Документы и Печать · 11 мин
Как распечатать приказ о переводе сотрудника в 1С
Как распечатать приказ о переводе сотрудника в 1С:ЗУП: создание кадрового перевода, печать формы Т-5, настройка подписей, исправление ошибок и проверка результата.
Приказ о переводе сотрудника на другую должность, в другое подразделение или с изменением условий труда в программах 1С формируется автоматически на основании кадрового документа. Распечатать его можно буквально в несколько кликов — но только при условии, что документ создан правильно, а печатная форма присутствует в конфигурации.
Чаще всего с этой задачей работают в «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП), где для перевода предусмотрен документ «Кадровый перевод» с готовой печатной формой Т-5. В «1С:Бухгалтерии» кадровые документы тоже есть, но их функциональность ограничена. Ниже разобраны оба сценария, а также типовые ошибки, из-за которых приказ не печатается или печатается с неверными данными.
Перед печатью важно понимать: приказ — это юридически значимый документ. Ошибка в дате, должности или формулировке основания может привести к спорам с сотрудником и претензиям при проверке. Поэтому распечатка — всегда финальный шаг после проверки данных в самом документе.
Где в 1С находится документ перевода
В «1С:Зарплата и управление персоналом» все кадровые приказы сосредоточены в разделе «Кадры». Переводы оформляются документом «Кадровый перевод» (для одного сотрудника) или «Кадровый перевод списком» (для группы сотрудников одновременно). Оба документа доступны через меню «Кадры → Приемы, переводы, увольнения» или через журнал «Все кадровые документы».
В «1С:Бухгалтерии 8» кадровый перевод находится в разделе «Зарплата и кадры → Кадровые документы» (в некоторых релизах — «Зарплата и кадры → Кадровые переводы»). Функциональность здесь проще: документ фиксирует смену подразделения и должности, но не поддерживает сложные сценарии вроде изменения графика работы или доплат.
Если вы работаете в «1С:Комплексная автоматизация» или «1С:ERP», кадровые документы также расположены в разделе «Зарплата и кадры», и механика печати совпадает с ЗУП, поскольку кадровый блок в этих конфигурациях общий.
Создание документа «Кадровый перевод»
Прежде чем печатать приказ, документ нужно создать и провести. Порядок действий в 1С:ЗУП:
- 1Откройте «Кадры → Приемы, переводы, увольнения» и нажмите «Создать → Кадровый перевод».
- 2Укажите организацию, сотрудника и дату перевода — с этого дня начнут действовать новые условия.
- 3На вкладке «Основное» отметьте, что меняется: подразделение, должность, график работы.
- 4На вкладке «Оплата труда» проверьте начисления: при смене должности оклад или тариф могут измениться.
- 5Заполните основание перевода (дополнительное соглашение, заявление сотрудника) — оно попадёт в приказ.
- 6Нажмите «Провести» и убедитесь, что документ сохранён без ошибок.
Обратите внимание на поле «Основание перевода» и реквизиты дополнительного соглашения. Именно этот текст подставляется в печатную форму приказа в строку «Основание». Если оставить поле пустым, в распечатанном приказе будет пустая строка — при проверке кадровой документации это считается нарушением оформления.
Если перевод временный (например, на период отсутствия основного работника), установите соответствующий признак и дату окончания перевода. В печатной форме это отразится формулировкой о временном характере перевода.
Печать приказа по форме Т-5
После проведения документа в его форме появляется кнопка «Печать». Нажмите на стрелку рядом с ней — откроется список доступных печатных форм. Для кадрового перевода стандартный набор включает «Приказ о переводе (Т-5)», а в ЗУП также могут быть доступны «Дополнительное соглашение к трудовому договору» и другие формы, если они добавлены в конфигурацию.
При выборе формы открывается предварительный просмотр табличного документа. Здесь можно проверить все данные до отправки на принтер: ФИО сотрудника, даты, должности, подразделения, подписанта. Для вывода на бумагу нажмите кнопку с изображением принтера или сочетание клавиш Ctrl+P.
Печать возможна и из списка документов: выделите один или несколько проведённых переводов в журнале, нажмите «Печать» и выберите форму — программа сформирует приказы пакетом. Это удобно, когда нужно распечатать приказы за целый месяц.
Печать приказа в 1С:Бухгалтерии
В «1С:Бухгалтерии 8» порядок аналогичен: откройте «Зарплата и кадры → Кадровые переводы», создайте документ, укажите сотрудника, дату, новое подразделение и должность, затем проведите. Кнопка «Печать» предложит форму приказа о переводе.
Ограничение бухгалтерской конфигурации — меньший набор печатных форм и отсутствие сложных кадровых сценариев. Если организации требуются дополнительные соглашения, переводы с изменением графиков, совмещения и массовые кадровые операции, корректнее вести кадровый учёт в ЗУП, а в бухгалтерию передавать только данные для расчётов.
Где печатать приказ о переводе
Полный кадровый учёт: форма Т-5, допсоглашения, временные и массовые переводы. Подходит организациям с отдельным кадровым учётом.
Базовый приказ о переводе без расширенных форм. Подходит небольшим организациям с простыми кадровыми операциями.
