Документы и Печать · 9 мин
Как распечатать реестр поступлений в 1С
Как сформировать и распечатать реестр документов поступления в 1С: настройка отбора по периоду, вывод печатной формы, типичные ошибки и проверка результата.
Реестр поступлений — это сводный список документов «Поступление товаров и услуг» (или аналогичных) за выбранный период. Он нужен для сверки с поставщиками, передачи в архив, подготовки к проверке и контроля первичных документов. В 1С реестр можно вывести несколькими способами: через универсальный отчёт «Реестр документов», через печать списка документов из журнала или через оборотно-сальдовую ведомость по расчётам.
Конкретный путь зависит от конфигурации (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, ERP) и от того, какой именно реестр нужен: простой список документов с номерами и суммами или расширенная форма с реквизитами контрагентов. Ниже разобраны основные варианты с точными действиями для типовых конфигураций.
Какой реестр вам нужен: определяем задачу
Под словом «реестр» пользователи обычно понимают три разные вещи. Первая — простой список документов поступления за период с датами, номерами, контрагентами и суммами. Вторая — реестр для передачи документов (например, в бухгалтерию обособленного подразделения или аудитору) с подписями и количеством листов. Третья — аналитическая выборка по счетам учёта, например все поступления по счёту 60 с расшифровкой.
Для первой и второй задачи подходит штатный отчёт «Реестр документов» или печать списка из журнала. Для третьей лучше использовать «Анализ счёта» или универсальный отчёт. Определите цель до начала работы — это сэкономит время на настройке.
Как выбрать способ
Печать реестра через отчёт «Реестр документов»
Это основной способ в «1С:Бухгалтерии 8». Откройте раздел «Отчёты» и найдите пункт «Реестр документов» (в некоторых конфигурациях он находится в разделе «Покупки» или «Продажи» в зависимости от вида документов). В настройках укажите вид документа — «Поступление (акты, накладные, УПД)» — и задайте период.
Нажмите «Сформировать». Программа выведет табличный документ с колонками: дата, номер, контрагент, сумма, вид операции, комментарий. Далее используйте стандартную кнопку печати (иконка принтера или Ctrl+P), выберите принтер и при необходимости ориентацию листа. Если колонок много и они не помещаются по ширине, переключите ориентацию на альбомную или уменьшите масштаб в настройках печати.
Отчёт можно гибко настраивать: через кнопку «Настройки» добавьте отбор по конкретному поставщику, организации или договору. Это удобно, когда реестр нужен только по одному контрагенту для сверки.
- 1Откройте Отчёты → Реестр документов
- 2Выберите вид документа «Поступление (акты, накладные)»
- 3Задайте период и при необходимости отбор по контрагенту
- 4Нажмите «Сформировать» и проверьте итоговую сумму
- 5Нажмите Ctrl+P, выберите принтер и распечатайте
Печать списка прямо из журнала документов
Если отчёт «Реестр документов» недоступен или нужен нестандартный состав колонок, откройте журнал: «Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД)». Установите отбор по периоду через стандартную панель периода вверху списка. При необходимости добавьте отбор по контрагенту через «Ещё → Настроить список».
Затем нажмите «Ещё → Вывести список». В появившемся окне отметьте галочками колонки, которые должны попасть на печать (дата, номер, контрагент, сумма, склад), и нажмите «ОК». Программа сформирует табличный документ, который останется распечатать обычным способом.
Этот метод удобен тем, что в реестр попадут только те документы, которые вы видите в журнале после всех отборов. Если нужно исключить помеченные на удаление документы, убедитесь, что в настройках списка скрыты помеченные элементы.
Настройка отборов и состава данных
Качество реестра определяется правильными отборами. Минимальный набор — период и вид документа. Дополнительно полезно отфильтровать по организации (если в базе их несколько), по контрагенту или группе поставщиков, по складу или подразделению.
При работе с отчётом «Реестр документов» отборы добавляются через кнопку «Настройки» на закладке «Отбор». При выводе списка из журнала — через «Настроить список». Учтите: отбор по непроведённым документам в реестре обычно не нужен, поэтому проверьте, что в список не попали черновики и помеченные на удаление объекты.
