Документы и Печать · 10 мин
Как распечатать пакет документов в 1С
Как распечатать пакет документов в 1С: печать из списка, комплект печатных форм, настройка макетов, массовая печать счетов, актов и накладных без ошибок.
Печать пакета документов — типовая задача в 1С: бухгалтеру нужно вывести на принтер комплект из счёта, счёта-фактуры, накладной и акта по одной сделке, либо распечатать сразу десятки документов за период. В типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия, Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP) для этого предусмотрены штатные механизмы: печать комплекта из карточки документа, групповая печать из списка и настраиваемые комплекты печатных форм.
Конкретные названия команд зависят от конфигурации и её версии, но логика везде одинакова: вы выбираете документ или группу документов, указываете нужные печатные формы и отправляете их на принтер одним заданием. Ниже разобраны основные сценарии, настройки и типичные проблемы.
Что понимать под пакетом документов в 1С
Под пакетом обычно понимают одну из двух ситуаций. Первая — комплект печатных форм одного документа: например, по реализации товаров нужно распечатать счёт на оплату, УПД, товарную накладную ТОРГ-12 и акт. Вторая — массовая печать разных документов: все счета за день, все накладные по складу за месяц, все приказы по сотруднику.
Оба сценария решаются штатными средствами без доработок. Разница в точке входа: комплект печатается из формы самого документа, а массовая печать — из журнала (списка) документов. Третий, более редкий вариант — печать через обработку «Групповая печать документов» или аналогичный сервис, если он есть в вашей конфигурации.
Печать комплекта из карточки документа
Откройте нужный документ — например, «Реализация (акты, накладные, УПД)» в 1С:Бухгалтерии. Нажмите кнопку «Печать» в командной панели формы. Раскроется список доступных печатных форм: состав зависит от вида документа и настроек конфигурации.
Установите флажки напротив нужных форм, если список это позволяет, либо выберите готовый вариант «Комплект документов» / «Комплект печатных форм», если такая команда есть. После выбора 1С сформирует табличные документы и откроет окно предварительного просмотра. Оттуда можно отправить всё на принтер кнопкой «Печать» или сохранить комплект в PDF.
Если документ ещё не проведён, часть форм может быть недоступна: многие печатные формы строятся только по проведённым документам, потому что берут данные из движений и связанных объектов. Проведите документ перед печатью и проверьте заполнение обязательных полей — номенклатуры, договора, ответственного.
- 1Откройте и проведите документ, проверьте заполнение полей
- 2Нажмите «Печать» и выберите нужные формы или команду «Комплект»
- 3Проверьте результат в окне предварительного просмотра
- 4Отправьте на принтер или сохраните в PDF
Массовая печать из списка документов
Когда нужно распечатать много однотипных документов, работайте из журнала. Откройте список (например, «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)»), при необходимости установите отбор по периоду, контрагенту или организации. Выделите нужные строки: с зажатой клавишей Ctrl — отдельные документы, с Shift — диапазон, Ctrl+A — весь список по текущему отбору.
Нажмите кнопку «Печать» в командной панели списка и выберите нужную форму — например, «Счёт на оплату» или «ТОРГ-12». 1С сформирует печатные формы по всем выделенным документам и объединит их в один или несколько табличных документов. Дальше — стандартная отправка на принтер.
Практическое ограничение: при большом количестве документов (сотни за раз) формирование может занять заметное время, а на слабом клиентском компьютере — привести к зависанию сеанса. Разумнее печатать порциями, например по 30–50 документов, либо сначала сохранять в PDF и печатать уже из него.
Настройка комплектов печатных форм
Во многих типовых конфигурациях состав комплекта можно изменить под свои процессы. В 1С:Бухгалтерии настройки печати находятся в разделе «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» либо непосредственно в меню «Печать» документа через пункт настройки комплекта. В Управлении торговлей и ERP похожие настройки есть в разделе печатных форм и в карточке соглашения с клиентом.
Типовые возможности настройки: добавление и удаление форм из комплекта, изменение порядка вывода, количество экземпляров каждой формы, признак «печатать сразу без предварительного просмотра». Некоторые конфигурации позволяют задать разные комплекты для разных договоров или видов операций — это удобно, когда по одним клиентам нужен УПД, а по другим — отдельные накладная и счёт-фактура.
