Как распечатать расходный кассовый ордер в 1С

Расходный кассовый ордер (форма КО-2) оформляет выдачу наличных денег из кассы организации: подотчёт сотруднику, выплату зарплаты, возврат покупателю, оплату поставщику. В 1С:Бухгалтерии 8.3 документ называется «Выдача наличных», а печатная форма формируется из него одной кнопкой — при условии, что документ заполнен корректно.

Главная сложность обычно не в самой печати, а в том, что на бумагу не попадают нужные реквизиты: пустое поле «Основание», не тот руководитель в подписи, неверный номер ордера. Всё это решается настройкой документа и данных организации до нажатия кнопки «Печать».

Ниже разобран полный цикл: где найти документ, как его заполнить, как вывести ордер на печать, что проверить на готовом бланке и как исправить типовые проблемы. Инструкция ориентирована на 1С:Бухгалтерию 8.3 (ред. 3.0), но логика аналогична в «Управлении торговлей» и «Комплексной автоматизации».

Где в 1С находится расходный кассовый ордер

В 1С:Бухгалтерии 8.3 печатная форма КО-2 привязана к документу «Выдача наличных». Путь к нему: раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы». В открывшемся журнале отображаются и приходные, и расходные ордера; нужный документ можно найти по номеру, дате или контрагенту через поиск.

Если документ ещё не создан, нажмите «Создать» → «Выдача наличных». Программа предложит выбрать вид операции: выдача подотчётному лицу, оплата поставщику, возврат покупателю, выдача зарплаты и другие. От вида операции зависит набор полей и то, какие данные попадут в строки «Основание» и «Приложение» печатной формы.

В конфигурациях «Управление торговлей 11» и «Комплексная автоматизация 2» документ называется «Расходный кассовый ордер» и находится в разделе «Казначейство» → «Кассовые ордера». Печатная форма вызывается из карточки документа аналогично — через кнопку «Печать».

Как заполнить документ «Выдача наличных»

Качество печатной формы полностью определяется заполнением документа. Обязательные поля: организация, вид операции, сумма, счёт учёта (обычно 50.01) и получатель. Поле «Получатель» — это именно та строка, которая на бумаге появится после слова «Выдать»: для физлица укажите ФИО в дательном падеже, для организации — полное наименование.

Поле «Основание» (или «Документ-основание», в зависимости от вида операции) заполните содержательно: «выдача под отчёт на командировочные расходы», «возврат денежных средств покупателю по чеку №…» и т.п. Если оставить его пустым, на печатной форме строка «Основание» останется незаполненной — при проверке кассовой дисциплины это замечание.

После заполнения нажмите «Провести». Непроведённый документ программа тоже позволит распечатать, но номер ордера может быть не окончательным, а в учёте сумма не отразится. Дата документа должна совпадать с фактической датой выдачи денег — именно она встанет на бланк.

Как вывести ордер на печать

Откройте проведённый документ «Выдача наличных». На командной панели формы нажмите кнопку «Печать» и выберите пункт «Расходный кассовый ордер». Программа сформирует предварительный просмотр печатной формы КО-2.

В окне предпросмотра проверьте содержимое, затем нажмите «Печать» (иконка принтера) либо используйте «Файл» → «Печать». Если ордеров несколько, можно выделить нужные строки в журнале «Кассовые документы» и распечатать их пакетно через кнопку «Печать» над списком.

При необходимости форму можно сохранить в PDF или отправить по электронной почте прямо из окна предпросмотра — это удобно, если подписанты работают удалённо, но помните: оригинал с «живыми» подписями всё равно нужен для кассовой книги.

1. 1
   Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы»
2. 2
   Создайте «Выдача наличных» или найдите существующий документ
3. 3
   Выберите вид операции и заполните получателя, сумму, основание
4. 4
   Проведите документ
5. 5
   Нажмите «Печать» → «Расходный кассовый ордер»
6. 6
   Проверьте предпросмотр и отправьте на принтер

Что проверить на распечатанном бланке

На готовом бланке сверьте ключевые реквизиты: номер и дату ордера, наименование организации, сумму цифрами и прописью, строку «Выдать», основание и подписи руководителя с главным бухгалтером. Сумма прописью формируется автоматически — если она отсутствует или неверна, проверьте, заполнена ли сумма в документе и нет ли ошибок в настройках.

