Как распечатать приходные ордера за период в 1С

Приходный кассовый ордер (форма КО-1) — один из самых часто печатаемых документов в 1С. Бухгалтеру регулярно требуется вывести на бумагу все приходники за день, месяц или квартал: для сшивания в кассовую книгу, для проверки или для передачи архивариусу. Сделать это можно несколькими способами — от печати одного документа до массовой выгрузки списком.

Конкретный путь зависит от конфигурации: в «1С:Бухгалтерии 8», «1С:Управление торговлей» и «1С:Комплексной автоматизации» расположение команд немного различается, но логика везде одинаковая — открыть журнал документов, отобрать нужный период и вывести печатную форму. Ниже разобраны все основные сценарии.

Где находятся приходные ордера в 1С

В «1С:Бухгалтерии 8.3» приходные кассовые ордера хранятся в разделе «Банк и касса» → «Кассовые документы». В этом журнале отображаются и приходные, и расходные ордера, поэтому перед печатью удобно отфильтровать список по виду документа. В открытой форме списка нажмите «Ещё» → «Настроить список» и добавьте отбор «Вид документа = Приходный кассовый ордер» — либо просто перейдите по ссылке «Приходные кассовые ордера», если она есть в панели навигации раздела.

В «1С:Управление торговлей 11» и «1С:Комплексной автоматизации» документы расположены в разделе «Казначейство» → «Кассовые ордера» (либо «Приходные кассовые ордера» как отдельный журнал). В «1С:Зарплата и управление персоналом» приходники встречаются реже и находятся в разделе «Финансы».

Если нужного раздела нет в интерфейсе, проверьте настройки видимости команд: «Главное меню» → «Вид» → «Настройка панели разделов». Также убедитесь, что у вашей учётной записи есть права на чтение кассовых документов — без них журнал будет пустым.

Как распечатать один приходный ордер

Откройте нужный документ двойным щелчком из журнала. В командной панели формы нажмите кнопку «Печать» — система предложит список доступных печатных форм. Для кассовых ордеров стандартная форма называется «Приходный кассовый ордер (КО-1)». После выбора откроется предварительный просмотр табличного документа.

В окне предпросмотра проверьте корректность данных: номер, дату, сумму прописью, основание и подписи. Затем нажмите кнопку печати (значок принтера) или сочетание Ctrl+P. При необходимости укажите количество копий — обычно печатают два экземпляра: один остаётся в кассовой книге, второй с отрывной квитанцией передаётся сдавшему деньги.

Если документ ещё не проведён, печатная форма всё равно сформируется, но помечать такой ордер в кассовую книгу нельзя — перед окончательной печатью проведите документ кнопкой «Провести и закрыть».

Как распечатать все ордера за период

Массовая печать — основной сценарий при подготовке кассовой книги за месяц или квартал. Порядок действий в журнале документов:

1. 1
   Откройте журнал кассовых документов (Банк и касса → Кассовые документы)
2. 2
   Установите период кнопкой выбора дат над списком или через «Ещё» → «Установить период»
3. 3
   При необходимости добавьте отбор по виду документа «Приходный кассовый ордер» и по организации
4. 4
   Выделите документы: Ctrl+A для всех строк или Ctrl+клик для выборочного выделения
5. 5
   Нажмите «Печать» → «Приходный кассовый ордер (КО-1)»
6. 6
   В предпросмотре проверьте состав и отправьте на принтер

После выделения нескольких документов команда «Печать» сформирует единый табличный документ, где каждый ордер начинается с новой страницы. Это удобно: не нужно открывать каждый приходник по отдельности. Если в списке тысячи документов, печатная форма может формироваться заметное время — дождитесь завершения, не закрывая окно.

Обратите внимание: массовая печать доступна не во всех конфигурациях «из коробки». Если при выделении нескольких строк команда печати неактивна, проверьте, поддерживает ли форма списка групповую печать, либо воспользуйтесь обработкой групповой печати или отчётом (см. раздел ниже).

Альтернативные способы: отчёт и универсальная печать

Кассовая книга как источник печатных форм

Если задача — получить все приходники за период вместе с отчётом кассира, используйте отчёт «Кассовая книга» (Банк и касса → Отчёты → Кассовая книга). В настройках укажите период, организацию и кассу. Отчёт выводит листы кассовой книги; в некоторых версиях конфигурации вместе с ним доступна печать приложенных ордеров. Это упрощает комплектование пакета документов для архива.

Групповая печать через «Все функции»

Опытные пользователи могут вызвать стандартную обработку групповой печати: «Главное меню» → «Все функции» → «Стандартные» → «Групповая печать документов» (название может отличаться). В ней выбирается тип документа, период и печатная форма. Способ подходит, когда нужно распечатать ордера по сложному отбору — например, только по одному контрагенту или виду операции.

