Как распечатать расходный кассовый ордер в 1С 8.3

Расходный кассовый ордер (форма КО-2) — документ, которым оформляется выдача наличных денег из кассы организации. В 1С 8.3 он создаётся на основании документа «Выдача денежных документов» или «Расходный кассовый ордер» в разделе кассовых операций, а печатная форма формируется автоматически по данным проведённого документа.

Ошибки при печати РКО встречаются часто: не заполнены поля «Основание» и «Приложение», не указан руководитель или главный бухгалтер в подписях, ордер распечатывается из непроведённого документа. Всё это делает форму юридически недействительной при проверке кассовой дисциплины.

Ниже разобран порядок печати РКО в типовых конфигурациях 1С:Бухгалтерия 8.3 и 1С:Управление торговлей / Комплексная автоматизация, настройка печатной формы, типичные проблемы и способы их решения.

Где находится расходный кассовый ордер в 1С 8.3

В 1С:Бухгалтерии 8.3 кассовые документы находятся в разделе «Банк и касса» → «Кассовые документы». В открывшемся журнале отображаются и приходные, и расходные ордера. Чтобы быстро найти нужный документ, используйте отбор по виду операции или по номеру документа.

В 1С:Управление торговлей 11 и Комплексной автоматизации путь немного другой: «Казначейство» → «Кассовые ордера» или «Расходные кассовые ордера». Документ называется «Расходный кассовый ордер» и имеет несколько видов операций: оплата поставщику, выдача подотчётному лицу, возврат покупателю, выдача займа и другие.

Если документ ещё не создан, его нужно сначала оформить: нажмите «Создать», выберите вид операции, заполните сумму, получателя и основание, затем проведите документ. Печатать непроведённый документ технически возможно, но такой ордер не имеет номера в кассовой книге и не отражён в учёте.

Пошаговая печать РКО из журнала документов

Самый быстрый способ — распечатать ордер прямо из списка кассовых документов, не открывая сам документ. Это удобно, когда нужно вывести на печать сразу несколько ордеров за день.

Порядок действий в 1С:Бухгалтерии 8.3:

1. 1
   Откройте раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы».
2. 2
   Найдите нужный расходный ордер в списке и выделите его.
3. 3
   Нажмите кнопку «Печать» на панели команд и выберите «Расходный кассовый ордер (КО-2)».
4. 4
   В окне предварительного просмотра проверьте данные и нажмите «Печать» или сохраните в PDF.

Для пакетной печати выделите несколько документов, удерживая клавишу Ctrl, и выполните те же действия — программа сформирует печатные формы для каждого выбранного ордера в одном окне предварительного просмотра.

Печать из карточки документа

Если нужно сначала проверить содержимое, откройте документ двойным щелчком. В верхней части формы находится кнопка с изображением принтера или выпадающее меню «Печать». Нажмите её и выберите пункт «Расходный кассовый ордер».

Перед печатью откроется форма предварительного просмотра. Здесь можно изменить ориентацию страницы, масштаб, выбрать принтер и количество копий. Кнопка с дискетой или пункт «Сохранить» позволяет выгрузить ордер в PDF или Excel — это удобно для отправки документа по электронной почте или архивирования.

Обратите внимание: если в меню «Печать» нет нужной формы, значит, для данного вида операции предусмотрен другой макет либо печатная форма была переопределена внешней обработкой. Проверьте подменю «Печать» полностью — иногда форма КО-2 находится в разделе дополнительных печатных форм.

Что проверить в документе перед печатью

Печатная форма КО-2 заполняется автоматически из реквизитов документа и справочников. Если какие-то данные не заполнены в 1С, на бумаге останутся пустые строки, а это нарушение оформления кассового документа.

Обязательно проверьте следующие поля:

• «Выдать» — ФИО получателя в дательном падеже. В бухгалтерии заполняется вручную или подтягивается из карточки физического лица;
• «Основание» — содержание операции, например «выдача под отчёт на хозяйственные нужды» или «оплата поставщику по договору №…»;
• «Приложение» — реквизиты прилагаемых документов (счёт, накладная, заявление);
• Руководитель и главный бухгалтер — берутся из данных организации и регистра «Ответственные лица». Если подписи пустые, проверьте заполнение этого регистра;
• Паспортные данные получателя — строка «По документу» в форме КО-2. В типовой бухгалтерии заполняется из карточки физлица, если они там указаны.

