Как распечатать расходную накладную в 1С

Расходная накладная — один из самых часто печатаемых документов в учётных системах 1С. Она оформляет отгрузку товара покупателю и служит первичным документом для списания товара со склада у продавца и оприходования у покупателя. В типовых конфигурациях (1С:Управление торговлей, 1С:Бухгалтерия предприятия, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:ERP) печать накладной выполняется в несколько кликов прямо из документа реализации.

Чаще всего расходная накладная печатается в форме ТОРГ-12, но в зависимости от конфигурации и настроек доступны также упрощённая «Расходная накладная», товарная накладная с колонкой НДС, акт и УПД. Важно понимать, что в 1С печатается не сам «документ», а его печатная форма — макет, который программа заполняет данными из проведённого документа. Поэтому документ перед печатью должен быть записан и желательно проведён.

Ниже разобраны способы печати для популярных конфигураций, настройка количества экземпляров и подписей, а также типичные проблемы: пустые поля, отсутствие кнопки печати, ошибки «объект не найден» и неверный выбор принтера.

Где находится печатная форма расходной накладной

Печать накладной всегда выполняется из документа отгрузки. В 1С:Управление торговлей 11 это документ «Реализация товаров и услуг» (раздел «Продажи» → «Реализации товаров и услуг»). В 1С:Бухгалтерии 3.0 — «Реализация (акты, накладные, УПД)» в разделе «Продажи». В 1С:Комплексной автоматизации и ERP документ также называется «Реализация товаров и услуг».

Кнопка печати расположена в командной панели формы документа: в «такси»-интерфейсе это кнопка с изображением принтера или выпадающее меню «Печать». Если документ ещё не записан, программа предложит сначала записать его — это нормально, потому что печатная форма строится по сохранённым данным.

Открыть документ на печать можно и из списка: выделите строку с реализацией и нажмите кнопку печати в командной панели журнала. В этом случае программа сразу покажет список доступных печатных форм без открытия самого документа.

Печать ТОРГ-12 из 1С:Управление торговлей 11

В УТ 11 расходная накладная чаще всего печатается по унифицированной форме ТОРГ-12. Последовательность действий стандартная и не требует прав администратора.

1. 1
   Откройте раздел «Продажи» → «Реализации товаров и услуг»
2. 2
   Найдите и откройте нужный документ, убедитесь, что он проведён
3. 3
   Нажмите кнопку «Печать» в командной панели документа
4. 4
   Выберите «Товарная накладная (ТОРГ-12)» или «Расходная накладная»
5. 5
   В окне предварительного просмотра проверьте данные и нажмите «Печать»
6. 6
   Укажите принтер и количество копий, подтвердите вывод

После выбора формы 1С открывает табличный документ в режиме предварительного просмотра. Здесь можно листать страницы, масштабировать и проверить, все ли позиции попали в накладную. Печать запускается кнопкой с изображением принтера или сочетанием клавиш Ctrl+P.

Если в документе много позиций, ТОРГ-12 автоматически разбивается на несколько страниц с переносом итогов. Проверьте, что на последней странице корректно выведены итоговые суммы, количество мест и блок подписей отпустил/получил.

Печать накладной в 1С:Бухгалтерии 3.0

В бухгалтерской конфигурации откройте раздел «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)». Откройте документ и нажмите кнопку «Печать» — появится список форм: «Товарная накладная (ТОРГ-12)», «Расходная накладная», «Акт об оказании услуг», «Счёт-фактура», «Универсальный передаточный документ (УПД)» и другие.

Удобная особенность БП 3.0 — кнопка с набором документов. По кнопке «Печать» → «Комплект документов» или через настройку печатных форм можно одним действием распечатать накладную вместе со счётом-фактурой и счётом на оплату. Набор настраивается в форме «Печать документов», где галочками отмечаются нужные формы и для каждой задаётся количество экземпляров.

Если организация перешла на электронный документооборот и отгрузка оформляется УПД, бумажная ТОРГ-12 может вообще не требоваться — уточните у контрагента, какой документ ему нужен, чтобы не печатать лишнее.

Настройка печатной формы: экземпляры, подписи, реквизиты

Количество экземпляров накладной задаётся в момент печати в системном диалоге принтера или в форме настройки комплекта. Традиционно ТОРГ-12 печатают в двух экземплярах: один остаётся у продавца, второй передаётся покупателю. Если в поставке участвует транспортная компания, может понадобиться третий экземпляр.

Подписи ответственных лиц (руководитель, главный бухгалтер, отпуск груза произвёл) подтягиваются из карточки организации и настроек ответственных лиц. В УТ 11 и ERP это справочник «Ответственные лица организаций», в БП 3.0 — раздел «Главное» → «Организации» → «Подписи». Если в накладной пустые строки подписантов, заполните эти данные — и форма подставит их автоматически.

