Как распечатать отпуска в 1С: приказы, записки-расчёты и график

Печать документов по отпускам в 1С выполняется непосредственно из документа «Отпуск» или из журнала кадровых документов — отдельной «кнопки печати отпусков» в программе нет. В типовых конфигурациях «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) и «1С:ERP» доступны унифицированные формы: приказ о предоставлении отпуска (Т-6), записка-расчёт о предоставлении отпуска (Т-60) и график отпусков (Т-7). Чтобы формы сформировались корректно, документ должен быть проведён, а в справочниках — заполнены данные организации и сотрудника.

Ниже разобраны конкретные сценарии: печать приказа из документа, печать записки-расчёта, вывод графика отпусков на бумагу, пакетная печать по нескольким сотрудникам и настройка подписей. Отдельно описаны типичные ошибки, из-за которых формы выходят пустыми или с неверными суммами, и способы их проверить до отправки документа на принтер.

Какие печатные формы отпусков есть в 1С и когда какая нужна

Перед печатью важно понимать, какой именно документ требуется. Приказ по форме Т-6 (или Т-6а для группы сотрудников) — это распорядительный документ, который подписывает руководитель и с которым знакомится работник. Записка-расчёт Т-60 содержит расчёт отпускных: средний заработок, количество дней, начисленные суммы и удержания — её оформляет бухгалтерия. График отпусков Т-7 — плановый документ на календарный год, обязательный для организации.

В ЗУП 3.1 также доступны неунифицированные формы: приказ на дополнительный отпуск, отпуск без сохранения оплаты, отпуск по уходу за ребёнком. Все они вызываются одним способом — через кнопку «Печать» в соответствующем документе. Если организация использует собственные шаблоны вместо унифицированных форм (это допустимо, формы Т-6/Т-60 носят рекомендательный характер), они подключаются через механизм дополнительных печатных форм.

Как распечатать приказ на отпуск (форма Т-6) из документа

Основной сценарий выглядит так. Откройте раздел «Кадры» → «Отпуска» (в некоторых конфигурациях — «Зарплата» → «Отпуска»). Найдите в журнале нужный документ по сотруднику и дате, откройте его двойным щелчком. Убедитесь, что документ проведён — в заголовке не должно быть пометки «не проведён». Нажмите кнопку «Печать» в командной панели документа и выберите «Приказ о предоставлении отпуска (Т-6)».

Откроется предварительный просмотр табличного документа. Проверьте ФИО сотрудника, период отпуска, количество календарных дней, вид отпуска и должность руководителя в подписи. Если всё верно, нажмите кнопку с изображением принтера или сочетание Ctrl+P, выберите принтер и отправьте на печать. При необходимости форму можно сохранить в PDF или Excel через «Файл» → «Сохранить как» — это удобно для отправки в ЭДО или по почте.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Отпуска» и найдите нужный документ
2. 2
   Убедитесь, что документ проведён, при необходимости проведите его
3. 3
   Нажмите «Печать» → «Приказ о предоставлении отпуска (Т-6)»
4. 4
   Проверьте в предпросмотре ФИО, даты, дни и подписанта
5. 5
   Нажмите Ctrl+P или значок принтера и распечатайте документ

Как распечатать записку-расчёт Т-60 с суммой отпускных

Записка-расчёт печатается из того же документа «Отпуск», но только при условии, что в документе рассчитаны начисления. Если документ создан кадровиком без расчёта (так бывает при разделённых ролях), форма Т-60 выйдет с пустыми суммами. Чтобы этого избежать, откройте вкладку с расчётом в документе и убедитесь, что средний заработок и сумма отпускных заполнены — при необходимости нажмите кнопку пересчёта.

После проверки выберите «Печать» → «Записка-расчёт о предоставлении отпуска (Т-60)». На лицевой стороне формы выводятся данные о периоде отпуска, на оборотной — помесячная расшифровка среднего заработка за расчётный период и итоговые суммы с НДФЛ. Если отпуск приходится на два месяца, суммы разбиваются по месяцам автоматически. Перед печатью сверьте итог с суммой в ведомости на выплату — расхождение означает, что документ изменяли после расчёта ведомости.

Как распечатать график отпусков Т-7

График отпусков печатается не из отдельного документа, а из специального отчёта. В ЗУП 3.1 откройте «Кадры» → «График отпусков» — откроется документ планирования на выбранный год. Заполните его (вручную или автозаполнением по остаткам отпусков), проведите, затем нажмите «Печать» → «График отпусков (Т-7)». Программа сформирует унифицированную форму со списком сотрудников, подразделений и запланированных дат.

Для контроля фактического исполнения графика используйте отчёт «Остатки отпусков» или «График отпусков: фактический и плановый» в разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты». Эти отчёты также выводятся на печать стандартной кнопкой и помогают увидеть сотрудников, у которых плановые даты не совпадают с фактическими приказами. При сдвиге отпуска внесите изменение в график отдельной строкой — графа «перенесён» в форме Т-7 заполняется именно из этих данных.

Пакетная печать приказов по нескольким сотрудникам

Когда нужно распечатать приказы сразу по группе — например, перед массовым летним отпускным периодом, — открывать каждый документ не обязательно. В журнале «Кадры» → «Отпуска» выделите несколько документов с зажатой клавишей Ctrl, затем нажмите кнопку «Печать» в командной панели списка. Программа сформирует единый табличный документ, где каждый приказ начинается с новой страницы.

