Документы и Печать · 9 мин
Как распечатать приходную накладную в 1С
Как распечатать приходную накладную в 1С: где найти документ, какие печатные формы выбрать (ТОРГ-12, товарная накладная), как настроить и сохранить в PDF.
Приходная накладная — один из самых часто печатаемых документов в учёте: её прикладывают к товару при перемещении между складами, передают поставщику или налоговому инспектору, хранят в бумажном архиве. В 1С печать занимает меньше минуты, если знать, где находится нужный документ и какая печатная форма подходит под вашу задачу.
Инструкция ниже подходит для типовых конфигураций: «1С:Управление торговлей», «1С:Комплексная автоматизация», «1С:ERP» и «1С:Бухгалтерия». Названия кнопок могут незначительно отличаться между версиями, но общая логика — найти документ, открыть список печатных форм, выбрать форму и отправить на принтер — везде одинакова.
Где найти документ приходной накладной
В разных конфигурациях документ, отражающий приход товара, называется по-разному. В «1С:Управление торговлей» и ERP это «Приобретение товаров и услуг», в «1С:Бухгалтерии» — «Поступление (акты, накладные, УПД)», в старых версиях — «Поступление товаров и услуг». Искать его нужно в разделе «Покупки» или «Закупки» в зависимости от конфигурации.
Быстрее всего воспользоваться поиском. Откройте журнал документов закупок и отфильтруйте список по контрагенту, номеру или дате. Если документов много, используйте поле поиска в шапке списка — введите часть номера накладной или название поставщика.
Если документ нужен регулярно, добавьте журнал в избранное: нажмите на звёздочку рядом с названием раздела или перетащите ссылку на панель избранного. Это сэкономит время при ежедневной работе с накладными.
Базовая печать через кнопку «Печать»
Откройте нужный документ двойным щелчком. В командной панели формы найдите кнопку «Печать» — обычно она расположена вверху рядом с кнопками «Провести» и «Записать». В некоторых интерфейсах она скрыта в меню «Ещё».
Нажатие кнопки открывает выпадающий список доступных печатных форм. Состав списка зависит от вида документа и подключённых внешних форм. Выберите нужную — сформируется окно предварительного просмотра с готовым макетом.
В окне предпросмотра нажмите «Печать» (значок принтера) или сочетание Ctrl+P. Укажите принтер, количество копий и при необходимости диапазон страниц. После отправки на печать проверьте, что все страницы вышли полностью и подписи-поля не обрезаны.
- 1Откройте раздел «Покупки» или «Закупки» и найдите документ поступления
- 2Откройте документ и убедитесь, что он проведён
- 3Нажмите кнопку «Печать» в командной панели
- 4Выберите нужную форму: ТОРГ-12, «Товарная накладная», УПД и т.д.
- 5Проверьте макет в предпросмотре и нажмите Ctrl+P
- 6Укажите принтер и число копий, подтвердите печать
Какую печатную форму выбрать
Выбор формы зависит от того, кому предназначен документ и как он оформляется в вашем учёте. Для внутреннего перемещения достаточно упрощённой товарной накладной, для передачи контрагенту чаще используют унифицированную форму ТОРГ-12, а при работе с НДС — универсальный передаточный документ (УПД).
ТОРГ-12 — унифицированная форма товарной накладной. Хотя обязательное применение унифицированных форм отменено, ТОРГ-12 остаётся де-факто стандартом при отгрузке и приёмке товара: её принимают все контрагенты и проверяющие. Форма содержит подписи ответственных лиц и графы для печати организаций.
УПД объединяет накладную и счёт-фактуру в одном документе, что сокращает документооборот. Если поставщик или покупатель работает с УПД, печатайте именно его. Внутренняя форма «Товарная накладная» подходит для складского учёта, когда документ не покидает компанию.
Сравнение вариантов
Для передачи товара контрагенту. Универсальна и принимается всеми, но не заменяет счёт-фактуру.
Для сделок с НДС: объединяет накладную и счёт-фактуру. Неудобен, если контрагент требует классическую ТОРГ-12.
Для складского и внутреннего учёта. Не подходит как официальный документ для внешних сторон.
Печать из списка документов без открытия
Когда нужно распечатать несколько накладных подряд, открывать каждый документ необязательно. В журнале документов выделите одну или несколько строк — с помощью Ctrl для отдельных документов или Shift для диапазона — и нажмите кнопку «Печать» в командной панели списка.
Программа сформирует печатные формы для всех выделенных документов. В зависимости от конфигурации они откроются либо одним пакетом в общем окне предпросмотра, либо последовательно. Пакетная печать заметно ускоряет работу в конце дня, когда нужно распечатать все накладные за смену.