Кадровый блок аналогичен ЗУП, печать Т-5 доступна из тех же документов. Подходит предприятиям с комплексной автоматизацией.
Настройка подписей и данных организации в приказе
Частая проблема: приказ печатается без ФИО руководителя или с устаревшими данными. Эти сведения программа берёт не из документа, а из справочника организаций. Откройте «Настройка → Реквизиты организации» (или «Главное → Реквизиты организации») и проверьте раздел с ответственными лицами: руководитель, должность руководителя, кадровик.
Ответственные лица в 1С задаются с указанием периода действия. Если руководитель сменился, а в приказе печатается старая фамилия — добавьте новую запись об ответственном лице с актуальной даты, а не редактируйте старую, чтобы не «испортить» документы прошлых периодов.
Номер приказа программа присваивает автоматически при записи документа. Если в организации принята отдельная нумерация кадровых приказов (например, с литерой «к»), это настраивается в учётной политике или нумераторах — в типовых конфигурациях префикс можно задать в настройках нумерации документов.
Если приказ не печатается: типичные причины
Наиболее частые ситуации, с которыми сталкиваются пользователи:
Отдельный случай — внешние печатные формы. Если в организации подключена доработанная форма приказа (через «Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки»), после обновления конфигурации она может перестать работать. Проверить это просто: временно отключите внешнюю форму и распечатайте типовую Т-5. Если типовая работает — проблема в доработке, и её нужно отдавать на исправление разработчику.
Как проверить готовый приказ
Совпадают с кадровыми данными и допсоглашением
Расхождения с соглашением — приказ подписывать нельзя
Указан документ-основание с реквизитами
Пустая строка или неверные реквизиты
Актуальный руководитель, номер соответствует журналу
Уволенный руководитель или нарушенная нумерация
Массовая печать и сохранение в файл
Если нужно распечатать сразу несколько приказов, откройте журнал «Кадры → Приемы, переводы, увольнения», отметьте флажками нужные проведённые документы и нажмите «Печать → Приказ о переводе (Т-5)». Программа сформирует один табличный документ со всеми приказами — каждый начнётся с новой страницы.
Сформированный приказ необязательно сразу отправлять на принтер. Табличный документ можно сохранить в PDF или Excel через «Файл → Сохранить как» — это удобно для отправки на согласование по электронной почте или архивации. Учтите, что электронная копия не заменяет подписанный бумажный оригинал, если в организации не внедрён юридически значимый электронный документооборот.
Перед массовой печатью за период сначала сформируйте один приказ и сверьте его с допсоглашением. Если в настройках организации ошибка (например, неверный подписант), она повторится во всех документах пакета, и перепечатывать придётся всё.
Отмена и исправление ошибочного перевода
Если приказ распечатан, но не подписан, а данные нужно изменить — отредактируйте документ, перепроведите его и распечатайте заново с тем же номером. Старый экземпляр при этом уничтожается.
Если приказ уже подписан, а перевод нужно отменить, в ЗУП используется механизм отмены: в документе есть команда «Отменить перевод» (или создаётся сторнирующий документ, в зависимости от релиза), либо оформляется новый кадровый перевод, возвращающий сотрудника на прежние условия. После отмены печатается отменяющий приказ — оба документа подшиваются в личное дело.
Что важно запомнить
Приказ о переводе печатается из проведённого документа «Кадровый перевод» кнопкой «Печать → Приказ о переводе (Т-5)». Перед печатью проверьте основание перевода, подписанта в реквизитах организации и данные сотрудника. Подписанный приказ не перепечатывают с изменениями — ошибки исправляют новым документом.
Частые вопросы
Почему в списке печатных форм нет формы Т-5?
Проверьте, проведён ли документ, и есть ли у пользователя права на кадровые документы. Если форма отсутствует и у администратора — возможно, конфигурация сильно устарела или перевод оформлен нестандартным документом. Уточните у специалиста по сопровождению, какая печатная форма предусмотрена в вашей версии программы.
Можно ли изменить текст приказа перед печатью?
Табличный документ в 1С можно редактировать вручную: включите режим редактирования (кнопка «Изменить» или меню «Таблица → Вид → Редактирование») и поправьте текст. Но это разовое исправление — при следующей печати форма снова заполнится из документа. Для постоянных изменений макет правят разработчики или подключают внешнюю печатную форму.
Как распечатать приказ за прошлый период?
Найдите документ в журнале «Приемы, переводы, увольнения», установив отбор по периоду или сотруднику, откройте его и нажмите «Печать». Данные в форме будут восстановлены из документа на момент его проведения, если документ после этого не редактировался.
Что делать, если приказ печатается без номера?
Номер присваивается при записи документа. Если номер пуст — перезапишите документ. Если номера сбились по всей организации, проверьте настройки нумерации и не создавались ли документы с ручным изменением номера, что нарушает автоматическую последовательность.
Можно ли распечатать приказ на перевод нескольких сотрудников одной формой?
Да, для этого в ЗУП используется документ «Кадровый перевод списком», который печатается по форме Т-5а — это аналог Т-5 для группы сотрудников. Приказ формируется единым документом с табличным перечнем работников.