Настройка подписей и реквизитов организации

Частая ситуация: ордер печатается без фамилий руководителя и главного бухгалтера. Причина — не заполнен регистр ответственных лиц. В 1С:Бухгалтерии 8.3 откройте карточку организации («Главное» → «Реквизиты организации» или «Организации»), перейдите по ссылке «Ответственные лица» и укажите руководителя и главного бухгалтера с датой назначения.

Программа подставляет в печатную форму ответственных лиц, действующих на дату документа. Если ордер оформлен задним числом, а назначение руководителя заведено более поздней датой, подписи не появятся — проверьте даты в регистре.

Кассир в форме КО-2 обычно подписывается вручную, но в некоторых конфигурациях его ФИО подставляется из настроек пользователя или ответственного за кассу. Если строка кассира должна быть заполнена автоматически, уточните это в настройках учётной политики или у администратора системы.

Типичные ошибки при печати РКО и их решение

Если печатная форма открывается пустой или с ошибкой «Поле объекта не обнаружено», скорее всего, используется внешняя печатная форма, несовместимая с текущим релизом конфигурации. Временное решение — печатать штатной формой, а внешнюю обработку передать разработчику на адаптацию.

Ещё одна ситуация — ордер печатается, но обрезается по краям листа. Причина в настройках принтера или полей страницы. В окне предварительного просмотра откройте «Параметры страницы» и уменьшите поля или включите масштабирование «По ширине страницы».

Как проверить результат после печати

Контрольные точки

Как проверить результат

Номер и дата ордера

Норма

Совпадают с документом в 1С и хронологией кассовых операций

Тревожный признак

Номер пропущен или дублируется

Подписи

Норма

Указаны руководитель, главный бухгалтер, есть место для подписи кассира и получателя

Тревожный признак

Пустые строки подписей

Сумма

Норма

Цифрами и прописью совпадает с суммой документа

Тревожный признак

Расхождение или пустая строка прописью

Основание и получатель

Норма

Поля «Выдать» и «Основание» заполнены

Тревожный признак

Пустые строки на распечатке

После печати сверьте ордер с кассовой книгой: документ должен отражаться в отчёте кассира за соответствующий день. В 1С:Бухгалтерии это проверяется через «Банк и касса» → «Кассовая книга». Если ордер есть в книге и на бумаге — оформление завершено корректно.

Частые вопросы о печати РКО в 1С 8.3

Можно ли распечатать РКО за прошлый период?

Да. Найдите документ в журнале кассовых документов, установив отбор по периоду, и распечатайте его обычным способом. Учтите, что подписи ответственных лиц подставятся те, что действовали на дату документа, — при необходимости проверьте историю регистра «Ответственные лица».

Почему в меню «Печать» нет формы КО-2?

Возможные причины: документ не проведён, для выбранного вида операции предусмотрен другой макет, либо печатная форма вынесена в дополнительные печатные формы. Также проверьте права пользователя — при ограниченных правах часть команд печати может быть недоступна.

Как сохранить РКО в PDF?

В окне предварительного просмотра нажмите кнопку сохранения (значок дискеты) и выберите формат PDF. Либо в диалоге печати выберите виртуальный принтер «Microsoft Print to PDF» или аналогичный. Файл можно отправить по почте или приложить к электронному архиву.

Можно ли изменить макет печатной формы КО-2?

Штатными средствами пользователя макет не редактируется. Изменения делаются через конфигуратор (для нетиповых доработок) или подключением внешней печатной формы в разделе «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки». Разработку внешней формы лучше поручить специалисту по 1С.

Обязательно ли печатать РКО на бумаге?

Кассовые документы могут оформляться в электронном виде с использованием электронных подписей, если это предусмотрено учётной политикой и обеспечено хранение документов. На практике многие организации продолжают печатать ордера на бумаге, так как получатель должен расписаться в получении денег.

Что делать, если сумма прописью не выводится?

Проверьте, что сумма документа заполнена и документ проведён. Если проблема сохраняется, убедитесь, что печать выполняется штатной формой, а не устаревшей внешней обработкой. В редких случаях помогает обновление конфигурации или очистка кэша.