Реквизиты организации (наименование, ИНН, КПП, адрес, банковские данные) берутся из карточки организации. Ошибки в шапке накладной почти всегда означают, что в карточке организации устарели или не заполнены данные, а не что-то не так с самой печатной формой.

Если типовая форма не подходит — например, нужен логотип, дополнительная колонка или другой порядок полей — макет дорабатывает программист 1С или подключается внешняя печатная форма через механизм «Дополнительные отчеты и обработки» в разделе «Администрирование».

Пакетная печать нескольких накладных

Когда накладных за день много, открывать каждую по отдельности неудобно. В УТ 11 и ERP в журнале «Реализации товаров и услуг» можно выделить несколько документов (с зажатой клавишей Ctrl или Shift), нажать «Печать» и выбрать форму — программа сформирует единый табличный документ со всеми накладными и выведет их на принтер одним заданием.

В 1С:Бухгалтерии есть обработка «Печать документов» (чаще доступна из журнала реализаций через кнопку «Печать» → «Печать документов»), где задаётся период, организация и комплект форм. Это удобно для массовой печати накладных за смену или за день.

Способы печати

Из формы документа

Подходит для разовой печати сразу после отгрузки; ограничение — по одному документу за раз

Из списка документов

Быстро для нескольких накладных через выделение строк; нужно аккуратно проверять, что выделены именно те документы

Пакетная печать за период

Оптимально в конце дня; требует настройки комплекта и контроля, чтобы не распечатать черновики

Частые проблемы и их решение

Кнопка «Печать» неактивна или нужной формы нет в списке. Чаще всего документ не записан или не проведён — запишите и проведите его. Реже причина в правах пользователя: у роли может не быть доступа к печатным формам, тогда вопрос решает администратор 1С через настройку профилей групп доступа.

Ошибка «Объект не найден» при печати означает, что документ был удалён или помечен на удаление, а вы пытаетесь напечатать его по старой ссылке. Найдите актуальный документ в журнале и печатайте из него.

Накладная выводится на другой принтер или обрезается по краям. В первом случае проверьте принтер по умолчанию в системе и выбор принтера в диалоге печати 1С. Во втором — откройте предварительный просмотр, проверьте ориентацию страницы (ТОРГ-12 обычно альбомная) и масштаб; настройка полей доступна через «Файл» → «Параметры страницы» в окне предварительного просмотра.

Пустые или неверные данные в шапке и подписях исправляются не в форме, а в исходных данных: карточке организации, договоре с контрагентом, справочнике ответственных лиц. После исправления сформируйте печатную форму заново.

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус документа

Норма

Документ проведён, в журнале нет пометки удаления

Тревожный признак

Документ не проведён или помечен на удаление

Данные в форме

Норма

Все позиции, итоги, реквизиты и подписи заполнены

Тревожный признак

Пустые поля подписантов, старые реквизиты организации

Вывод на принтер

Норма

Все страницы напечатаны, итоги на последней странице читаемы

Тревожный признак

Обрезанные поля, неверная ориентация, пропущенные страницы

Ответы на частые вопросы

Можно ли распечатать расходную накладную без проведения документа?

Технически 1С позволяет сформировать печатную форму записанного, но не проведённого документа. Однако делать это не рекомендуется: непроведённый документ не формирует движений по складу и учёту, и бумажная накладная может разойтись с данными программы. Сначала проведите документ, потом печатайте.

Как распечатать накладную в двух экземплярах сразу?

В диалоге печати укажите количество копий равным двум. В 1С:Бухгалтерии дополнительно можно настроить комплект документов, где для формы ТОРГ-12 постоянно задано два экземпляра, — тогда настройка сохранится и не придётся вводить её каждый раз.

Почему в списке печатных форм нет ТОРГ-12?

Возможные причины: документ не проведён, у пользователя ограничены права, либо в конфигурации для данного вида операции форма отключена. Проверьте проведение документа, затем обратитесь к администратору 1С для проверки профиля доступа и состава печатных форм.

Как добавить логотип компании в накладную?

Логотип вставляется в макет печатной формы. В типовой конфигурации это делается через доработку макета программистом или через подключение внешней печатной формы в разделе «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки». Прямой настройки логотипа в пользовательском режиме у типовой ТОРГ-12 обычно нет.

Можно ли сохранить накладную в PDF вместо печати?

Да. В окне предварительного просмотра нажмите «Файл» → «Сохранить» или кнопку сохранения на панели и выберите формат PDF. Также доступна отправка по электронной почте прямо из 1С, если настроена учётная запись почты в разделе «Администрирование».

Что делать, если после печати обнаружилась ошибка в накладной?

Исправьте данные в документе (или в карточке организации, если ошибка в реквизитах), повторно проведите его и распечатайте форму заново. Старый бумажный экземпляр нужно изъять и заменить, чтобы у сторон не оказалось расходящихся версий первичного документа.