Учтите ограничение: при пакетной печати для всех документов применяется одна выбранная форма. Если для части накладных нужна ТОРГ-12, а для части — УПД, разбейте печать на две группы.
Сохранение в PDF и отправка по электронной почте
Бумажная печать — не единственный вариант. В окне предварительного просмотра нажмите «Сохранить» (значок дискеты) и выберите формат PDF. Файл можно отправить контрагенту, приложить к письму или положить в электронный архив. PDF сохраняет внешний вид формы точно так же, как она выглядит на бумаге.
Во многих конфигурациях доступна прямая отправка по почте: кнопка «Отправить» в окне предпросмотра или пункт «Отправить по электронной почте» в меню «Ещё». Для этого в программе должна быть настроена учётная запись почты — проверьте это в разделе администрирования, если кнопка неактивна.
Перед отправкой PDF контрагенту откройте файл и проверьте, что в него попали все страницы и корректно отображаются подписи и печати, если они выводятся из справочников. Проще проверить один файл, чем исправлять пересылку.
Типичные проблемы и их решение
Самая частая ситуация — кнопка «Печать» есть, но нужной формы в списке нет. Это значит, что форма отключена в настройках состава печатных форм или подключена как внешняя только для другого вида документов. Проверьте меню «Ещё» → «Изменить состав печатных форм» (в конфигурациях с такой возможностью) или обратитесь к администратору 1С.
Вторая типичная проблема — пустые реквизиты в распечатке: не выводится подписант, адрес или банковские данные организации. Причина почти всегда в незаполненной карточке организации или контрагента в справочниках, а не в самой печатной форме. Заполните данные в справочнике и сформируйте форму заново.
Если форма обрезается по краям при печати, проверьте масштаб и поля в настройках принтера. В окне предпросмотра 1С можно включить режим «По размеру страницы» или уменьшить масштаб до 90–95%. Также убедитесь, что ориентация бумаги (книжная или альбомная) соответствует макету.
Как проверить результат
После печати сверьте бумажный документ с данными в программе: номер и дата накладной, наименование организации и контрагента, количество и суммы по строкам, итоговая сумма. Расхождение хотя бы в одном реквизите — повод перепечатать документ до передачи его контрагенту.
Отдельно проверьте наличие полей для подписей и печатей: для ТОРГ-12 это подписи отпустившего и принявшего товар. Документ без подписей не имеет юридической силы при разбирательствах, поэтому контролируйте подписание сразу при передаче.
Как проверить результат
Совпадают с данными документа в 1С
Расходятся или пустые — документ не проведён или форма устарела
Организация и контрагент указаны полностью
Пустые поля — не заполнены карточки в справочниках
Суммы по строкам сходятся с итогом
Итог не сходится — форма сформирована до изменения документа
Все графы для подписей присутствуют
Часть полей обрезана — проверьте масштаб и поля печати
Что важно запомнить
Найдите проведённый документ поступления, нажмите «Печать» и выберите форму под задачу: ТОРГ-12 для контрагента, УПД при работе с НДС, внутреннюю накладную для склада. Перед печатью проверяйте предпросмотр, а после — подписи и реквизиты.
Частые вопросы
Можно ли распечатать приходную накладную без проведения документа?
Технически некоторые формы формируются из записанного, но не проведённого документа, однако данные могут быть неполными. Правильная практика — провести документ и только затем печатать: тогда форма точно отражает учётные данные.
Как добавить свою печатную форму, если стандартная не подходит?
Используйте механизм внешних печатных форм: в разделе «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» включите опцию «Дополнительные отчеты и обработки» и загрузите файл формы. Разработку самой формы лучше поручить специалисту по 1С.
Почему в печатной форме не выводится печать и подпись организации?
Изображения печати и подписи берутся из карточки организации в справочнике. Откройте карточку организации, прикрепите файлы изображений в соответствующих полях и заново сформируйте печатную форму.
Можно ли распечатать сразу все накладные за месяц?
Да. В журнале документов установите отбор по периоду, выделите все строки (Ctrl+A) и нажмите «Печать» с выбором нужной формы. Все документы будут напечатаны выбранной формой одним пакетом.
Чем печать из 1С отличается от печати через ЭДО?
При обмене через ЭДО документ подписывается электронной подписью и бумажная версия обычно не требуется. Печать из 1С нужна, когда контрагент не подключён к ЭДО или когда бумажный экземпляр обязателен по внутренним правилам компании.
Что делать, если распечатанная накладная содержит ошибку?
Исправьте данные в самом документе 1С (отмените проведение, внесите правки, проведите заново) и перепечатайте форму. Исправления ручкой на распечатке недопустимы для официальных документов.