-фактуры и нет лишних.

Учтите ограничение: групповая печать работает только для документов одного вида. Смешанный набор (счета-фактуры плюс акты) из одного списка распечатать не получится — формируйте пакеты по отдельности.

Перед массовой печатью в конце квартала удобно отсортировать список по номеру документа: бумажные копии выйдут в той же последовательности, и их проще подшить в книгу продаж без ручной сортировки.

Сохранение счета-фактуры в PDF и отправка контрагенту

Если документ нужно отправить электронно, не распечатывая, в окне предварительного просмотра нажмите «Сохранить» (значок дискеты) и выберите формат PDF. Альтернативный путь — в диалоге печати выбрать виртуальный принтер «Microsoft Print to PDF» или аналогичный.

Перед отправкой проверьте, что в PDF попали все страницы и таблица не обрезана по правому краю. Если контрагент работает через оператора электронного документооборота, правильнее отправлять счет-фактуру через встроенный сервис 1С-ЭДО, а не файлом — тогда документ получит юридическую значимость без бумажного дубля.

Настройка печатной формы и реквизитов

Содержимое печатной формы берется из карточек документа и справочников. Если на бумаге выводятся неверные данные — адрес, ИНН, КПП, номер ГТД или подписант, — исправлять нужно не макет, а источник данных: карточку организации, договор или сам документ.

Частые точки настройки:

• Руководитель и главный бухгалтер — подтягиваются из данных об ответственных лицах организации на дату документа;
• Адрес продавца и покупателя — берутся из карточек организации и контрагента;
• Префикс и нумерация — задаются в настройках нумерации документов;
• Форма УПД — включается, если реализация оформляется универсальным передаточным документом.

После исправления данных в карточках перепроведите документ и сформируйте печатную форму заново — старый экземпляр в окне просмотра не обновится автоматически.

Частые проблемы и их решение

Если печатная форма не формируется или выглядит неправильно, причина почти всегда в одном из типовых случаев. Проверяйте их последовательно.

Отдельный случай — исправленные и корректировочные счета-фактуры. Их печать выполняется так же, но форма содержит дополнительные строки «Исправление №…» или «Корректировка». Убедитесь, что печатаете актуальную версию документа, а не исходную.

Контрольные точки

Как проверить результат

Номер и дата на бумаге

Норма

Совпадают с данными документа в программе

Тревожный признак

Номер отличается — распечатан другой документ или черновик

Табличная часть

Норма

Все колонки видны, суммы совпадают с документом

Тревожный признак

Правые колонки обрезаны — неверная ориентация или масштаб

Реквизиты сторон

Норма

ИНН, КПП и адреса актуальны

Тревожный признак

Старые адреса — нужно обновить карточки контрагентов

Подписи

Норма

Указаны действующие ответственные лица

Тревожный признак

Подписант уволен — обновите ответственных лиц организации

FAQ

Можно ли распечатать счет-фактуру, если реализация еще не проведена?

Нет, корректная форма формируется только по проведенному документу-основанию. Проведите реализацию, при необходимости создайте счет-фактуру кнопкой «Создать на основании», а затем печатайте.

Почему в печатной форме пустые поля подписантов?

Данные руководителя и главного бухгалтера берутся из сведений об ответственных лицах организации. Откройте карточку организации, проверьте, что на дату документа указаны действующие лица, и перезаполните форму.

Как распечатать счет-фактуру в двух экземплярах сразу?

В диалоге печати укажите количество копий равное двум. Если принтер поддерживает разбор по копиям, включите соответствующую опцию, чтобы экземпляры не перемешались.

Чем печать счета-фактуры отличается от печати УПД?

УПД объединяет счет-фактуру и товарную накладную в одном документе. Если реализация оформлена как УПД, выбирайте соответствующую печатную форму — отдельный счет-фактура в этом случае обычно не требуется.

Кнопка «Печать» неактивна, что делать?

Проверьте, что документ записан и проведен. Если кнопка недоступна и после этого, вероятно, у вашей учетной записи нет нужных прав — обратитесь к администратору 1С для назначения роли.

Можно ли изменить внешний вид печатной формы?

Да, но это делается через изменение макета в конфигураторе или подключение внешней печатной формы. Такие доработки безопаснее поручить специалисту, предварительно сделав резервную копию базы.