Если нужной печатной формы нет в списке, её можно добавить как внешнюю через механизм «Дополнительные отчёты и обработки» (при включённой соответствующей опции). Внешние печатные формы распространяются в формате .epf и подключаются администратором. Самостоятельно править встроенные макеты в конфигураторе не рекомендуется: при обновлении изменения затрутся, если конфигурация на поддержке.
Сохранение пакета в PDF и отправка по e-mail
Часто документы нужны не на бумаге, а в электронном виде. В окне предварительного просмотра нажмите «Файл» → «Сохранить» и выберите формат PDF — все сформированные формы сохранятся одним или несколькими файлами. Это удобно для архива и для отправки контрагенту.
В типовых конфигурациях есть и прямая отправка: кнопка «Отправить» (или «Ещё» → «Отправить») в окне предварительного просмотра либо в карточке документа. Для её работы в программе должна быть настроена учётная запись электронной почты («Администрирование» → «Органайзер» → «Электронная почта»). Без настроенной почты команда отправки не сработает.
Если пакет формируется регулярно по одним и тем же контрагентам, проверьте, нет ли в вашей конфигурации обмена электронными документами (ЭДО): счета-фактуры, УПД и накладные юридически корректнее передавать через оператора ЭДО, а не сканами по почте.
Проверка результата и типичные ошибки
Перед отправкой большого пакета на принтер всегда открывайте предварительный просмотр. Проверьте, что в формах подставились правильные реквизиты: ваша организация, контрагент, номера и даты документов, суммы. Особое внимание — на печать и подписи в формах: если в карточке организации не заполнены данные руководителя или не загружена факсимиле, на бумаге останутся пустые поля.
Частые проблемы: пустые печатные формы (документ не проведён или нет данных), не тот макет (выбрана форма не для этого вида операции), обрезанные поля при печати (несоответствие полей макета настройкам принтера), дубли страниц (в настройках комплекта стоит несколько экземпляров). Большинство из них решается без привлечения программиста.
Как проверить результат
Верные реквизиты сторон, суммы, даты, подписанты
Пустые поля, чужая организация, нулевые суммы
Все нужные формы присутствуют, лишних нет
Не хватает накладной или форма продублирована
Текст не обрезан, таблицы целиком на странице
Срезанные поля, разрывы таблиц, пустые листы
Если штатных средств не хватает
Когда требуется нестандартный комплект — например, печать документов по данным из табличной части, сквозная нумерация страниц пакета или автоматическая рассылка по расписанию — используют внешние обработки или доработку конфигурации. Готовые обработки групповой печати есть в открытых каталогах решений для 1С, но подключать их должен специалист: обработка получает доступ к данным базы, и непроверенный файл — это риск безопасности.
Перед заказом доработки сформулируйте требования точно: какие документы входят в пакет, в каком порядке, нужно ли сохранение в PDF, кто запускает печать и как часто. Это сократит время разработки и количество переделок.
Как выбрать действие
Частые вопросы
Почему кнопка «Печать» неактивна или список форм пуст?
Чаще всего документ не проведён, либо у пользователя нет прав на печать данного вида документов. Проведите документ и проверьте роли пользователя в настройках прав доступа.
Можно ли распечатать документы разных видов одним пакетом?
Штатная групповая печать из списка работает внутри одного журнала. Для разнотипных документов печатайте каждый вид отдельно либо используйте механизм комплектов/внешних обработок, если он предусмотрен в вашей конфигурации.
Как изменить количество экземпляров в комплекте?
В настройках комплекта печатных форм (доступны из меню «Печать» документа или через «Администрирование») для каждой формы задаётся число копий. Либо укажите количество копий непосредственно в диалоге печати принтера.
Почему на печати обрезаются поля документа?
Причина обычно в несоответствии полей макета и настроек принтера. В окне предварительного просмотра откройте параметры страницы и уменьшите поля либо включите масштабирование «по ширине страницы».
Можно ли автоматически сохранять пакет в PDF при печати?
Да: вместо физического принтера выберите виртуальный PDF-принтер либо используйте команду «Сохранить» в окне предварительного просмотра. Часть конфигураций умеет прикреплять PDF прямо к документу.
Что делать, если нужной печатной формы нет в списке?
Проверьте, включён ли механизм «Дополнительные отчёты и обработки», и подключите внешнюю печатную форму через администратора. Если подходящей формы нет в принципе — потребуется разработка макета специалистом.
Что важно запомнить
Комплект по одному документу печатается из его карточки, массовая печать — из списка через выделение строк. Печатайте большие объёмы порциями, проверяйте результат в предварительном просмотре и не правьте встроенные макеты напрямую.