Документы и Печать · 11 мин
Как распечатать отчет кассира в 1С 8
Как распечатать отчет кассира в 1С 8: где найти X-отчет и Z-отчет, настройки печати в УТ, Рознице и КА, типичные ошибки и их решение.
Отчет кассира в 1С 8 — это документ, который фиксирует итоги работы кассы за смену: сумму выручки, возвраты, наличные и безналичные поступления. В зависимости от конфигурации он может называться по-разному: «Отчет о розничных продажах», «Z-отчет», «Отчет кассовой смены». Процедура печати в целом похожа во всех типовых решениях — Управление торговлей, Розница, Комплексная автоматизация, — но расположение команд и нюансы отличаются.
Важно различать два документа, которые часто путают. X-отчет (отчет без гашения) показывает состояние кассы на текущий момент и не закрывает смену — его можно печатать сколько угодно раз в течение дня. Z-отчет (отчет с гашением) закрывает кассовую смену, обнуляет счетчики и формируется один раз в конце рабочего дня. Печать каждого из них выполняется по-разному и в разных местах программы.
Какие отчеты кассира существуют в 1С 8
Прежде чем искать кнопку печати, определите, какой именно документ вам нужен. В типовых конфигурациях 1С встречаются три основных варианта, и у каждого свое назначение и свое место в интерфейсе.
Отчет о розничных продажах — учетный документ, который формируется при закрытии кассовой смены. Он списывает проданные товары со склада и фиксирует выручку. Кассовая смена — документ, отражающий факт открытия и закрытия смены на фискальном регистраторе, с итоговыми суммами по чекам. X-отчет и Z-отчет — это бумажные отчеты, которые печатает сама касса (фискальный регистратор или онлайн-ККТ), а 1С лишь отправляет команду на их формирование.
Сравнение отчетов кассира
Учетный документ 1С: списывает товары, фиксирует выручку. Печатается из журнала документов, можно перепечатать в любой момент.
Документ-факт открытия и закрытия смены на ККТ. Содержит итоги по чекам, наличным и картам. Печать доступна из формы документа.
Промежуточный отчет без гашения, печатается на самой кассе по команде из 1С. Не закрывает смену, можно снимать многократно.
Отчет с гашением, закрывает смену на ККТ. Печатается один раз в конце дня, повторно снять нельзя — только копию из памяти кассы.
Как распечатать отчет о розничных продажах
Это самый частый сценарий. Откройте раздел «Продажи» (в Рознице — «Продажи» → «Отчеты о розничных продажах», в Управлении торговлей — «Продажи» → «Отчеты о розничных продажах»). Откроется журнал документов, где по дате и номеру найдите нужный отчет за требуемую смену.
Откройте документ двойным щелчком и нажмите кнопку «Печать» в командной панели (значок принтера) или выберите нужную печатную форму из выпадающего списка. Обычно доступны варианты «Отчет о розничных продажах» и «Отчет о розничных продажах (суммовой)». После формирования табличного документа нажмите Ctrl+P или значок принтера в окне предпросмотра, выберите принтер и подтвердите печать.
Если документов в журнале много, используйте отбор по периоду: установите дату в поле периода журнала или воспользуйтесь поиском по номеру. Перепечатать отчет можно неограниченное число раз — это учетный документ, его повторная печать ни на что не влияет.
- 1Откройте раздел «Продажи» → «Отчеты о розничных продажах»
- 2Найдите документ за нужную дату через отбор по периоду
- 3Откройте документ и нажмите «Печать», выберите форму
- 4В окне предпросмотра нажмите Ctrl+P и выберите принтер
- 5Проверьте, что на бумаге видны шапка, итоги и подписи
Как распечатать Z-отчет и закрыть смену
Z-отчет формируется при закрытии кассовой смены, и в типовых конфигурациях эта операция объединена в одну команду. В 1С:Рознице откройте рабочее место кассира (РМК) или раздел «Продажи» → «Кассовые смены», затем выполните команду «Закрыть кассовую смену». Программа отправит команду на фискальный регистратор, касса напечатает Z-отчет на своей чековой ленте, а в 1С автоматически создадутся документы «Кассовая смена» и «Отчет о розничных продажах».
В Управлении торговлей закрытие смены выполняется через «Продажи» → «Кассовые смены» либо через обработку «Закрытие кассовой смены». Если фискальный регистратор подключен и драйвер настроен, бумажный Z-отчет выйдет на кассе автоматически. Если касса не подключена к данному компьютеру, 1С закроет смену только учетно, без печати на ленте.
Обратите внимание: повторно снять Z-отчет за уже закрытую смену на самой кассе нельзя — счетчики обнулены. Если бумажный экземпляр потерян или испорчен, распечатайте из 1С документ «Кассовая смена» или «Отчет о розничных продажах» за эту дату — по содержанию они дублируют итоги Z-отчета. Также копию отчета можно получить из памяти самой ККТ через сервисное меню кассы.
Как распечатать X-отчет в течение смены
X-отчет нужен для промежуточного контроля: например, при передаче смены между кассирами или для сверки наличных в середине дня. Поскольку это отчет самой кассы, печать инициируется из формы управления фискальным регистратором, а не из журнала документов.
В 1С:Рознице откройте «Администрирование» → «Подключаемое оборудование», выберите нужный фискальный регистратор и перейдите в функцию «Управление фискальным регистратором» (или «Тестирование и настройка»). В списке операций найдите команду «Снять X-отчет» или «Отчет без гашения» и выполните ее — касса напечатает отчет на ленте. В рабочем месте кассира РМК эта команда часто вынесена в меню сервисных операций.
