Как распечатать РКО в 1С

Расходный кассовый ордер (форма КО-2) оформляет выдачу наличных денег из кассы организации: подотчёт сотруднику, выплату зарплаты, возврат покупателю, сдачу выручки инкассатору. В программах 1С печатная форма РКО встроена в типовые конфигурации, и распечатать документ можно буквально в два клика — но только если сам документ корректно заполнен и проведён.

Чаще всего пользователи сталкиваются с тремя ситуациями: кнопка печати есть, но форма выходит с пустыми полями; нужной печатной формы нет в списке; документ не проводится из-за ошибок в кассовых операциях. Ниже разобраны все шаги — от создания документа до вывода на принтер — для 1С:Бухгалтерии 8 и 1С:Управление торговлей, а также варианты действий, если типовая форма не подходит.

Что проверить в документе перед печатью

Печатная форма КО-2 формируется автоматически из данных документа, поэтому 90% проблем с печатью — это незаполненные реквизиты. Откройте расходный кассовый ордер и убедитесь, что заполнены: номер и дата документа, касса организации, сумма, счёт учёта (обычно 50.01), статья движения денежных средств, а также поля «Выдать» (ФИО получателя), «Основание» и «Приложение».

Поле «Выдать» критично: именно из него берётся строка получателя в печатной форме. Если выдать деньги нужно сотруднику, выберите физическое лицо или контрагента — программа подставит ФИО автоматически. Поле «Основание» — это содержание операции, например «выдача денежных средств под отчёт на хозяйственные нужды» или «выплата заработной платы по ведомости».

Документ должен быть проведён. Непроведённый документ печатается, но в ряде конфигураций программа выдаёт предупреждение, а бухгалтерская отчётность по кассе такой ордер не отражает. Если кнопка «Провести» выдаёт ошибку — сначала устраните её причину, иначе в кассовой книге ордер не появится.

Контрольные точки

Как проверить документ до печати

Поле «Выдать»

Норма

Указано ФИО получателя полностью

Тревожный признак

Поле пустое — в форме КО-2 строка получателя будет пустой

Статус документа

Норма

Документ проведён, пометка удаления отсутствует

Тревожный признак

Документ не проведён или помечен на удаление

Сумма

Норма

Сумма цифрами совпадает с фактической выдачей

Тревожный признак

Сумма не заполнена или отличается от первичных данных

Номер документа

Норма

Номер соответствует хронологии кассовых документов

Тревожный признак

Номер пропущен или нарушена последовательность

Как распечатать РКО в 1С:Бухгалтерии 8.3

В 1С:Бухгалтерии расходные кассовые ордера находятся в разделе «Банк и касса» — «Кассовые документы». Откройте журнал, найдите нужный документ по номеру или дате и откройте его двойным щелчком. Если ордера ещё нет, создайте его кнопкой «Создать» — «Расходный кассовый ордер», выберите вид операции (выдача подотчётному лицу, оплата поставщику, возврат покупателю и т.д.) и заполните реквизиты.

После проведения документа нажмите кнопку «Печать» в командной панели формы документа и выберите пункт «Расходный кассовый ордер (КО-2)». Программа сформирует табличный документ с унифицированной формой. Далее — стандартная кнопка печати (значок принтера или Ctrl+P), выбор принтера и вывод на бумагу.

1. 1
   Откройте раздел «Банк и касса» — «Кассовые документы»
2. 2
   Найдите или создайте документ «Расходный кассовый ордер»
3. 3
   Заполните сумму, получателя, основание и проведите документ
4. 4
   Нажмите «Печать» — «Расходный кассовый ордер (КО-2)»
5. 5
   Проверьте предварительный просмотр и отправьте на принтер

Печать нескольких ордеров из журнала

Если нужно распечатать сразу несколько РКО, не открывайте каждый по отдельности. В журнале «Кассовые документы» выделите нужные строки с зажатой клавишей Ctrl, затем нажмите «Печать» в командной панели журнала и выберите форму КО-2. Программа сформирует один табличный документ, где каждый ордер начинается с новой страницы.

Как распечатать РКО в 1С:Управление торговлей и 1С:Комплексная автоматизация

В 1С:Управление торговлей 11 расходный кассовый ордер называется «Расходный кассовый ордер» и находится в разделе «Казначейство» — «Кассовые ордера». Логика та же: откройте документ, проверьте реквизиты, проведите и нажмите «Печать» — «Расходный кассовый ордер». В этой конфигурации поле получателя может называться «Выдать» и заполняется строкой либо автоматически из карточки контрагента или сотрудника.

