Документы и Печать · 9 мин
Как распечатать приказ по беременности и родам в 1С
Пошаговая инструкция: как оформить и распечатать приказ о предоставлении отпуска по беременности и родам в 1С:ЗУП, формы Т-6 и свободная, настройка и проверка.
Отпуск по беременности и родам в 1С:ЗУП оформляется кадровым документом «Отпуск по беременности и родам» (в ряде релизов — «Больничный лист» с видом «По беременности и родам»). Печатная форма приказа выводится прямо из этого документа: типовая унифицированная форма Т-6 или свободная форма приказа, если в организации принят собственный шаблон.
Главная сложность у пользователей — не сама печать, а правильное заполнение документа: если период отпуска, сотрудница или данные листка нетрудоспособности указаны с ошибкой, на печать уйдут неверные сведения. Поэтому ниже разобран весь путь: от создания документа до проверки готового приказа.
Инструкция ориентирована на 1С:Зарплата и управление персоналом 8. В 1С:Бухгалтерии 8 (базовые версии) кадровый блок урезан, и там печатная форма приказа по беременности и родам может отсутствовать — об этом тоже сказано отдельно.
Где находится документ и как его создать
Откройте раздел «Кадры» и найдите журнал «Отпуска по беременности и родам» (в некоторых релизах документ доступен также из раздела «Зарплата» или из карточки сотрудника по ссылке «Оформить документ»). Нажмите «Создать».
В документе укажите организацию, сотрудницу, дату документа и период отпуска. Даты удобнее всего переносить из листка нетрудоспособности: период отпуска по беременности и родам должен совпадать с периодом освобождения от работы, указанным в больничном.
Если в программе уже оформлен больничный лист с видом расчета «По беременности и родам», кадровый приказ можно создать на его основании — тогда период и сотрудница подставятся автоматически, что снижает риск расхождений между кадровыми и расчетными данными.
- 1Откройте «Кадры» → «Отпуска по беременности и родам» → «Создать»
- 2Заполните организацию, сотрудницу и период отпуска по данным больничного листа
- 3Проверьте дату документа и при необходимости номер приказа
- 4Нажмите «Провести»
- 5Нажмите «Печать» и выберите нужную форму приказа
- 6Проверьте предварительный просмотр и отправьте на принтер
Какие печатные формы доступны
После проведения документа кнопка «Печать» предлагает список форм. Состав списка зависит от релиза конфигурации, но типично доступны:
- Приказ о предоставлении отпуска (Т-6) — унифицированная форма, в ней отражается вид отпуска «по беременности и родам», период и количество календарных дней;
- Приказ в свободной форме — текстовый бланк с реквизитами организации, ФИО, датами и основанием;
- иногда — дополнительные формы, подключенные как внешние печатные формы в конкретной базе.
Форма Т-6 не является обязательной: организация вправе использовать самостоятельно разработанный бланк приказа. Однако на практике Т-6 удобна тем, что её структура знакома проверяющим и кадровым службам.
Сравнение вариантов
Подходит, когда нужна привычная унифицированная форма; ограничение — жесткая структура, не всегда удобная для формулировок
Подходит, если в организации утвержден свой бланк; ограничение — шаблон должен быть настроен в программе или подключен как внешняя форма
Подходит, когда кадровый документ не ведется отдельно; ограничение — набор форм зависит от настроек учетной политики
Печать формы Т-6 пошагово
Откройте проведенный документ «Отпуск по беременности и родам». Нажмите кнопку «Печать» в командной панели и выберите «Приказ о предоставлении отпуска (Т-6)». Программа сформирует табличный документ и откроет окно предварительного просмотра.
Проверьте в форме: ФИО сотрудницы, табельный номер, подразделение и должность, формулировку вида отпуска, количество календарных дней и даты начала и окончания. Количество дней программа считает автоматически от указанного периода — сверьте его с длительностью, указанной в листке нетрудоспособности.
Для вывода на бумагу нажмите кнопку печати в окне предварительного просмотра или сочетание Ctrl+P. Если нужен файл, используйте «Файл → Сохранить» и выберите формат PDF — так приказ удобно передать на подпись или в архив в электронном виде.
Печать приказа в свободной форме и из карточки сотрудника
Если типовая свободная форма не подходит, есть два рабочих варианта. Первый — подключить внешнюю печатную форму через раздел «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Дополнительные отчеты и обработки». Это требует готового файла формы и прав администратора.
Второй вариант — выгрузить сформированный табличный документ в Word или Excel и доработать вручную: добавить шапку организации, формулировки и строку ознакомления. Такой способ допустим как разовое решение, но при массовом оформлении лучше настроить шаблон один раз.