Как проверить результат
Совпадает с суммой по отбору в журнале документов
Сумма меньше — часть документов отсеяна отбором или не проведена
Равно числу проведённых документов за период
Есть дубли или пропуски номеров
Есть дата, номер, контрагент, сумма
Отсутствуют ключевые реквизиты — нужно перенастроить вывод
Реестр в «1С:Управление торговлей» и ERP
В «1С:Управление торговлей 11» и ERP-конфигурациях логика похожа, но расположение команд отличается. Откройте раздел «Закупки» → «Документы закупки (все)» или «Отчёты по закупкам». Для печати реестра используйте команду вывода списка через меню «Ещё» в журнале документов либо типовой отчёт по документам закупки, если он доступен в вашей роли.
В этих конфигурациях у пользователя должны быть права на просмотр документов и вывод списков. Если кнопка «Вывести список» неактивна или отсутствует, обратитесь к администратору — вероятно, ограничены права в рамках профиля доступа.
Типичные ошибки при печати реестра
Чаще всего проблемы связаны не с печатью, а с составом данных. Реестр формируется за неверный период, в него попадают непроведённые документы, или, наоборот, из него выпадают документы из-за лишнего отбора, оставшегося от прошлой работы. Перед печатью всегда сбрасывайте настройки отчёта к стандартным, если сомневаетесь в их чистоте.
Вторая группа ошибок — техническая: реестр не помещается по ширине листа, печатается с обрезанными колонками или мелким шрифтом. Решается настройкой ориентации, масштаба и полей в диалоге печати либо сокращением состава колонок.
Сохранение и выгрузка реестра вместо печати
Не всегда реестр нужен именно на бумаге. Сформированный табличный документ можно сохранить в PDF или Excel через «Файл → Сохранить как». PDF удобен для отправки контрагенту или аудитору, Excel — для дальнейшей обработки и сверки формулами.
Если реестр формируется регулярно (например, ежемесячно для архива), сохраните настройки отчёта как вариант: в отчёте «Реестр документов» нажмите «Ещё → Сохранить вариант отчёта». В следующий раз достаточно будет открыть сохранённый вариант и поменять только период.
Перед отправкой реестра в архив или аудитору сверьте его итог с обороткой по счёту 60.01 за тот же период: сумма поступлений по реестру и оборот по кредиту 60.01 в части приобретений должны быть сопоставимы. Расхождение — повод искать непроведённые или продажные документы, попавшие в выборку.
Часто задаваемые вопросы
Почему в реестр не попадают некоторые документы поступления?
Наиболее вероятные причины: документ не проведён, помечен на удаление, не подходит под установленные отборы (контрагент, организация, склад) или создан другим видом документа — например, «Поступление услуг» или «Поступление доп. расходов» вместо «Поступление товаров». Проверьте журнал за период без отборов и сравните состав видов документов.
Как распечатать реестр поступлений только по одному поставщику?
В отчёте «Реестр документов» откройте «Настройки», на закладке «Отбор» добавьте условие «Контрагент равно» и выберите нужного поставщика. В журнале документов аналогичный отбор задаётся через «Ещё → Настроить список» перед выводом списка на печать.
Можно ли добавить в реестр колонку с номером входящего документа?
В типовом отчёте «Реестр документов» состав колонок ограничен настройками варианта отчёта. Если нужной колонки нет, используйте вывод списка из журнала — туда можно добавить колонки «Номер входящего документа» и «Дата входящего документа» через настройку списка. В расширенных случаях потребуется доработка отчёта программистом.
Реестр печатается на нескольких листах с обрезанными колонками. Что делать?
Перед печатью откройте предварительный просмотр и проверьте разбиение. Установите альбомную ориентацию, уменьшите масштаб до 70–80% или включите режим «Вписать в ширину страницы» в параметрах печати табличного документа. Также можно сократить число выводимых колонок до действительно необходимых.
Чем реестр документов отличается от оборотно-сальдовой ведомости по счёту 60?
Реестр документов — это список первичных документов с их реквизитами. ОСВ по 60 счёту показывает сальдо и обороты по контрагентам в разрезе бухгалтерского учёта, включая оплаты и авансы. Для подтверждения состава поступлений используют реестр, для сверки взаиморасчётов — ОСВ и акт сверки.
Нужно ли подписывать распечатанный реестр?
Если реестр используется как сопроводительная опись при передаче документов (в архив, аудитору, в другое подразделение), его обычно подписывает ответственное лицо с указанием даты и количества листов. Для внутренней сверки подпись, как правило, не требуется — требования определяются локальным порядком документооборота организации.
Что важно запомнить
Основной способ — отчёт «Реестр документов» с отбором по виду документа и периоду; альтернатива — вывод списка из журнала через «Ещё → Вывести список». Перед печатью проверьте отборы, состав колонок и итоговую сумму, а для регулярной работы сохраните вариант отчёта.