В 1С:Комплексной автоматизации и 1С:ERP документы выдачи наличных находятся в разделе «Казначейство». Обратите внимание: в этих конфигурациях есть заявки на расходование денежных средств, и ордер может создаваться на основании заявки. Печатная форма КО-2 доступна из самого ордера после его проведения.

Что делать, если печатной формы КО-2 нет или она не подходит

В типовых конфигурациях форма КО-2 присутствует всегда. Если в списке печатных форм её нет, наиболее вероятные причины: конфигурация доработана и форму отключили, у пользователя ограничены права, либо вы смотрите не тот документ (например, «Операция по платёжной карте» вместо кассового ордера). Проверьте права через профиль группы доступа и убедитесь, что документ именно кассовый.

Если типовая форма не устраивает — например, нужно добавить логотип, изменить подписи или выводить дополнительные реквизиты — есть два пути. Первый: подключить внешнюю печатную форму через раздел «Администрирование» — «Печатные формы, отчёты и обработки» — «Дополнительные отчёты и обработки». Второй: скопировать макет в конфигураторе и отредактировать его, но это требует снятия конфигурации с полной поддержки и навыков разработчика.

Способы изменить печатную форму

Внешняя печатная форма

Подходит, когда нужно изменить макет без доработки конфигурации; подключается пользователем с правами администратора и не мешает обновлениям

Доработка макета в конфигураторе

Подходит для глубокой кастомизации, но усложняет обновление конфигурации и требует участия программиста

Печать через Word/Excel

Временный вариант: данные переносятся вручную, высок риск ошибок в сумме прописью и реквизитах

Как настроить подписи и реквизиты организации

Подписи руководителя и главного бухгалтера в форме КО-2 подтягиваются из карточки организации. Откройте «Главное» — «Реквизиты организации» (в 1С:Бухгалтерии) и проверьте раздел с ответственными лицами: там должны быть указаны руководитель и главный бухгалтер с датами назначения. Если подписи в печатной форме пустые — почти всегда причина в незаполненных ответственных лицах на дату документа.

Сумма прописью формируется автоматически из числовой суммы документа. Если пропись выходит с ошибкой или на неправильном языке, проверьте настройки языка в параметрах учёта. Валюта документа должна быть рубли для стандартной формы КО-2; валютные операции оформляются отдельными формами.

Проверка результата после печати

После вывода на принтер сверьте бумажный ордер с данными на экране: номер, дата, сумма цифрами и прописью, ФИО получателя, основание, подписи. Получатель должен расписаться в ордере и указать данные документа, удостоверяющего личность, — эти строки в форме КО-2 заполняются от руки при выдаче денег.

Затем убедитесь, что документ отразился в учёте: сформируйте кассовую книгу за день документа («Банк и касса» — «Кассовая книга») и проверьте, что ордер присутствует в расходной части с правильной суммой. Если ордера в кассовой книге нет — документ не проведён, помечен на удаление или относится к другой кассе.

Ответы на частые вопросы

Можно ли распечатать РКО без проведения документа?

Технически да — кнопка печати доступна и для непроведённого документа. Но такой ордер не отражён в учёте и не попадёт в кассовую книгу, поэтому выдавать деньги по нему нельзя. Сначала проведите документ, затем печатайте.

Почему в печатной форме пустые подписи руководителя и главбуха?

Подписи берутся из ответственных лиц организации. Откройте карточку организации, проверьте, что руководитель и главный бухгалтер указаны и действуют на дату документа, затем перезаполните печатную форму.

Как напечатать РКО задним числом?

Создайте документ нужной датой, при необходимости вручную скорректируйте номер, чтобы сохранить хронологию кассовых документов. Учтите: если период закрыт и отчётность сдана, внесение документа задним числом изменит данные учёта — согласуйте это с бухгалтерией.

Нужна ли печать РКО, если кассовые документы ведутся электронно?

Организация вправе оформлять кассовые документы в электронном виде, если это закреплено в учётной политике и обеспечена возможность подписания и хранения. На практике многие продолжают печатать ордера на бумаге, так как получатель должен расписаться при выдаче наличных.

Форма КО-2 обязательна или можно использовать свою?

Унифицированная форма КО-2 не является обязательной — организация может разработать и утвердить собственный бланк, содержащий все обязательные реквизиты первичного документа. Свою форму в 1С подключают как внешнюю печатную форму или дорабатывают в конфигураторе.