Из карточки сотрудника (раздел «Кадры» → «Сотрудники») приказ обычно печатается через переход к самому документу: откройте список документов сотрудницы, найдите нужный отпуск и напечатайте из него. Прямой печати приказа из карточки в типовой поставке, как правило, нет.
Если печатная форма не формируется или заполнена неверно
Наиболее частая причина пустой или неполной формы — непроведенный документ. Печатная форма строится по данным учета, поэтому документ нужно сначала провести. Вторая типичная причина — не заполнены кадровые данные сотрудницы: должность или подразделение отсутствуют, если не оформлен прием на работу или кадровый перевод.
Если в форме Т-6 неверное число дней, проверьте даты начала и окончания отпуска в документе — программа считает календарные дни включительно по обеим границам периода. Если расхождение с больничным сохраняется, сверьте период с данными электронного листка нетрудоспособности.
Как проверить результат
Совпадают с карточкой сотрудницы
Пусто или данные другой сотрудницы — проверьте выбор сотрудника в документе
Совпадает с датами листка нетрудоспособности
Даты сдвинуты — исправьте период в документе и перепроведите
Соответствует длительности по больничному
Число не совпадает — проверьте границы периода
Соответствуют нумерации кадровых приказов
Номер из другой серии — скорректируйте до проведения
Если кнопка «Печать» не предлагает нужной формы, проверьте права пользователя и актуальность релиза конфигурации — в старых релизах состав печатных форм отличается. При доработанной конфигурации форма могла быть отключена разработчиком, тогда вопрос решается с администратором базы.
Особенности для 1С:Бухгалтерии и частые ошибки
В 1С:Бухгалтерии 8 отпуск по беременности и родам отражается документом «Больничный лист» (раздел «Зарплата и кадры»). Отдельного кадрового приказа с формой Т-6 в типовой поставке Бухгалтерии может не быть — кадровый учет там ведется в упрощенном виде. В этом случае приказ оформляют в свободной форме в текстовом редакторе, а программу используют для расчета пособия.
Если кадровый учет полноценный, а расчет зарплаты ведется в другой программе, корректная схема — оформить приказ в ЗУП, а данные для расчета передавать синхронизацией. Ручное дублирование документов в двух базах почти гарантированно приводит к расхождениям в датах и суммах.
Отдельная ошибка — путать отпуск по беременности и родам с отпуском по уходу за ребенком. Это разные документы и разные приказы: отпуск по уходу оформляется после окончания отпуска по беременности и родам отдельным документом «Отпуск по уходу за ребенком» со своей печатной формой.
FAQ
Можно ли распечатать приказ, если больничный электронный (ЭЛН)?
Да. Электронный листок нетрудоспособности влияет только на способ получения данных о периоде нетрудоспособности. Загрузите ЭЛН в программу, оформите на его основании документ отпуска и распечатайте приказ обычным способом — через кнопку «Печать» в документе.
Как изменить номер приказа на печатной форме?
Номер берется из номера документа. Откройте документ, измените номер (если это не запрещено настройками нумерации) и перепроведите его, затем сформируйте печатную форму заново. Менять номер нужно до подписания приказа.
Нужно ли распечатывать приказ, если ведется электронный кадровый документооборот?
При полноценном КЭДО с подписанием документов электронной подписью бумажная распечатка не обязательна. Если электронный документооборот с сотрудниками не внедрен, приказ распечатывается и подписывается руководителем, а сотрудница знакомится с ним под подпись.
Почему в форме Т-6 не заполнены должность и подразделение?
Эти поля берутся из текущих кадровых данных сотрудницы. Если они пустые, проверьте, оформлен ли прием на работу и не проведен ли документ отпуска датой раньше приема. После исправления кадровых документов перепроведите отпуск и сформируйте форму снова.
Можно ли распечатать приказ сразу по нескольким сотрудницам?
Типовая печать работает из конкретного документа, поэтому каждый приказ формируется отдельно. Для пакетной печати можно выделить несколько документов в журнале и использовать команду печати списка, но это напечатает реестр документов, а не сами приказы — для приказов открывайте каждый документ.
Что делать, если в списке печатных форм нет нужного бланка?
Проверьте, что документ проведен, релиз конфигурации актуален, а у пользователя есть права на печать. Если форму отключили при доработке конфигурации или нужен фирменный бланк организации, подключите внешнюю печатную форму через «Администрирование» → «Дополнительные отчеты и обработки» либо обратитесь к администратору базы.
Что важно запомнить
Приказ печатается из проведенного документа «Отпуск по беременности и родам» по кнопке «Печать»: форма Т-6 или свободная. Период берите из больничного листа, ошибки исправляйте в документе, а не в распечатке, а в 1С:Бухгалтерии будьте готовы оформить приказ в свободной форме.