Как распечатать приходный кассовый ордер в 1С 8.3

Приходный кассовый ордер (ПКО, форма КО-1) — первичный документ, которым оформляется поступление наличных денег в кассу организации. В 1С 8.3 он создаётся автоматически на основании документа «Поступление наличных» (в «Бухгалтерии предприятия») или «Приходный кассовый ордер» (в «Управлении торговлей» и других конфигурациях), а печать сводится к вызову встроенной печатной формы.

Проблемы обычно возникают не с самой кнопкой «Печать», а с сопутствующими моментами: не подставился номер, пустые поля «Принято от» и «Основание», не тот ответственный сотрудник, ошибка в нумерации или отсутствие прав на документ. Ниже разобраны все типовые сценарии — от быстрой печати до исправления данных и настройки формы.

Инструкция ориентирована на 1С:Бухгалтерию 8.3 как самую распространённую конфигурацию, но логика действий в «Управлении торговлей», «Управлении нашей фирмой» и «Комплексной автоматизации» аналогична: создаём документ, проводим, печатаем встроенную форму КО-1.

Где находится приходный кассовый ордер в 1С 8.3

В 1С:Бухгалтерии 8.3 кассовые документы расположены в разделе «Банк и касса» → «Кассовые документы». В открывшемся журнале отображаются и приходные, и расходные ордера. Отфильтровать только поступления можно по виду операции или по кнопке «Создать» → «Поступление наличных».

В «Управлении торговлей 11» путь другой: раздел «Казначейство» → «Приходные кассовые ордера». В «Управлении нашей фирмой» — раздел «Деньги» → «Касса». Независимо от конфигурации документ можно найти и через универсальный поиск: нажмите значок лупы или клавиши Ctrl+F в списке документов и введите номер ордера.

Если документ уже существует, не создавайте дубликат — найдите его в журнале по дате или контрагенту. Дублирование ПКО приводит к расхождениям в кассовой книге и по счёту 50 «Касса», что придётся исправлять сторнирующими записями.

Создание документа перед печатью

Если ордер ещё не заведён, нажмите «Создать» в журнале кассовых документов и выберите вид операции. От вида операции зависят проводки и автоматическое заполнение полей: «Оплата от покупателя», «Возврат от поставщика», «Получение наличных в банке», «Взнос в кассу от подотчётного лица» и другие.

Обязательные поля: дата, организация, сумма, счёт учёта (обычно 50.01), статья движения денежных средств. Поле «Принято от» заполняется автоматически из карточки контрагента или сотрудника, но его можно отредактировать вручную — именно этот текст попадёт в печатную форму. Поле «Основание» (например, «Оплата по договору № 15 от 12.03») заполняется вручную или подставляется из документа-основания.

После заполнения нажмите «Провести» или «Провести и закрыть». Программа присвоит документу очередной номер — он станет номером приходного кассового ордера на бумаге.

Печать ПКО: пошаговая инструкция

Самый быстрый способ — печать напрямую из формы документа. Откройте нужный приходный ордер, нажмите кнопку «Печать» в командной панели (обычно вверху формы) и выберите пункт «Приходный кассовый ордер (КО-1)». Откроется предварительный просмотр табличного документа.

1. 1
   Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» и найдите нужное поступление наличных
2. 2
   Проверьте, что документ проведён, а поля «Принято от», «Основание» и сумма заполнены корректно
3. 3
   Нажмите «Печать» → «Приходный кассовый ордер (КО-1)»
4. 4
   В окне предпросмотра проверьте номер, дату, сумму прописью и подписи
5. 5
   Нажмите «Печать» в окне просмотра, выберите принтер и количество экземпляров
6. 6
   Отдайте отрывную квитанцию плательщику, а ордер подшейте в кассовые документы дня

Печать доступна и из списка документов без открытия формы: выделите строку с ордером, нажмите «Печать» в командной панели журнала и выберите форму КО-1. Если выделить несколько документов (с клавишей Ctrl), программа сформирует печатные формы для всех выбранных ордеров пакетно — это удобно в конце дня.

В окне предварительного просмотра можно сохранить форму в PDF или Excel через кнопку «Сохранить» — это пригодится, если квитанцию нужно отправить контрагенту электронно или подписать ЭЦП в сторонней системе документооборота.

Печать из документа-основания

Если ПКО создан на основании другого документа (например, «Реализация товаров и услуг» или «Счёт на оплату»), печатать его можно и оттуда: откройте документ-основание, перейдите по ссылке на связанный кассовый документ в поле «Оплата» или на панели навигации и вызовите печать уже из формы ордера.

Проверка данных перед выводом на принтер

Печатная форма КО-1 содержит несколько критичных реквизитов, ошибка в которых делает документ недействительным для налогового и бухгалтерского учёта. Проверьте их в окне предпросмотра до отправки на принтер, а не после.