ФИО руководителя и главного бухгалтера программа берёт из карточки организации (раздел «Главное» → «Реквизиты организации» → «Подписи» или «Ответственные лица»). Если на печати пусто или указан прежний сотрудник — исправьте данные там, затем переформируйте печатную форму.

Отдельно проверьте нумерацию: номера РКО должны идти последовательно в пределах года (или иного принятого периода). Если документ создавали задним числом, номер может нарушить хронологию — в этом случае документ лучше перепровести с корректной датой до печати.

Контрольные точки

Как проверить результат

Номер и дата ордера

Норма

Совпадают с документом, нумерация последовательна

Тревожный признак

Пропуски или дубли номеров, дата не совпадает с датой выдачи

Сумма прописью

Норма

Присутствует и совпадает с цифровой суммой

Тревожный признак

Строка пустая или сумма отличается

Подписи ответственных лиц

Норма

Актуальные руководитель и главбух

Тревожный признак

Пустые поля или уволенный сотрудник

Строка «Выдать»

Норма

ФИО получателя в дательном падеже или полное имя организации

Тревожный признак

Пусто, сокращение, неверный падеж

Если печатная форма не подходит: настройка и альтернативы

Стандартная форма КО-2 в 1С соответствует унифицированному образцу, но организация вправе использовать собственную форму первичного документа. Если нужно изменить бланк (добавить поля, логотип, изменить подписи), используйте механизм внешних печатных форм: «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Дополнительные отчеты и обработки». Туда подключается внешняя печатная форма, разработанная под ваши требования.

Простые правки — например, смена подписанта или добавление должности — часто решаются без доработок: через настройку ответственных лиц организации или редактирование макета, если у пользователя есть права и включён режим изменения печатных форм (доступность зависит от настроек конфигурации).

Сравнение вариантов

Типовая форма КО-2

Подходит большинству организаций, не требует настройки; ограничение — нельзя изменить состав полей без доработки

Внешняя печатная форма

Позволяет любой макет под требования компании; требует разработки и подключения через дополнительные отчёты и обработки

Печать из журнала списком

Быстро для пакета ордеров за день; нет предпросмотра каждого бланка по отдельности до печати

Типичные ошибки при печати РКО

Чаще всего проблемы возникают не с принтером, а с данными. Пустые подписи на бланке означают, что в карточке организации не указаны ответственные лица на дату документа. Неверный получатель — следствие заполнения поля «Выдать» по привычке, без проверки падежа и полноты ФИО.

Отдельная группа ошибок — печать непроведённого документа или документа, который потом изменили: бумажный ордер расходится с данными учёта. Правило простое: сначала окончательная проверка и проведение, потом печать, и при любом изменении документа — перепечатка бланка.

Частые вопросы

Можно ли распечатать РКО без проведения документа?

Технически да — кнопка «Печать» доступна и для записанного документа. Но делать это не рекомендуется: номер ордера может измениться при проведении, а сумма не попадёт в кассовую книгу. Печатайте только после проведения.

Почему на бланке пустые подписи руководителя и главбуха?

Данные берутся из карточки организации: «Главное» → «Реквизиты организации» → раздел подписей или ответственных лиц. Убедитесь, что лица указаны и действуют на дату документа, затем переформируйте печатную форму.

Как распечатать сразу несколько ордеров за день?

В журнале «Кассовые документы» выделите нужные строки (с клавишей Ctrl или Shift) и нажмите «Печать» над списком. Программа сформирует пакет печатных форм для всех выбранных документов.

Что делать, если ошибся в сумме уже распечатанного ордера?

Исправлять бланк вручную нельзя. Исправьте сумму в документе 1С, перепроведите его и распечатайте ордер заново. Испорченный бланк уничтожается, при необходимости с соответствующей отметкой.

Обязательно ли использовать именно форму КО-2?

Нет, унифицированные формы кассовых документов не обязательны — организация может утвердить собственную форму, содержащую обязательные реквизиты первичного документа. В 1С такую форму подключают как внешнюю печатную.

Можно ли сохранить ордер в PDF вместо печати?

Да, в окне предпросмотра есть команда сохранения в файл, включая PDF. Это удобно для согласования, но для кассовой отчётности нужен бумажный оригинал с подписями.