Как распечатать РКО в 1С за месяц

Расходные кассовые ордера (РКО) оформляются в 1С документом «Расходный кассовый ордер» (в некоторых конфигурациях — «Выдача наличных» или «Расход из кассы»). Когда нужно распечатать все ордера за месяц — например, для подшивки в кассовую книгу или для проверки, — не обязательно открывать каждый документ по отдельности. В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия 3.0, Управление торговлей, Комплексная автоматизация) есть журнал кассовых документов с отбором по периоду и возможностью групповой печати.

Ниже описан рабочий порядок действий для 1С:Бухгалтерии 8.3 как наиболее распространённой конфигурации, а также варианты для других программ, способы печати по одному документу и решение типичных проблем — от пустого списка до отсутствия подписей на бланке.

Где в 1С находятся расходные кассовые ордера

В 1С:Бухгалтерии 8.3 РКО находятся в разделе «Банк и касса» → «Кассовые документы». Это общий журнал, в котором смешаны приходные и расходные ордера, а иногда и другие операции по кассе. Чтобы видеть только расходники, используйте отбор по виду документа.

В 1С:Управление торговлей 11 и Комплексной автоматизации путь похожий: «Казначейство» → «Кассовые ордера» или отдельный журнал «Расходные кассовые ордера». В старых конфигурациях (Управление торговлей 10.3, Бухгалтерия 2.0) журнал открывается через меню «Документы» → «Касса».

Если документы вводились не вручную, а формировались автоматически (например, из документов «Выдача зарплаты» или «Отчет о розничных продажах»), они всё равно попадут в этот же журнал и будут доступны для печати вместе с остальными.

Как отобрать РКО за нужный месяц

Откройте журнал «Кассовые документы» и настройте отбор. В типовой форме журнала есть быстрые отборы в шапке списка: поле «Вид документа» и период. Установите вид — «Расходный кассовый ордер», а период задайте кнопкой выбора дат или через «Ещё» → «Установить период».

Если быстрых отборов на форме нет, используйте универсальный механизм: «Ещё» → «Настроить список». Добавьте условия: «Вид документа = Расходный кассовый ордер» и «Дата в периоде с 01.ММ по 30/31.ММ». Такой способ работает в любой конфигурации на управляемых формах.

Проверьте, что в отбор попали все документы: сверьте количество строк в журнале с оборотом по счёту 50.01 в оборотно-сальдовой ведомости за тот же месяц. Если РКО в журнале меньше, чем выдач по кассе — часть операций могла быть оформлена другими видами документов.

1. 1
   Откройте Банк и касса → Кассовые документы
2. 2
   В отборе укажите вид документа «Расходный кассовый ордер»
3. 3
   Установите период — с первого по последнее число месяца
4. 4
   Убедитесь, что снят отбор по организации, если нужны все организации сразу
5. 5
   Сверьте число документов с данными кассовой книги или ОСВ по счёту 50

Массовая печать РКО за месяц

Когда список отобран, выделите все документы: кликните по любой строке и нажмите Ctrl+A (или выделите нужные строки с зажатой Ctrl/Shift). Затем нажмите кнопку «Печать» в командной панели журнала и выберите форму — обычно это «Расходный кассовый ордер (КО-2)».

1С сформирует один общий табличный документ, в котором ордера идут подряд, каждый с новой страницы. Дальше отправьте его на принтер стандартно: «Файл» → «Печать» или Ctrl+P. При большом количестве документов формирование может занять заметное время — не закрывайте окно до завершения.

Если кнопка «Печать» в журнале недоступна или предлагает только печать списка, откройте меню «Ещё» — в некоторых конфигурациях команды печати документов находятся там. Также проверьте, что выделены именно строки документов, а не шапка списка.

Печать отдельных ордеров и альтернативные способы

Если нужны не все документы, а несколько конкретных, выделите только их с зажатой клавишей Ctrl и выполните ту же команду печати. Для одного ордера проще открыть сам документ и нажать кнопку «Печать» в его форме.

Альтернатива — сохранить пакет в PDF вместо печати на бумагу. После формирования общего табличного документа выберите «Файл» → «Сохранить» и укажите формат PDF. Так удобно передать ордера в электронном виде или распечатать позже на другом рабочем месте.

В некоторых конфигурациях есть обработка «Групповая печать документов» (обычно в разделе «Администрирование» или «Сервис» либо подключается как внешняя). Она позволяет печатать документы разных видов по произвольному отбору — полезна, если вместе с РКО нужно вывести, например, ПКО за тот же месяц.

