Как распечатать платежные ведомости в 1С

Платежная ведомость — документ, по которому сотрудники получают заработную плату наличными через кассу или на банковские карты. В программах 1С ведомость формируется автоматически на основании начислений, а для подписи и хранения её нужно распечатать. Процедура занимает несколько минут, если документ заполнен корректно.

Типовые конфигурации 1С (Зарплата и управление персоналом, Бухгалтерия предприятия, Управление нашей фирмой) содержат готовые печатные формы: унифицированные Т-53 (платежная ведомость) и Т-49 (расчетно-платежная ведомость), а также упрощенные внутренние формы. Распечатать ведомость можно как из самого документа, так и списком за период.

Ниже разобраны шаги для основных конфигураций, настройка вывода сумм прописью и подписей, пакетная печать за месяц, сохранение в PDF и типичные проблемы, из-за которых форма выводится пустой или с неправильными итогами.

Где находятся платежные ведомости в 1С

Расположение документов зависит от конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) ведомости находятся в разделе «Выплаты» — там отдельные журналы: «Ведомости в банк», «Ведомости в кассу», «Ведомости через раздатчика», «Ведомости на счета». Тип ведомости определяет способ выплаты, выбранный при создании документа.

В 1С:Бухгалтерии предприятия путь другой: раздел «Зарплата и кадры» — «Ведомости на выплату зарплаты» (в некоторых релизах — «Зарплата» — «Ведомости в кассу / в банк»). В Управлении нашей фирмой ведомости ищите в разделе «Зарплата» — «Платежные ведомости».

Если нужного журнала нет в меню, откройте общий список документов через «Все функции» (включается в настройках интерфейса) и найдите документы со словом «Ведомость» в названии. Отсутствие пункта в меню также может означать, что у пользователя нет прав — тогда доступ настраивает администратор.

Печать ведомости из документа в 1С:ЗУП

Основной сценарий — печать одной конкретной ведомости после начисления зарплаты. Сначала убедитесь, что документ «Начисление зарплаты и взносов» за нужный месяц проведен, иначе ведомость заполнится с нулевыми суммами.

1. 1
   Откройте раздел «Выплаты» и выберите нужный журнал ведомостей (в кассу, в банк, на счета)
2. 2
   Откройте ведомость за нужный месяц или создайте новую кнопкой «Создать» и заполните её кнопкой «Заполнить»
3. 3
   Проверьте суммы к выплате и проведите документ
4. 4
   Нажмите кнопку «Печать» в командной панели документа
5. 5
   Выберите форму: «Платежная ведомость (Т-53)» или «Расчетно-платежная ведомость (Т-49)»
6. 6
   В окне предпросмотра нажмите «Печать» и укажите принтер

В форме Т-53 выводятся табельный номер, ФИО сотрудника, сумма к выплате и графа для подписи о получении денег. Форма Т-49 дополнительно содержит расшифровку начислений и удержаний, поэтому подходит, когда нужна и расчетная, и платежная часть в одном документе.

Перед печатью откройте предварительный просмотр и убедитесь, что итоговая сумма на последней странице совпадает с итогом документа, а сумма прописью выведена корректно. Если в ведомости много сотрудников, проверьте нумерацию страниц и наличие строки с общим итогом.

Печать ведомости в 1С:Бухгалтерии предприятия

В 1С:Бухгалтерии 8.3 ведомость создается в разделе «Зарплата и кадры» — «Ведомости на выплату зарплаты». При создании укажите месяц выплаты, способ выплаты (через кассу или через банк) и нажмите «Заполнить» — программа подтянет задолженность перед сотрудниками.

Для печати откройте проведенную ведомость и нажмите кнопку «Печать». Доступные формы зависят от способа выплаты: для кассовой ведомости предлагается Т-53, для банковской — реестр на перечисление или сводная форма. Если зарплата перечисляется на карты в рамках зарплатного проекта, печатают реестр для банка, а не Т-53.

Обратите внимание: в Бухгалтерии печатная форма Т-53 берет данные о руководителе и кассире из карточки организации. Если на форме пустые поля подписей, проверьте раздел «Главное» — «Реквизиты организации» — «Подписи» и заполните ответственных лиц.

Пакетная печать ведомостей за период

Когда нужно распечатать все ведомости за месяц или квартал, открывать каждую по отдельности необязательно. В журнале ведомостей выделите нужные строки мышью с зажатой клавишей Ctrl (или выделите все через Ctrl+A после установки отбора по периоду).

Затем нажмите кнопку «Печать» в командной панели списка и выберите форму. Программа сформирует отдельные печатные листы по каждой выделенной ведомости и объединит их в одно окно предпросмотра. Оттуда можно отправить всё на принтер одной командой.

