Документы и Печать · 11 мин
Как распечатать отчет кассира в 1С
Как распечатать отчет кассира в 1С: инструкции для Розницы, Управления торговлей и Бухгалтерии, Z-отчет, кассовая книга, типичные ошибки и проверка результата.
Отчет кассира в 1С — это не один документ, а целая группа печатных форм: Z-отчет о закрытии кассовой смены, кассовая книга, отчет о розничных продажах и справка-отчет кассира. Какую именно форму нужно распечатать, зависит от используемой конфигурации и цели: закрытие смены, сдача выручки, отчетность в бухгалтерию или проверка инкассации.
Чаще всего под «отчетом кассира» понимают Z-отчет, который формируется при закрытии кассовой смены на фискальном регистраторе, либо документ «Отчет о розничных продажах», который 1С создает автоматически на основании данных смены. Оба варианта печатаются штатными средствами программы без доработок.
Ниже разобраны инструкции для основных конфигураций — «1С:Розница», «1С:Управление торговлей» и «1С:Бухгалтерия», а также способы вывести отчет за произвольный период, если смена уже закрыта и документ нужно найти в архиве.
Какие отчеты кассира существуют в 1С и какой вам нужен
Прежде чем искать кнопку печати, определите, какой документ требуется. В 1С кассовая отчетность представлена несколькими формами, и у них разное назначение.
- Z-отчет (отчет о закрытии смены) — формируется фискальным регистратором при закрытии смены, содержит итоги по наличным и безналичным продажам, возвратам и счетчикам ККТ.
- Отчет о розничных продажах — учетный документ 1С, который создается по итогам смены и списывает проданные товары со склада.
- Справка-отчет кассира — печатная форма для передачи в бухгалтерию вместе с выручкой.
- Кассовая книга — сводный отчет по приходным и расходным кассовым ордерам за день, формируется в бухгалтерских конфигурациях.
Как выбрать нужный отчет
Как распечатать отчет при закрытии кассовой смены
Стандартный сценарий — печать отчета сразу после завершения работы кассы. Порядок действий одинаков в «1С:Розница» и «1С:Управление торговлей» с подключенным фискальным регистратором.
- 1Перейдите в раздел «Продажи» (в Рознице — «РМК» или «Кассовые смены») и откройте список кассовых смен
- 2Найдите текущую открытую смену и нажмите «Закрыть смену»
- 3Дождитесь формирования Z-отчета на фискальном регистраторе — чековая лента распечатается автоматически
- 4Проверьте, что в 1С создан документ «Отчет о розничных продажах» со статусом «Проведен»
- 5Откройте документ и нажмите «Печать» → выберите нужную форму (например, «Отчет о розничных продажах» или «Справка-отчет кассира»)
- 6В окне предварительного просмотра нажмите «Печать» и убедитесь, что выбран правильный принтер
Если фискальный регистратор подключен и обмен с ККТ настроен корректно, Z-отчет печатается самим кассовым аппаратом на чековой ленте — это обязательный фискальный документ. Дополнительно в 1С вы можете распечатать учетный документ на обычном принтере для внутреннего учета.
Обратите внимание: закрытие смены необратимо. После формирования Z-отчета пробивать чеки в этой смене уже нельзя — откроется новая смена. Поэтому перед закрытием проверьте, что все чеки пробиты, а фактическая выручка в денежном ящике совпадает с данными программы.
Как распечатать отчет кассира за прошлый период
Если смена уже закрыта, а бумажный отчет утерян или не был распечатан, документ можно найти в архиве и вывести повторно. Фискальный Z-отчет с ККТ повторно не распечатается (дубликат запрашивается через функции кассового аппарата), но учетные формы 1С доступны всегда.
Откройте раздел «Продажи» → «Отчеты о розничных продажах» (в «1С:Розница» — «Продажи» → «Отчеты о розничных продажах», в УТ — «Продажи» → «Розничные продажи»). Установите отбор по дате и кассе ККМ, найдите нужный документ и откройте его.
Внутри документа нажмите кнопку «Печать» в командной панели и выберите форму. Доступные варианты зависят от конфигурации: обычно это «Отчет о розничных продажах», а в некоторых версиях — «Справка-отчет кассира» и «Акт об инкассации».
Для массовой печати отметьте несколько документов в списке (через Ctrl или Shift), нажмите «Печать» в командной панели журнала — 1С сформирует единый пакет на печать.
Печать отчета кассира в «1С:Бухгалтерия»
В «1С:Бухгалтерии» розничные продажи отражаются иначе: здесь нет РМК, а кассовая отчетность строится на кассовых документах. Основные формы — «Кассовая книга» и «Отчет кассира».
Для печати кассовой книги откройте раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы» и нажмите «Кассовая книга» (или «Отчеты» → «Кассовая книга»). Укажите период и организацию, нажмите «Сформировать», затем — кнопку печати. Книга формируется по унифицированной форме КО-4 на основании проведенных приходных и расходных ордеров.
Если в программе ведется учет розничной выручки через документ «Отчет о розничных продажах» (раздел «Продажи»), печать выполняется так же, как в торговых конфигурациях: откройте документ и нажмите «Печать».
