Документы и Печать · 9 мин
Как распечатать PDF из 1С: пошаговая инструкция
Как сохранить документ из 1С в PDF и распечатать его: настройки печати, виртуальный принтер, типичные ошибки и способы проверить результат перед отправкой.
Распечатать PDF из 1С можно двумя путями: сохранить документ в PDF прямо из программы и затем вывести файл на принтер, либо напечатать документ сразу в PDF через виртуальный принтер. Оба способа рабочие, но у них разные сценарии применения: первый удобен, когда нужен файл для отправки контрагенту, второй — когда печатная форма недоступна для сохранения или её нужно «зафиксировать» в неизменном виде.
В типовых конфигурациях (Бухгалтерия, Управление торговлей, Зарплата и управление персоналом) кнопка сохранения в PDF встроена в форму печати документа. Это значит, что в большинстве случаев не нужно устанавливать дополнительные программы — достаточно штатных средств 1С и любой программы для просмотра PDF.
Ниже разобраны оба способа, настройки, которые влияют на качество итогового файла, проверка результата перед отправкой и типичные ошибки, из-за которых PDF получается пустым, обрезанным или нечитаемым.
Способ 1: сохранить документ в PDF прямо из 1С
Это основной и самый надёжный способ. Он работает в типовых конфигурациях на управляемых формах и не требует установки стороннего ПО.
Откройте документ (счёт, накладную, акт), нажмите кнопку «Печать» и выберите нужную печатную форму. Когда форма откроется в режиме табличного документа, нажмите «Файл» → «Сохранить как» (или значок сохранения на панели) и в поле «Тип файла» выберите PDF. Укажите папку и имя файла.
После сохранения откройте PDF в просмотрщике (Adobe Reader, браузер, «Просмотр» в macOS) и отправьте его на принтер стандартной командой печати. Такой порядок удобен тем, что перед печатью вы видите файл ровно в том виде, в каком его получит контрагент или архив.
- 1Откройте документ и нажмите «Печать», выберите печатную форму
- 2В открывшемся табличном документе нажмите «Сохранить как»
- 3Выберите тип файла PDF, укажите папку и имя
- 4Откройте сохранённый файл и проверьте содержимое
- 5Распечатайте PDF из программы просмотра
Способ 2: печать через виртуальный PDF-принтер
Виртуальный PDF-принтер — это программа, которая устанавливается в систему как обычный принтер, но вместо бумаги создаёт PDF-файл. Примеры: «Microsoft Print to PDF» (встроен в Windows 10 и новее), PDFCreator, doPDF.
Способ нужен, когда печатная форма не сохраняется штатно, когда конфигурация старая или самописная, либо когда PDF нужно сделать из отчёта, у которого нет кнопки сохранения в нужном формате. В 1С нажмите «Печать», в диалоге выбора принтера укажите «Microsoft Print to PDF» или другой виртуальный принтер и подтвердите — система предложит выбрать место сохранения файла.
Учтите ограничение: при печати через виртуальный принтер результат зависит от настроек страницы в 1С. Если поля или ориентация заданы неверно, PDF получится обрезанным, и исправить это придётся на стороне 1С, а не в просмотрщике.
Сравнение способов
Подходит для типовых конфигураций; сохраняет текст как текст, файл компактный и с возможностью поиска. Ограничение: кнопка есть не во всех формах.
Работает с любой формой и любой конфигурацией. Ограничение: зависит от настроек страницы, иногда создаёт файл как изображение без текстового слоя.
Настройки печатной формы, которые влияют на PDF
До сохранения или печати проверьте параметры страницы: в 1С это делается через «Файл» → «Параметры страницы» (в ряде конфигураций — через свойства табличного документа). Ключевые параметры — ориентация (книжная или альбомная), поля, масштаб и размещение на странице.
Если таблица документа не помещается по ширине, используйте масштабирование «По ширине страницы» или уменьшите масштаб вручную. Это особенно важно для накладных с большим количеством колонок: без подгонки часть столбцов уйдёт на отдельные листы, и PDF будет неудобно читать.
Для документов с печатью и подписью убедитесь, что изображения подгружены в базу корректно: если картинка печати отсутствует или повреждена, в PDF она либо не попадёт, либо отобразится с артефактами.
Проверка результата перед отправкой или печатью
Не отправляйте PDF контрагенту и не печатайте тираж, не открыв файл. Проверка занимает меньше минуты и избавляет от типовых проблем: пустые страницы, обрезанные колонки, неверный масштаб, отсутствующие подписи.
Откройте файл и пролистайте все страницы целиком. Убедитесь, что количество страниц совпадает с ожиданием, верхние и нижние колонтитулы не обрезаны, а итоговые суммы и реквизиты читаемы. Дополнительно проверьте, что файл открывается на другом устройстве или в браузере — это исключит проблемы со шрифтами.
