Как распечатать приходный кассовый ордер в 1С

Приходный кассовый ордер (форма КО-1) — первичный документ, которым оформляется поступление наличных денег в кассу организации. Во всех типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, Комплексная автоматизация) печать ПКО выполняется штатной кнопкой «Печать» прямо из документа или из списка документов — отдельной настройки для этого не требуется.

Ниже разобран порядок печати ордера в 1С:Бухгалтерии 8.3 как наиболее распространённой конфигурации, а также особенности для Управления торговлей, типичные проблемы с печатной формой и способы их устранения. Инструкция подходит и для локальной, и для облачной версии программы.

Где находится приходный кассовый ордер в 1С

В 1С:Бухгалтерии 8.3 документы по кассе расположены в разделе «Банк и касса» → «Кассовые документы». В открывшемся журнале отображаются и приходные, и расходные ордера. Чтобы быстро найти нужный ПКО, используйте отбор по виду документа, дате или контрагенту — поле поиска находится в верхней части списка.

Если журнал пуст, проверьте период отбора: по умолчанию программа может показывать документы только за текущий месяц. Также убедитесь, что документ вообще был создан — иногда кассовые операции оформляют через «Поступление на расчётный счёт» с видом операции по эквайрингу, и отдельный ПКО в базе отсутствует.

В 1С:Управление торговлей 11 путь немного другой: «Казначейство» → «Приходные кассовые ордера». Логика печати при этом идентична — форма КО-1 встроена в конфигурацию.

Печать ПКО из открытого документа

Самый надёжный способ — печать из формы самого документа, потому что перед выводом на бумагу вы видите все реквизиты и можете их исправить. Откройте нужный ордер двойным щелчком и проверьте ключевые поля: номер, дату, сумму, основание (поле «Основание» или «Принято от»), корреспондирующий счёт и подписи ответственных лиц.

1. 1
   Откройте раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы» и найдите нужный ПКО
2. 2
   Откройте документ двойным щелчком и проверьте сумму, основание и дату
3. 3
   Нажмите кнопку «Печать» в командной панели документа
4. 4
   Выберите пункт «Приходный кассовый ордер (КО-1)»
5. 5
   В окне предпросмотра нажмите «Печать» и укажите принтер и число копий

После выбора печатной формы 1С формирует табличный документ в режиме предпросмотра. Здесь можно масштабировать вид, перейти на нужную страницу и при необходимости сохранить ордер в PDF или Excel через меню «Файл» → «Сохранить как» — это удобно, если документ нужно отправить контрагенту или приложить к электронному архиву.

Для печати нажмите кнопку с изображением принтера или сочетание клавиш Ctrl+P. В стандартном диалоге выберите принтер, диапазон страниц и количество копий. Квитанция к ПКО печатается на том же листе, справа от основной части, — это нормально, форма КО-1 так устроена.

Печать нескольких ордеров из списка документов

Если нужно распечатать несколько ПКО за день или за период, открывать каждый документ не обязательно. В журнале «Кассовые документы» выделите нужные строки: одиночный документ — щелчком, несколько подряд — с зажатой клавишей Shift, произвольные — с Ctrl.

Затем нажмите кнопку «Печать» в командной панели списка и выберите форму «Приходный кассовый ордер (КО-1)». Программа сформирует единый табличный документ, где каждый ордер начинается с новой страницы. Перед печатью пролистайте предпросмотр и убедитесь, что количество страниц соответствует числу выделенных документов.

Настройка печатной формы и подписей

Типовая форма КО-1 подставляет данные автоматически: организацию — из карточки организации, главного бухгалтера и кассира — из сведений об ответственных лицах. Если подписи в ордере пустые или указан неправильный сотрудник, исправлять нужно не в печатной форме, а в исходных данных.

Перейдите в «Главное» → «Реквизиты организации» → «Ответственные лица» и проверьте, кто назначен главным бухгалтером и кассиром на дату документа. После изменения сведений переформируйте печатную форму — подписи обновятся. Учтите, что ответственные лица в 1С хранятся с историей, поэтому важно, чтобы запись действовала именно на дату ПКО.