Аналитические отчеты по работе кассиров
Помимо обязательных печатных форм, в 1С есть аналитические отчеты, которые руководители используют для контроля кассиров: выручка по каждому сотруднику, количество чеков, возвраты, скидки, средний чек.
В «1С:Розница» и УТ такие отчеты находятся в разделе «Продажи» → «Отчеты по продажам» или «Анализ продаж». Полезные варианты: «Валовая прибыль по кассирам», «Продажи по кассовым сменам», «Остатки и движения денежных средств в кассах ККМ». Задайте период, при необходимости отбор по кассиру или магазину, сформируйте отчет и выведите на печать стандартной кнопкой.
Эти отчеты не заменяют фискальные документы, но помогают выявить расхождения: например, если сумма возвратов у одного кассира аномально высока или выручка по Z-отчету не совпадает с данными учетной системы.
Сравнение печатных форм
Обязательный фискальный документ; печатается кассовым аппаратом на чековой ленте при закрытии смены. Повторно из 1С не выводится
Учетный документ 1С; печатается на обычном принтере в любой момент, подходит для внутреннего учета и бухгалтерии
Свод по кассовым ордерам организации; формируется в бухгалтерских конфигурациях за выбранный период
Гибкие настройки по кассирам, сменам, товарам; не являются официальными документами, нужны для контроля и анализа
Типичные проблемы при печати и их решение
Чаще всего сложности возникают не с самой печатью, а с поиском документа или настройкой оборудования. Разберите типичные ситуации, прежде чем обращаться к администратору.
Как проверить результат
Совпадает с итогами смены и фактической выручкой в денежном ящике
Расхождение сумм — срочно сверяйте чеки смены и данные фискального накопителя
Документ проведен, товары списаны со склада
Документ не проведен или движения по складу отсутствуют
Соответствуют реальной смене и рабочему месту кассира
Отчет сформирован по другой кассе или смене
Все строки читаемы, итоги и подписи присутствуют
Обрезаны колонки или пустые поля — проверьте настройки принтера и форму
Если печатная форма выглядит некорректно (обрезаны колонки, не помещается на лист), откройте предварительный просмотр и измените масштаб или ориентацию страницы. Для нестандартных требований к форме может понадобиться изменение макета — это задача для специалиста по 1С, так как правка типовых макетов требует аккуратности при обновлениях конфигурации.
Удобно настроить для бухгалтерии единый порядок: кассир в конце дня прикладывает к выручке Z-отчет с ленты и распечатанный из 1С «Отчет о розничных продажах». Тогда при расхождениях сразу видно, на каком уровне возникла ошибка — на кассе или при передаче данных в учетную систему.
Частые вопросы
Можно ли распечатать Z-отчет повторно, если лента закончилась?
Из 1С повторно вывести фискальный Z-отчет нельзя — он формируется кассовым аппаратом один раз. Дубликат отчета о закрытии смены можно запросить через меню самого фискального регистратора (функция зависит от модели ККТ) или получить копию из личного кабинета ОФД, если касса передает данные оператору фискальных данных.
Почему «Отчет о розничных продажах» не создался после закрытия смены?
Обычно причина в сбое обмена с ККТ или в том, что смену закрыли внешними средствами (например, кнопкой на кассовом аппарате), минуя 1С. Проверьте журнал кассовых смен: если смена числится открытой, закройте ее из программы. Если смена закрыта, а документа нет — создайте «Отчет о розничных продажах» вручную с заполнением по данным смены.
Как распечатать отчет по конкретному кассиру, если кассой пользовались несколько сотрудников?
Если в чеках указывался кассир, используйте аналитический отчет «Продажи по кассирам» (или аналог в вашей конфигурации) с отбором по сотруднику и периоду. Документ «Отчет о розничных продажах» формируется по кассе ККМ в целом и не делит смену между кассирами.
Кассовая книга формируется пустой, хотя операции по кассе были. Что проверить?
Убедитесь, что приходные и расходные кассовые ордера проведены, относятся к нужной организации и кассе, а в настройках отчета выбран правильный период. Также проверьте, что у пользователя есть права на просмотр кассовых документов этой организации.
Можно ли отправить отчет кассира по электронной почте вместо печати?
Да. В форме предварительного просмотра печатной формы есть кнопка «Отправить» — документ можно сохранить в PDF или Excel и отправить по почте прямо из 1С, если настроена учетная запись электронной почты в программе. Либо сохраните файл и вложите его в письмо вручную.
Что делать, если суммы в Z-отчете и в отчете 1С не совпадают?
Сначала проверьте, все ли чеки смены загружены в 1С: иногда часть чеков «зависает» при сбое связи. Затем сверьте возвраты и внесения/изъятия — они могут учитываться по-разному. Если расхождение сохраняется, сверяйте данные с отчетами ОФД и при необходимости привлекайте специалиста по обслуживанию ККТ.
Что важно запомнить
Фискальный Z-отчет печатает сама ККТ при закрытии смены, а учетный «Отчет о розничных продажах» и кассовую книгу выводите из 1С через кнопку «Печать» в документе или журнале. Перед закрытием смены сверяйте выручку, после печати — проверяйте статус проведения документа и совпадение итоговых сумм.