Контрольные точки

Как проверить результат

Номер и дата ордера

Норма

Номер соответствует хронологии кассовых документов дня, дата совпадает с датой фактического приёма денег

Тревожный признак

Пропуски или дубли номеров, дата не совпадает с кассовой книгой

Сумма прописью

Норма

Сумма цифрами и прописью совпадают, копейки указаны

Тревожный признак

Расхождение между цифрами и прописью, пустое поле

Поля «Принято от» и «Основание»

Норма

Указаны ФИО или наименование плательщика и понятное основание платежа

Тревожный признак

Пустые поля или служебный текст вида «<Контрагент не указан>»

Подписи

Норма

Подставлены главный бухгалтер и кассир из ответственных лиц организации

Тревожный признак

Пустые подписи или уволенный сотрудник

Подписи главного бухгалтера и кассира подставляются из регистра «Ответственные лица организаций». Если на печати выходит не тот сотрудник, откройте карточку организации → «Ответственные лица» и проверьте, кто назначен на дату документа. История назначений ведётся по периодам, поэтому исправление вступит в силу именно с указанной даты.

Настройка нумерации и типичные проблемы

Нумерация ПКО в 1С ведётся сквозная в пределах года и при необходимости — с префиксом организации или информационной базы. По правилам кассовой дисциплины номера ордеров должны идти подряд без пропусков, поэтому удалять проведённые ордера нельзя — вместо удаления используйте пометку на удаление с последующим контролем или сторнирование.

Если номер сбился (например, после ручного редактирования), 1С предложит при проведении «перенумеровать» документ — соглашайтесь только если уверены, что это не нарушит хронологию уже распечатанных ордеров. Массовую перенумерацию выполняют обработкой через «Все функции» → «Обработки» или штатным механизмом, но делать это стоит до сдачи кассовой книги, а не после.

Если стандартная форма не подходит

Встроенная форма КО-1 в типовых конфигурациях соответствует унифицированному бланку, утверждённому постановлением Госкомстата, и для большинства организаций её достаточно. С 2013 года применение унифицированных форм необязательно, поэтому компания вправе использовать собственный бланк, утверждённый в учётной политике.

Изменить макет можно двумя путями. Первый — без программирования: в форме предпросмотра нажмите «Ещё» → «Изменить макет» (в конфигурациях с БСП), скорректируйте надписи и сохраните пользовательский вариант. Второй — через внешнюю печатную форму: подключите её в разделе «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Дополнительные отчёты и обработки». Для разработки внешней формы потребуется конфигуратор или помощь специалиста.

Если ордеров много, заведите привычку печатать их пакетом в конце дня вместе с кассовой книгой: выделите все поступления за дату в журнале «Кассовые документы» и вызовите печать КО-1 один раз. Это сокращает время и снижает риск пропустить документ при подшивке.

Частые вопросы

Почему кнопка «Печать» неактивна или формы КО-1 нет в списке?

Чаще всего документ не проведён или у пользователя нет прав на печать кассовых документов. Проверьте статус документа (пиктограмма проведения в журнале) и права своей роли — при необходимости обратитесь к администратору 1С. В редких случаях печатная форма отключена в настройках дополнительных печатных форм.

Как распечатать ПКО за прошлый период?

Откройте журнал «Кассовые документы», установите отбор по нужной дате или периоду, найдите документ и распечатайте стандартным способом. Учтите, что подписи на форме подставятся по состоянию на дату документа, а не на текущую дату — это корректное поведение.

Можно ли исправить уже распечатанный ордер?

Да, если оригинал ещё не подписан и не подшит: отредактируйте документ, перепроведите его и распечатайте заново. Если квитанция уже выдана плательщику, исправлять документ нельзя — оформите сторнирующую операцию и создайте новый ПКО с правильными данными.

Как вывести на печать сумму прописью, если поле пустое?

Сумма прописью формируется автоматически из суммы документа. Если поле пустое, проверьте, что сумма введена в документе и документ проведён. Также убедитесь, что используется типовая печатная форма, а не повреждённый пользовательский макет — переключитесь на стандартный макет через «Ещё» → «Изменить макет».

Нужно ли печатать ПКО, если организация применяет онлайн-кассу?

Да. Онлайн-касса фиксирует фискальный чек, но не отменяет оформление приходного кассового ордера для оприходования наличных в кассу организации и ведения кассовой книги. ПКО и кассовый чек — разные документы с разным назначением.

Как распечатать ПКО в двух экземплярах?

В диалоге печати Windows или встроенном окне печати 1С укажите количество копий — 2. Один экземпляр с отрывной квитанцией остаётся в кассовых документах, второй можно передать плательщику или приложить к отчёту. Отрывная квитанция в форме КО-1 печатается на том же листе и отрезается по линии.