Сумма прописью формируется автоматически из числовой суммы документа. Если пропись выглядит неверно (например, сбито склонение), чаще всего причина в устаревшей версии платформы или конфигурации — обновление решает проблему. Вручную редактировать готовую печатную форму в режиме предпросмотра не рекомендуется: изменения не сохранятся в базе и создадут расхождение между документом и бумажным экземпляром.

Типичные проблемы при печати и их решение

Чаще всего пользователи сталкиваются с тем, что кнопка «Печать» неактивна или нужной формы нет в списке. Неактивная кнопка обычно означает, что документ не записан — сначала нажмите «Записать» или «Провести». Если формы КО-1 нет в меню печати, проверьте, не подключены ли внешние печатные формы, которые могли заместить типовую: это делается в разделе «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки».

Вторая частая ситуация — ордер печатается обрезанным или не влезает на лист. Причина почти всегда в настройках принтера: нестандартные поля, масштаб отличный от 100 % или альбомная ориентация. В окне предпросмотра откройте параметры страницы и установите книжную ориентацию, масштаб 100 % и стандартные поля.

Проверка результата перед подписанием

Перед тем как отдать ордер на подпись, сверьте бумажный экземпляр с данными в программе. Контрольные точки: номер и дата документа, сумма цифрами и прописью (они должны совпадать), строка «Принято от», основание платежа, корреспондирующий счёт и наличие квитанции с отрывной линией.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сумма цифрами и прописью

Норма

Значения совпадают, копейки указаны

Тревожный признак

Пропись отличается от цифр или отсутствует

Подписи ответственных лиц

Норма

Главбух и кассир соответствуют назначению на дату документа

Тревожный признак

Поля пустые или указан уволенный сотрудник

Квитанция к ордеру

Норма

Печатается на одном листе справа, реквизиты дублируют ордер

Тревожный признак

Квитанция обрезана полями или на отдельной странице

Если всё совпадает, ордер подписывается главным бухгалтером и кассиром, квитанция отрезается и выдаётся лицу, внёсшему деньги. Номер ПКО должен идти в хронологическом порядке в рамках кассовой книги — при разрывах в нумерации проверьте, не удалял ли кто-то документы.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли распечатать ПКО, если документ не проведён?

Технически да — достаточно, чтобы документ был записан. Но печатать непроведённый ордер не рекомендуется: данные ещё могут измениться, а бумажный экземпляр останется со старыми реквизитами. Сначала проведите документ, затем печатайте.

Почему в меню «Печать» нет формы КО-1?

Возможные причины: документ не записан, подключена внешняя печатная форма, заместившая типовую, или у пользователя ограничены права. Проверьте раздел «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» и права доступа в профиле пользователя.

Как сохранить ордер в PDF вместо печати?

Сформируйте печатную форму, затем в окне предпросмотра выберите «Файл» → «Сохранить как» и укажите формат PDF. Альтернатива — в диалоге печати выбрать виртуальный принтер «Microsoft Print to PDF» или аналогичный.

Откуда берётся сумма прописью и можно ли её исправить?

Сумма прописью генерируется автоматически из числовой суммы документа, отдельного поля для неё нет. Если текст неверен, проверьте саму сумму в документе. Ошибки склонения обычно устраняются обновлением конфигурации.

Как напечатать ПКО в 1С:Управление торговлей?

Откройте раздел «Казначейство» → «Приходные кассовые ордера», найдите документ, нажмите «Печать» и выберите форму КО-1. Дальнейшие шаги — предпросмотр и отправка на принтер — совпадают с Бухгалтерией.

Почему ордер печатается на двух листах или обрезается?

Проверьте параметры страницы в предпросмотре: ориентация должна быть книжной, масштаб — 100 %, поля — стандартными. Также убедитесь, что в настройках принтера выбран формат бумаги A4, а не Letter.