Как распечатать отпуск в 1С

Распечатать отпуск в 1С обычно означает вывести на бумагу приказ о предоставлении отпуска (унифицированная форма Т-6) или записку-расчёт о предоставлении отпуска (форма Т-60). Оба документа формируются автоматически на основании кадрового документа «Отпуск», поэтому главная задача пользователя — правильно оформить сам документ, а печать занимает буквально несколько кликов.

Порядок действий зависит от конфигурации: чаще всего отпуска оформляют в «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП), но в «1С:Бухгалтерии» тоже есть базовые кадровые документы. Ниже разобраны оба варианта, а также способы вывести несколько приказов одновременно и исправить типичные проблемы с печатью.

Перед печатью убедитесь, что документ «Отпуск» проведён и в нём верно указаны сотрудник, период работы, даты отпуска и его вид. Программа подтягивает данные в печатную форму из документа, поэтому любая ошибка в исходных данных повторится и на бумаге.

Что именно можно распечатать: формы Т-6 и Т-60

Под «распечатать отпуск» обычно понимают один из двух документов. Приказ о предоставлении отпуска (форма Т-6) — это распорядительный документ, который подписывает руководитель, а сотрудник знакомится с ним под подпись. Записка-расчёт (форма Т-60) содержит расчёт отпускных: средний заработок, количество дней, начисленные суммы и удержанный НДФЛ.

Если приказ оформляется сразу на нескольких сотрудников, используется форма Т-6а. В ЗУП она доступна, когда отпуска оформлены отдельными документами, а печать выполняется из журнала с выделением нескольких строк.

Закон не обязывает использовать именно унифицированные формы — организация вправе утвердить собственный бланк приказа. Однако Т-6 и Т-60 встроены в 1С по умолчанию, поэтому большинство компаний пользуется именно ими.

Как создать документ «Отпуск» в 1С:ЗУП

Печатная форма строится из документа, поэтому начните с его оформления. Перейдите в раздел «Кадры» → «Отпуска» и нажмите «Создать». Укажите организацию, сотрудника и дату документа.

На вкладке «Основной отпуск» отметьте период отпуска: программа автоматически посчитает количество календарных дней и подставит период работы, за который предоставляется отпуск. Если нужны дополнительные отпуска (за вредность, ненормированный день и т.п.), добавьте их на соответствующей вкладке.

Если в настройках расчёта зарплаты включён расчёт отпускных, на вкладке «Начислено (подробно)» программа рассчитает средний заработок и сумму отпускных. Проверьте расчёт и нажмите «Провести и закрыть».

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Отпуска» → «Создать»
2. 2
   Укажите сотрудника, дату документа и период отпуска
3. 3
   Проверьте автоматически рассчитанные дни и период работы
4. 4
   Проверьте расчёт отпускных на вкладке «Начислено»
5. 5
   Проведите документ

Как вывести приказ на печать

Откройте проведённый документ «Отпуск» и нажмите кнопку «Печать» в командной панели формы. В выпадающем списке выберите нужную форму: «Приказ о предоставлении отпуска (Т-6)» или «Записка-расчёт о предоставлении отпуска (Т-60)».

Откроется предварительный просмотр табличного документа. Проверьте ФИО сотрудника, даты, количество дней и подписанта — должность и ФИО руководителя подтягиваются из сведений об организации. Если всё верно, нажмите пиктограмму принтера или сочетание клавиш Ctrl+P.

Для массовой печати откройте журнал «Кадры» → «Отпуска», выделите несколько документов с зажатой клавишей Ctrl, нажмите «Печать» и выберите форму Т-6а или Т-6 для каждого документа. Программа сформирует единый табличный документ, который можно отправить на принтер одним заданием.

Печать отпуска в 1С:Бухгалтерии

В «1С:Бухгалтерии» кадровый учёт упрощён, но приказ на отпуск распечатать можно. Перейдите в раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» (или «Отпуска», в зависимости от версии) и создайте документ «Отпуск».

Заполните сотрудника, вид отпуска и даты, затем проведите документ. Кнопка «Печать» предложит форму приказа Т-6. Учтите, что полноценный расчёт отпускных с запиской-расчётом Т-60 в базовых версиях Бухгалтерии ограничен — для сложных расчётов предназначен ЗУП.

Где оформлять отпуска

1С:ЗУП

Полный кадровый учёт, формы Т-6, Т-6а, Т-60, автоматический расчёт отпускных. Подходит, если отпуска и расчёты ведутся регулярно.

1С:Бухгалтерия

Простое оформление приказа Т-6 без детального расчёта. Подходит для небольших компаний с простыми ситуациями.

Как проверить результат и исправить ошибки

Перед подписанием приказа сверьте печатную форму с первичными данными: количество дней отпуска, даты начала и окончания, период работы. В форме Т-60 дополнительно проверьте средний дневной заработок и итоговую сумму — при сомнениях расчёт можно детализировать прямо из документа.

Если в печатной форме ошибка, не редактируйте табличный документ вручную — исправьте данные в документе «Отпуск» или в карточке сотрудника и сформируйте печать заново. Ручные правки в табличном документе не сохранятся при повторной печати и создадут расхождение между бумажным приказом и учётом.

Контрольные точки

Как проверить результат

Даты и дни отпуска

Норма

Совпадают с заявлением сотрудника, количество дней посчитано программой

Тревожный признак

Даты сдвинуты или дни не совпадают — проверьте период в документе

Подписант

Норма

Должность и ФИО руководителя заполнены

Тревожный признак

Пустые поля — заполните подписанта в реквизитах организации

Суммы в Т-60

Норма

Средний заработок и отпускные совпадают с расчётом в документе

Тревожный признак

Суммы отличаются — проверьте, проведён ли документ после изменений

Типичные ошибки при печати отпусков

Отдельная ситуация — когда кнопка «Печать» не показывает нужную форму. Обычно причина в правах пользователя или в том, что документ не проведён. Проверьте статус документа и при необходимости обратитесь к администратору 1С за настройкой прав.

FAQ

Можно ли распечатать приказ на отпуск без расчёта отпускных?

Да. Приказ по форме Т-6 формируется из кадровых данных документа и не требует расчёта отпускных. Расчёт нужен только для записки-расчёта Т-60.

Как распечатать один приказ на нескольких сотрудников?

Используйте форму Т-6а: в журнале отпусков выделите нужные документы с клавишей Ctrl, нажмите «Печать» и выберите форму Т-6а. Все сотрудники попадут в один приказ.

Почему в приказе пустая подпись руководителя?

Подписант подтягивается из реквизитов организации. Откройте карточку организации, проверьте, что указаны должность и ФИО руководителя (или иного ответственного лица), и сформируйте печать заново.

Можно ли изменить печатную форму Т-6 под фирменный бланк?

Да, макет печатной формы можно доработать, но это требует изменения конфигурации или подключения внешней печатной формы. Такую доработку лучше поручить специалисту по 1С, чтобы не нарушить обновление программы.

Что делать, если отпуск уже распечатан, а даты изменились?

Исправьте даты в документе «Отпуск», проведите его и распечатайте новый приказ. Старый бумажный приказ отменяется отдельным распоряжением, если он уже был подписан.

Поддерживается ли электронный приказ вместо бумажного?

В ЗУП есть механизмы кадрового электронного документооборота: приказ можно подписать электронной подписью и направить сотруднику без печати. Функция включается в настройках и требует настроенного обмена сертификатами.