Чтобы не печатать лишнее, заранее настройте отбор в журнале: по месяцу выплаты, по организации (если в базе их несколько) и по способу выплаты. Кнопка настройки списка находится в меню «Ещё» — «Настроить список».

Сохранение ведомости в PDF и отправка без принтера

Если бумажный экземпляр не нужен немедленно, форму удобно сохранить в файл. В окне предпросмотра нажмите «Ещё» — «Сохранить» (или значок дискеты) и выберите формат PDF. Также доступны Excel и табличный документ MXL — удобно для последующей правки оформления.

PDF-файл ведомости можно отправить по электронной почте прямо из 1С: в окне предпросмотра есть кнопка «Отправить». Учтите, что ведомость содержит персональные данные и суммы дохода сотрудников — пересылать её стоит только по защищенным каналам и только тем, кому эта информация положена по должности.

Настройка печатной формы и частые проблемы

Стандартные макеты Т-53 и Т-49 встроены в конфигурацию и обновляются вместе с релизом. Если требуется изменить форму (добавить колонку, логотип, изменить состав подписей), используйте механизм внешних печатных форм: «Администрирование» — «Печатные формы, отчеты и обработки» — «Дополнительные отчеты и обработки». Прямая правка типового макета в конфигураторе без необходимости не рекомендуется.

Если форма выводится с ошибками, сначала проверьте источник данных. Пустая ведомость почти всегда означает, что не проведено начисление или документ не заполнен. Обрезанные колонки на бумаге — признак неправильной ориентации страницы: в окне предпросмотра откройте настройки печати и переключите альбомную/книжную ориентацию или масштаб «По ширине страницы».

Контрольные точки

Как проверить результат

Итоговая сумма на форме

Норма

Совпадает с итогом документа в базе

Тревожный признак

Суммы расходятся — ведомость не проведена или изменена после печати

Поля подписей

Норма

Заполнены руководитель и кассир

Тревожный признак

Пустые поля — не заполнены подписи в реквизитах организации

Сумма прописью

Норма

Выведена полностью и соответствует итогу

Тревожный признак

Строка пустая или обрезана — устаревший релиз или правленый макет

Ещё одна ситуация — в ведомости не хватает части сотрудников. Причины: у сотрудника не указан способ выплаты (касса или конкретный банк), нет задолженности на дату выплаты, либо он уволен до даты ведомости. Проверьте карточку сотрудника и перезаполните документ.

Печатайте ведомость после окончательного расчета месяца, но до дня выплаты: если после печати кто-то уволится или сумма изменится, ведомость придется перезаполнять и перепечатывать. Подписанная кассиром ведомость с устаревшими суммами — источник расхождений при инвентаризации кассы.

Часто задаваемые вопросы

Какую форму выбрать — Т-53 или Т-49?

Т-53 содержит только суммы к выплате и графу для подписи о получении денег — её достаточно для выдачи зарплаты через кассу. Т-49 объединяет расчетную и платежную ведомости: показывает начисления, удержания и итог к выплате. Выбирайте Т-49, если не печатаете отдельные расчетные листки.

Почему кнопка «Печать» неактивна в ведомости?

Чаще всего документ не проведен — нажмите «Провести» и повторите попытку. Также проверьте права пользователя: роль без доступа к печатным формам или к самому документу блокирует кнопку. В редких случаях помогает обновление формы документа (закрыть и открыть заново).

Можно ли распечатать ведомость за прошлый месяц?

Да. Откройте журнал ведомостей, снимите или измените отбор по периоду, найдите документ за нужный месяц и распечатайте его стандартной кнопкой «Печать». Данные хранятся в базе, и форма сформируется по записям на момент проведения документа.

Как распечатать ведомость, если зарплата перечисляется на карты?

Для банковских выплат вместо Т-53 печатают реестр на перечисление зарплаты — он доступен из ведомости в банк по кнопке «Печать». Сам банк обычно требует не бумажный реестр, а электронный файл выгрузки, который формируется через обмен с зарплатным проектом.

Что делать, если на форме пустые поля подписей руководителя и кассира?

Подписи подтягиваются из карточки организации. Откройте «Главное» — «Реквизиты организации» (или «Организации» в ЗУП), перейдите на вкладку с подписями и укажите ответственных лиц с периодом действия. После этого переформируйте печатную форму.

Можно ли изменить стандартный макет Т-53 под требования компании?

Да, через механизм внешних печатных форм в разделе «Администрирование» — «Дополнительные отчеты и обработки». Готовый макет можно адаптировать самостоятельно, если есть навыки работы с конфигуратором, либо поручить специалисту по 1С. Типовой макет лучше не править напрямую — изменения пропадут при обновлении.