Как распечатать реестр больничных листов в 1С:ЗУП

Реестр больничных листов в 1С:ЗУП нужен в двух ситуациях: для внутреннего контроля начисленных пособий и для передачи сведений в СФР (Социальный фонд России) при проектной системе прямых выплат. В обоих случаях программа уже содержит готовые инструменты — отдельно «рисовать» реестр не требуется, достаточно знать, где он формируется и как его вывести на печать.

Путь к реестру зависит от цели. Если нужен сводный список всех листков нетрудоспособности за период, используют отчёт в разделе кадровых или расчётных отчётов. Если формируется реестр для отправки в фонд по проактивным выплатам, документ создаётся в обмене с СФР, и печать выполняется прямо из него. Ниже разобраны оба сценария с точными действиями.

Где в 1С:ЗУП находится реестр больничных листов

В типовой конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом реестр больничных доступен в нескольких местах, и это часто путает пользователей. Основной вариант — раздел «Отчеты, справки» на панели разделов. Там находится группа отчётов по пособиям, включая анализ и реестры листков нетрудоспособности.

Второй вариант — раздел «Зарплата» или «Все отчеты», где через поиск по слову «больничн» быстро находятся нужные формы. Третий путь — обмен с СФР: документы «Реестр сведений, необходимых для назначения и выплаты пособий» создаются в разделе «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность» или через сервис прямого обмена с фондом, если он подключён.

Как сформировать реестр через отчёт по пособиям

Это самый быстрый способ получить печатный реестр для внутренних нужд: проверки расчётов, ответа на запрос руководства или сверки с фондом. Отчёт строится по данным уже проведённых документов «Больничный лист».

1. 1
   Откройте раздел «Отчеты, справки» и найдите отчёт по реестру или анализу больничных листов (воспользуйтесь строкой поиска).
2. 2
   Укажите период формирования — даты начала и окончания, за которые нужны листки нетрудоспособности.
3. 3
   При необходимости добавьте отбор по организации, подразделению или сотруднику через кнопку «Настройки».
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и дождитесь построения табличного документа.
5. 5
   Проверьте состав строк: фамилии сотрудников, номера ЭЛН, периоды нетрудоспособности, суммы пособия.
6. 6
   Нажмите «Печать» или сочетание Ctrl+P, выберите принтер и отправьте документ на печать.

Если реестр нужен в электронном виде, вместо печати используйте «Файл → Сохранить как» и выберите формат PDF или Excel. Это удобно для отправки по почте или прикрепления к служебной записке.

Как распечатать реестр для СФР (прямые выплаты)

При проактивном механизме выплат работодатель передаёт в Социальный фонд сведения для назначения пособия. Реестр таких сведений формируется как отдельный документ, и из него же выполняется печать — например, для архива или внутренней отчётности.

Откройте раздел «Отчетность, справки» и перейдите в обмен с СФР (название пункта зависит от версии: «Соцстрах», «Обмен с СФР» или «1С-Отчетность»). Создайте документ реестра, программа подтянет данные из проведённых больничных листов за выбранный период. После заполнения и проверки нажмите кнопку печати в командной панели документа — будет сформирована печатная форма реестра.

Настройка отборов и состава колонок

Стандартная настройка отчёта показывает все больничные по всем сотрудникам. Чтобы сузить выборку, откройте «Настройки» и добавьте отборы: по организации (если в базе их несколько), по подразделению, по виду пособия или по конкретному сотруднику. Отбор по периоду задаётся в шапке отчёта отдельно.

Состав колонок тоже меняется в настройках: можно убрать лишние поля (например, детализацию по дням) или добавить номер ЭЛН, стаж, процент оплаты. Сохранённый вариант настройки доступен через «Сохранить вариант» — в следующий раз реестр сформируется в один клик.

Перед печатью большого реестра включите предварительный просмотр и проверьте ориентацию листа. Широкие реестры с суммами и реквизитами ЭЛН читаются лучше в альбомной ориентации и с масштабом «по ширине страницы» — иначе часть колонок уйдёт на отдельные листы.

Проверка данных перед печатью

Печатный реестр — это отражение учётных данных, поэтому ошибки в нём всегда восходят к исходным документам. Перед выводом на принтер сверьте ключевые показатели: количество строк должно совпадать с числом проведённых больничных за период, а итоговая сумма пособий — с данными расчётных ведомостей.

Контрольные точки

Как проверить результат

Количество строк реестра

Норма

Совпадает с числом проведённых документов «Больничный лист» за период

Тревожный признак

Строк меньше — часть документов не проведена или не попала в период

Номера ЭЛН

Норма

У каждого электронного листка заполнен номер

Тревожный признак

Пустые номера — сведения из СФР не загружены, листок оформлен вручную

Суммы пособия

Норма

Итог сходится с начислениями в расчётных документах

Тревожный признак

Расхождения — есть нерассчитанные или сторнированные больничные

Типичные ошибки и ограничения

Чаще всего реестр «не собирается» из-за простых причин: неверно задан период, документы больничных сохранены, но не проведены, либо у пользователя нет прав на раздел отчётов по пособиям. Проверка этих трёх условий решает большинство проблем без обращения к администратору.

Отдельное ограничение касается старых релизов: если организация перешла на проактивные выплаты, а конфигурация давно не обновлялась, актуальные формы реестров для СФР могут отсутствовать. В этом случае сначала обновите конфигурацию или сформируйте реестр через личный кабинет на портале фонда.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Нужен список больничных для внутренней проверки или руководстваИспользуйте отчёт в разделе «Отчеты, справки» и печатайте табличный документ

Нужен реестр для передачи сведений в СФРСоздайте документ реестра в обмене с фондом и печатайте из его формы

Отчёт пустой при наличии больничныхПроверьте период, проведение документов и права пользователя

Нужен файл для отправки, а не бумагаСохраните сформированный отчёт в PDF или Excel через меню «Файл»

Частые вопросы

Почему в реестр не попал больничный лист сотрудника?

Наиболее вероятные причины: документ не проведён, его дата не входит в заданный период отчёта или листок относится к другой организации в базе. Откройте журнал больничных, проверьте статус документа и даты, затем сформируйте реестр повторно.

Можно ли распечатать реестр только по одному подразделению?

Да. В настройках отчёта добавьте отбор по полю «Подразделение» и укажите нужное значение. Вариант настройки можно сохранить, чтобы не задавать отбор каждый раз.

Чем отличается внутренний реестр от реестра для СФР?

Внутренний — это аналитический отчёт по начисленным пособиям, он нужен для контроля и не имеет строгой формы. Реестр для СФР — регламентированный документ обмена с фондом, его состав и формат определяются требованиями фонда, и печатная форма формируется из самого документа.

Как сохранить реестр в PDF вместо печати?

После формирования отчёта откройте меню «Файл» → «Сохранить как» и выберите формат PDF. Либо в диалоге печати укажите виртуальный PDF-принтер, если он установлен в системе.

Нет кнопки отчёта по больничным в меню — что делать?

Проверьте права пользователя: доступ к отчётам по пособиям есть у ролей расчётчика и кадровика-расчётчика. Если права в порядке, откройте «Все отчеты» через главное меню и найдите форму поиском по слову «больничн». Отсутствие отчёта и там указывает на устаревший релиз конфигурации.