Сравнение способов печати

Печать из журнала

Самый быстрый способ для 5–50 документов за период. Ограничение: отбор только стандартными средствами списка.

Кассовая книга

Подходит при формировании полного пакета за период вместе с листами книги. Не все версии печатают сами ордера.

Групповая печать через «Все функции»

Гибкие отборы и большие объёмы. Требует права на режим «Все функции» и аккуратности в настройках.

Настройка печатной формы КО-1

Стандартная форма КО-1 в 1С соответствует унифицированному бланку: номер, дата, корреспондирующий счёт, сумма цифрами и прописью, строки «Принято от», «Основание», «Приложение», подписи руководителя, главного бухгалтера и кассира — плюс отрывная квитанция. Данные подставляются автоматически из документа.

Подписи руководителя и главного бухгалтера берутся из карточки организации (раздел «Главное» → «Реквизиты организации» → «Подписи» или «Ответственные лица»). Если на печатной форме подписи пустые, проверьте, что в регистре ответственных лиц указаны сотрудники с действующим периодом полномочий.

Изменить макет формы без доработки конфигурации можно ограниченно: в предпросмотре доступны масштаб, ориентация и поля страницы. Если требуется нестандартный бланк (например, с логотипом), потребуется внешняя печатная форма — её подключают через «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Дополнительные отчёты и обработки».

Проверка результата и типичные ошибки

После массовой печати сверьте количество распечатанных ордеров с количеством строк в отобранном журнале. Проверьте непрерывность нумерации: пропуски в номерах кассовых документов — частый вопрос при проверках. Нумерацию можно посмотреть в журнале, отсортировав список по колонке «Номер».

Ещё одна частая ситуация — пустая печатная форма или ошибка «Печатная форма недоступна». Обычно причина в том, что документ создан не типовым способом (например, загружен обменом) и часть реквизитов не заполнена. Откройте документ, проверьте поля «Принято от», «Основание», счета учёта и заполните недостающее.

Контрольные точки

Как проверить результат

Состав комплекта

Норма

Число распечатанных ордеров равно числу проведённых приходников за период

Тревожный признак

В комплекте есть чужие организации или пропущены документы

Подписи на форме

Норма

Руководитель и главбух подставлены автоматически

Тревожный признак

Поля подписей пустые — не заполнены ответственные лица

Нумерация

Норма

Номера идут подряд в хронологии дат

Тревожный признак

Пропуски или дубли номеров

Ограничения и права доступа

Печать кассовых документов требует права чтения и вывода для соответствующего вида документов. Если кнопка «Печать» неактивна или журнал пуст, обратитесь к администратору: вероятно, вашей роли не назначен доступ к кассовым операциям. В файловых базах также проверьте, что база не открыта в монопольном режиме другим пользователем при выполнении обменов — это может вызывать блокировки при массовой печати больших объёмов.

При работе через веб-клиент или тонкий клиент печать происходит через механизм печати платформы: если принтер не виден, проверьте настройки печати в меню «Файл» → «Печать» и разрешения браузера на печать для веб-клиента.

Частые вопросы

Можно ли распечатать ордера только по одной кассе, если их несколько?

Да. В журнале кассовых документов добавьте отбор по реквизиту «Касса» через «Ещё» → «Настроить список». После этого массовая печать выведет только ордера выбранной кассы. В отчёте «Кассовая книга» касса выбирается в настройках отчёта.

Почему в печатной форме нет суммы прописью?

Сумма прописью формируется автоматически из суммы документа. Если поле пустое, проверьте, что в документе заполнена сумма и валюта, а также что используется типовая печатная форма, а не устаревшая внешняя обработка, подключённая ранее.

Как напечатать ордер с двумя копиями на одном листе?

Типовая форма КО-1 уже включает ордер и отрывную квитанцию на одном листе. Если нужны два полных экземпляра, просто укажите количество копий в диалоге печати принтера — дублирование на одном листе стандартными средствами не настраивается.

Можно ли сохранить ордера за период в PDF вместо печати?

Да. В окне предварительного просмотра нажмите «Файл» → «Сохранить» (или значок сохранения) и выберите формат PDF. Все сформированные ордера сохранятся одним файлом, который удобно отправить по почте или положить в электронный архив.

Команда «Печать» неактивна при выделении нескольких документов. Что делать?

Проверьте, что выделены документы одного вида и что конфигурация поддерживает групповую печать для этого журнала. Если команда недоступна, используйте обработку групповой печати через «Все функции» либо печатайте документы по одному. Также убедитесь, что у вас есть права на вывод документов.

Как перепечатать ордер с исправленными данными?

Откройте документ, внесите исправления, проведите его заново и сформируйте печатную форму повторно — старый предпросмотр не обновляется автоматически. Если ордер уже был сдан в архив, оформите исправление в соответствии с правилами ведения кассовых операций, а не простой заменой листа.