Настройка печати и печатных форм
Если стандартная печатная форма отчета вас не устраивает — например, не помещается на страницу или не хватает нужных колонок, — ее можно скорректировать. В окне предпросмотра табличного документа доступны настройки полей, масштаба и ориентации через меню «Файл» → «Параметры страницы». Для широких отчетов с большим числом товарных строк установите альбомную ориентацию и масштаб «По ширине страницы».
Проверьте также настройки подписей. В типовых конфигурациях ответственные лица подтягиваются из карточки организации: «Настройки» → «Организации» → «Подписи». Если в печатной форме пустые строки вместо ФИО кассира или руководителя — заполните эти данные, иначе документ может не пройти внутреннюю проверку.
Для нестандартных требований (добавить логотип, изменить состав колонок) используется механизм внешних печатных форм через «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Дополнительные отчеты и обработки». Это работа для специалиста по 1С: самостоятельно менять макеты в конфигураторе без опыта не стоит — ошибка в макете может сломать печать для всех пользователей.
Типичные ошибки при печати отчета кассира
Наиболее частая проблема — отсутствие кнопки печати или пустой журнал документов. Это почти всегда вопрос прав: у пользователя-кассира может не быть доступа к документам «Отчет о розничных продажах». Проверьте роли пользователя в разделе «Администрирование» → «Пользователи и права» — для печати достаточно права чтения документа.
Вторая типичная ситуация — Z-отчет не выходит на кассе при закрытии смены. Причины: касса не подключена или занята другим сеансом, драйвер ККТ не отвечает, закончилась чековая лента. Сначала проверьте физическое подключение и наличие бумаги, затем выполните тест связи с оборудованием в настройках подключаемого оборудования.
Как проверить результат и сверить данные
После печати отчета сверьте его с фактическими данными. Итоговая выручка в «Отчете о розничных продажах» должна совпадать с суммой по Z-отчету кассы и с фактическим наличием денег в денежном ящике (с учетом внесений и изъятий). Расхождение даже в копейках — повод искать непроведенный чек, возврат или ошибку эквайринга.
Для контроля удобно использовать отчет «Движения денежных средств» или оборотку по кассе за тот же день. Если данные 1С и кассы расходятся систематически, проверьте, не работают ли на этой кассе параллельно из другой программы или другого сеанса — это частая причина двойных продаж.
Как проверить результат
Совпадает с итогом Z-отчета кассы и фактической наличностью с учетом внесений и изъятий
Расхождение сумм — ищите непробитые чеки, возвраты или ошибки эквайринга
Смена имеет статус «Закрыта», создан отчет о розничных продажах
Смена «Открыта» при напечатанном Z-отчете — учетное закрытие не выполнено
Заполнены ФИО кассира и руководителя
Пустые строки подписей — заполните данные в карточке организации
Проданные товары списаны со склада магазина
Остатки не изменились — отчет о розничных продажах не проведен
Что важно запомнить
Отчет о розничных продажах печатается из журнала документов раздела «Продажи» и доступен для повторной печати всегда. Z-отчет — это команда для кассы, выполняемая при закрытии смены, а X-отчет снимается через управление фискальным регистратором без закрытия смены. Перед закрытием смены убедитесь в отсутствии зависших чеков, после — сверьте итоги 1С, кассы и фактической наличности.
Частые вопросы
Можно ли распечатать отчет кассира за прошлый период?
Да. Документы «Отчет о розничных продажах» и «Кассовая смена» хранятся в базе и доступны для печати за любую дату — установите нужный период в отборе журнала. Ограничение касается только бумажного Z-отчета на кассе: повторно снять его нельзя, доступна лишь копия из фискальной памяти ККТ.
Почему кнопка «Печать» неактивна или отсутствует?
Чаще всего причина в правах пользователя: роли кассира может не хватать для чтения документа. Проверьте настройки прав в разделе «Администрирование» → «Пользователи и права». Также кнопка недоступна, если документ не записан — сначала проведите его.
Чем отличается отчет кассира в 1С от Z-отчета на кассе?
Отчет кассира в 1С (отчет о розничных продажах) — учетный документ: он списывает товары и фиксирует выручку в базе. Z-отчет — фискальный документ самой кассы, данные которого передаются в налоговую через ОФД. В идеале их итоги совпадают, но юридическое значение имеют фискальные данные ККТ.
Что делать, если Z-отчет закрылся, а смена в 1С осталась открытой?
Такое бывает при обрыве связи с кассой в момент закрытия. Выполните команду «Закрыть кассовую смену» в 1С повторно — программа получит с кассы данные уже закрытой смены и завершит учетное закрытие без повторного гашения. Если команда завершается ошибкой, проверьте драйвер ККТ и обратитесь к специалисту по 1С.
Как распечатать отчет по конкретному кассиру, если работает несколько смен?
Используйте отбор в журнале документов по полю «Ответственный» или «Кассир». Дополнительно в разделе отчетов («Продажи» → «Отчеты по продажам») есть аналитические отчеты по кассирам — например, «Продажи по кассирам», который можно сформировать за любой период и вывести на печать.
Можно ли настроить автоматическую печать отчета при закрытии смены?
В ряде конфигураций доступна настройка автоматической печати документов при проведении — проверьте параметры в «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки». Если штатной настройки нет, задача решается доработкой через подписку на событие записи документа — это работа для программиста 1С.