Способы печати РКО за месяц

Печать из журнала с отбором

Самый быстрый способ: отбор по виду и периоду, Ctrl+A, «Печать». Ограничение — печатаются все документы списка одной формой.

Печать через «Настроить список»

Подходит, когда нужны дополнительные условия: конкретная организация, касса, статья ДДС. Требует чуть больше действий.

Групповая печать (обработка)

Гибкий отбор и разные виды документов в одном пакете. Есть не во всех конфигурациях, иногда требует подключения внешней обработки.

Настройка печатной формы: подписи, номера, даты

На форме КО-2 должны быть заполнены руководитель, главный бухгалтер и кассир. Эти данные 1С подставляет из сведений об организации и настроек ответственных лиц. Если поля пустые, проверьте: «Главное» → «Организации» → «Подписи» (или «Ответственные лица») — там должны быть указаны ФИО и должности на дату документа.

Нумерация ордеров формируется автоматически и сквозная в течение года. Если после переноса данных или ручного изменения номеров появились дубли или разрывы, восстановите нумерацию перед печатью за месяц — иначе в кассовой книге будут расхождения. Не редактируйте номера вручную без необходимости.

Основание и приложение на бланке берутся из полей документа: «Основание», «Приложение», «Выдать», «Получено». Перед массовой печатью выборочно откройте несколько ордеров и убедитесь, что эти поля заполнены — исправлять уже распечатанный пакет из десятков документов заметно дольше.

Проверка результата и типичные ошибки

После печати сверьте пакет с журналом: число бланков должно совпадать с числом выделенных документов, номера — идти по порядку, на каждом листе должны присутствовать сумма прописью, получатель и подписи. Подпишите ордера у ответственных лиц до подшивки в кассовую книгу.

Наиболее частые проблемы при массовой печати РКО:

Если печатная форма в вашей конфигурации изменена доработкой, учтите: обновления 1С могут затрагивать макеты. После обновления программы сделайте контрольную печать одного ордера и проверьте, что форма не «поехала» и все поля выводятся корректно.

Частые вопросы

Можно ли распечатать РКО за месяц по нескольким организациям сразу?

Да, если в базе ведётся учёт по нескольким организациям. Снимите отбор по организации в журнале (или установите нужные через «Настроить список»), отберите по виду документа и периоду — печать сформируется по всем организациям одним пакетом. Учтите, что нумерация ордеров у каждой организации своя, и подшивать бланки нужно раздельно.

Почему в журнале нет части РКО за месяц?

Основные причины: действует скрытый отбор (проверьте «Ещё» → «Настроить список»), документы введены другим видом — например, «Выдача наличных» в УТ 11, — либо операции оформлены не кассовыми документами вовсе. Сверьтесь с оборотами по счёту 50: по каждой выдаче из кассы должен существовать документ.

Как распечатать РКО вместе с приходными ордерами за месяц?

Уберите отбор по виду документа, оставив только период, — в списке будут и ПКО, и РКО. Выделите все строки и нажмите «Печать»: программа сгруппирует документы и предложит формы для каждого вида. Если конфигурация не поддерживает смешанную печать, выводите приходники и расходники двумя отдельными пакетами.

Что делать, если кнопка «Печать» неактивна?

Проверьте, что выделена хотя бы одна строка списка, а не поле отбора. Если кнопка недоступна и при выделении — возможно, у пользователя нет прав на печать документов либо форма журнала доработана. Попробуйте открыть сам документ и напечатать из него; при повторяющейся проблеме обратитесь к администратору 1С для проверки ролей и прав.

Можно ли сформировать РКО за месяц в PDF одним файлом?

Да. После массовой печати общий табличный документ сохраните через «Файл» → «Сохранить» в формат PDF — все ордера окажутся в одном файле, каждый на отдельной странице. Это удобно для архива или отправки, но помните: электронная копия не заменяет подписанный бумажный оригинал, если организация ведёт кассу на бумаге.

Нужно ли печатать РКО, если касса ведётся в электронном виде?

Это зависит от учётной политики организации. Если применяется электронный документооборот с квалифицированными подписями и это закреплено в учётной политике, бумажная печать может не требоваться. Во всех остальных случаях РКО распечатывают, подписывают и подшивают к кассовой книге — уточните порядок у главного бухгалтера.