Альтернативный вариант — обработка «Печать кадровых приказов» (в некоторых конфигурациях находится в разделе «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки»). Она позволяет отобрать документы за период по виду отпуска и подразделению и вывести их одним пакетом. Это удобно для архива за квартал или год: сформировали, сохранили в PDF, передали в дело.

Способы печати отпускных документов

Из открытого документа

Подходит для одного приказа или записки-расчёта. Ограничение: по одному документу за раз.

Выделение в журнале

Подходит для пакетной печати нескольких приказов. Ограничение: формирует один общий табличный документ, который сложнее разделить на файлы.

Отчёты и обработки

Подходят для графика Т-7, сводов и архива за период. Ограничение: не во всех конфигурациях есть готовая обработка пакетной печати.

Настройка подписей и реквизитов перед печатью

Частая причина «битых» форм — незаполненные ответственные лица. Подпись руководителя в Т-6 и Т-7 подтягивается из карточки организации: раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» → «Подписи» (или «Ответственные лица»). Укажите там руководителя и главного бухгалтера с датой начала полномочий — иначе в форме останутся пустые строки или подставится устаревшее ФИО.

Должность сотрудника в приказе берётся из последнего кадрового документа (приём на работу или кадровый перевод). Если сотрудника перевели, а в приказе старая должность — проверьте, проведён ли документ перевода и не датирован ли он позже начала отпуска. Логотип и шапку организации в типовых формах Т-6/Т-60 не предусмотрены; для фирменного бланка потребуется внешняя печатная форма, которую подключает администратор или программист 1С.

Типичные ошибки при печати отпусков и как их исправить

Самая распространённая проблема — пустая форма или сообщение «нет данных для печати». Причина почти всегда в том, что документ не проведён либо удалён из выборки по дате. Вторая частая ситуация — в Т-60 нулевые суммы: документ создан, но расчёт не выполнен или сторнирован. Третья — в приказ попадает не тот вид отпуска: проверьте, какой вид указан на вкладке документа, именно он выводится в шапке Т-6.

Если форма «разваливается» при печати — колонки не помещаются на лист — откройте настройки страницы в окне предпросмотра и переключите ориентацию на альбомную либо уменьшите масштаб. Для Т-7 с большим штатом альбомная ориентация практически обязательна. При выгрузке в PDF проверяйте, что все листы попали в файл: при пакетной печати иногда обрезается последняя страница из-за разрыва страниц.

Контрольные точки

Как проверить результат перед подписанием

Даты и количество дней в Т-6

Норма

Совпадают с заявлением сотрудника и остатком отпуска

Тревожный признак

Даты сдвинуты или дней больше, чем положено

Суммы в Т-60

Норма

Итог совпадает с ведомостью на выплату

Тревожный признак

Нули или расхождение с ведомостью

Подписи руководителя и главбуха

Норма

Актуальные ФИО и должности

Тревожный признак

Пустые строки или уволенный сотрудник

Вид отпуска в шапке приказа

Норма

Соответствует заявлению (ежегодный, без сохранения и т.д.)

Тревожный признак

Указан другой вид отпуска

FAQ

Можно ли распечатать приказ на отпуск без сохранения зарплаты?

Да. Для отпуска без сохранения оплаты используется тот же документ «Отпуск» с соответствующим видом отпуска, и печатается приказ по форме Т-6 стандартным способом через кнопку «Печать». Записка-расчёт Т-60 в этом случае не нужна, так как начислений нет.

Почему в меню «Печать» нет нужной формы?

Наиболее вероятные причины: недостаточно прав у пользователя (обратитесь к администратору), документ не проведён, либо в настройках программы отключён расчёт зарплаты — тогда формы с суммами (Т-60) скрываются. Также проверьте, не переопределён ли состав печатных форм внешними подключениями.

Как распечатать отпуск в 1С:Бухгалтерии, а не в ЗУП?

В 1С:Бухгалтерии 8 кадровые документы находятся в разделе «Зарплата и кадры» → «Отпуска». Документ «Отпуск» также содержит кнопку «Печать» с приказом Т-6 и запиской-расчётом. Набор форм там уже, чем в ЗУП, поэтому для полноценного кадрового учёта обычно используют ЗУП.

Можно ли сохранить приказ в PDF вместо печати?

Да. В окне предварительного просмотра откройте «Файл» → «Сохранить как» и выберите формат PDF. Файл можно подписать ЭЦП, отправить через ЭДО или приложить к электронному заявлению сотрудника.

Как напечатать приказ на отпуск сразу для группы сотрудников одним документом?

Используйте документ «Отпуска сотрудников» (списочный документ в ЗУП), где в табличной части указывается несколько работников. Для него доступна форма Т-6а — приказ на группу сотрудников. Печатается она так же, через кнопку «Печать» в документе.

Что делать, если после изменения документа старый приказ уже подписан?

Перепечатайте приказ заново из исправленного документа и замените им прежний экземпляр в деле, а старый уничтожьте или пометьте как аннулированный. Подписывать и хранить две версии одного приказа с разными данными нельзя — это создаст расхождения при проверке.