Как проверить результат
Все строки и колонки таблицы видны, суммы читаемы
Часть колонок перенесена на отдельные листы или обрезана
Текст выделяется и копируется, работает поиск
Текст не выделяется — файл является изображением
Изображения на месте, без искажений
Пустое место вместо печати или растянутая картинка
Совпадает с предпросмотром в 1С
Лишние пустые страницы в конце файла
Типичные ошибки и как их исправить
Самая частая жалоба — пустой PDF. Обычно причина в том, что сохранили не печатную форму, а пустой табличный документ, либо в момент сохранения форма не успела сформироваться. Решение: дождаться полного построения формы и повторить сохранение.
Вторая распространённая проблема — обрезанный документ. Она возникает из-за несоответствия ориентации или масштаба: документ свёрстан под альбомную ориентацию, а сохраняется в книжной. Проверьте параметры страницы и включите масштабирование по ширине.
Третья группа ошибок связана со шрифтами: на другом компьютере PDF отображается «квадратами» или другим шрифтом. Это бывает, когда используются нестандартные шрифты, не встроенные в файл. Используйте стандартные шрифты печатных форм или проверяйте файл на другом устройстве до отправки.
Особые сценарии: пакетная печать и старые конфигурации
Массовое сохранение документов в PDF
Когда PDF нужны для десятков документов (например, актов за месяц), сохранять каждый вручную долго. В типовых конфигурациях есть пакетная печать: выделите документы в списке, нажмите «Печать» и выберите комплект форм. Сформированный общий табличный документ можно сохранить в PDF одним файлом или разбить по документам — в зависимости от настроек конфигурации.
Для регулярной массовой выгрузки имеет смысл настроить регламентное задание или внешнюю обработку — это уже задача для специалиста по 1С, но она окупается при больших объёмах.
Обычные формы и старые версии платформы
В конфигурациях на обычных формах (например, старые редакции УПП или «Управление торговлей 10.3») сохранение в PDF также доступно через «Файл» → «Сохранить как» в табличном документе, но набор форматов зависит от версии платформы. Если PDF в списке форматов отсутствует, остаётся виртуальный принтер — это универсальный обходной путь.
Как выбрать действие
Когда лучше привлечь специалиста
Самостоятельная работа безопасна, пока речь идёт о сохранении и печати готовых форм. Но есть ситуации, где ошибка дороже: доработка печатных форм (макетов), настройка автоматической выгрузки PDF, изменение общих модулей печати. Неверная правка макета может сломать печать документа для всех пользователей базы.
Перед любыми изменениями в конфигурации сделайте резервную копию базы. Если печатная форма формируется с ошибкой после обновления конфигурации, не редактируйте макет самостоятельно — сначала проверьте, не решена ли проблема в следующем обновлении поставщика.
Частые вопросы
Можно ли распечатать PDF из 1С без установки дополнительных программ?
Да. В типовых конфигурациях PDF сохраняется штатно через «Сохранить как». Для печати файла достаточно браузера или встроенного просмотрщика Windows. Виртуальный принтер «Microsoft Print to PDF» также входит в состав современных версий Windows и не требует установки.
Почему PDF из 1С получается пустым?
Чаще всего форму сохранили до того, как она полностью сформировалась, либо сохранили не печатную форму, а пустой табличный документ. Подождите завершения построения формы и повторите сохранение. Если проблема повторяется, проверьте, формируется ли форма на экране вообще — возможно, ошибка в самом документе или макете.
Как сохранить в PDF сразу несколько документов?
Выделите нужные документы в списке, нажмите «Печать» и выберите комплект печатных форм. Сформированный общий документ сохраните в PDF. Возможность разбить результат на отдельные файлы зависит от конфигурации — в части типовых решений это доступно, в других потребуется обработка.
Почему у получателя PDF открывается с другим шрифтом?
В документе использован шрифт, которого нет на компьютере получателя, и он не встроился в файл. Используйте стандартные шрифты печатных форм (Times New Roman, Arial и подобные) и проверяйте готовый файл на другом устройстве перед отправкой.
Можно ли из 1С сразу отправить PDF по электронной почте?
Да, в типовых конфигурациях есть отправка по почте: в форме печати или в карточке документа выберите «Отправить» → «По электронной почте», и документ прикрепится в виде PDF. Для этого должна быть настроена учётная запись почты в программе.
Что важно запомнить
Основной способ — сохранить печатную форму в PDF через «Сохранить как» и распечатать файл из просмотрщика; запасной — виртуальный PDF-принтер. Перед отправкой проверяйте страницы, текстовый слой и шрифты, а макеты печатных форм не правьте без резервной копии базы.