Документы и Печать · 8 мин
Как распечатать НДФЛ в 1С: справки и отчёты
Как распечатать НДФЛ в 1С: где найти справку о доходах сотрудника, как вывести 6-НДФЛ на печать в 1С:ЗУП и Бухгалтерии, настройка форм и проверка данных.
Под распечаткой НДФЛ в 1С обычно понимают три разные задачи: выдать сотруднику справку о доходах и удержанном налоге (бывшая 2-НДФЛ), распечатать расчёт 6-НДФЛ для внутреннего контроля или архива и вывести реестр сведений, который прикладывают к годовому отчёту. Все три действия выполняются через типовые механизмы программы и не требуют доработок.
Точные названия меню зависят от конфигурации: в 1С:ЗУП 3.1 справки сгруппированы в разделе «Отчетность, справки», а в 1С:Бухгалтерии 8.3 — в разделе «Зарплата и кадры» или «Отчёты». Логика везде одинаковая: сначала формируется документ или отчёт, затем он проверяется, и только после этого выводится на печать.
Важный нюанс: с отменой самостоятельной формы 2-НДФЛ справка для сотрудника оформляется по форме из приложения к приказу ФНС, а в налоговую инспекцию те же сведения передаются в составе 6-НДФЛ. Поэтому в программе есть два разных объекта — «Справка о доходах» для работника и «6-НДФЛ» для ИФНС, и печатать их нужно из разных мест.
Где в 1С находятся документы по НДФЛ
Перед печатью определите, какой именно документ нужен. В 1С:ЗУП 3.1 перейдите в раздел «Отчетность, справки»: здесь находятся пункты «Справки сотрудникам», «1С-Отчетность» и «Реестры сведений о доходах». В 1С:Бухгалтерии 8.3 справка о доходах создаётся из раздела «Зарплата и кадры → Справки о доходах (НДФЛ)», а расчёт 6-НДФЛ — из «Отчёты → Регламентированные отчёты».
Если нужного пункта нет в меню, проверьте права пользователя: печать регламентированной отчётности доступна ролям с правами на кадровый учёт и отчётность. Также убедитесь, что в настройках учётной политики организации ведётся учёт зарплаты и НДФЛ — без этого документы просто не появятся в интерфейсе.
Как распечатать справку о доходах сотрудника
Откройте «Отчетность, справки → Справки сотрудникам» и создайте новый документ. Укажите организацию, сотрудника, налоговый период и ставку налога (обычно 13%). Программа автоматически подтянет начисления, вычеты и удержанный налог из учётных данных.
После заполнения нажмите «Провести», затем кнопку «Печать» в командной панели документа. Справка выводится на бумагу по утверждённой форме: с разбивкой доходов по месяцам, кодами доходов и вычетов, итоговыми суммами налоговой базы и налога. Если справка нужна в электронном виде, используйте «Сохранить» и выберите формат PDF.
- 1Откройте «Отчетность, справки → Справки сотрудникам» и создайте документ
- 2Заполните организацию, сотрудника и налоговый период
- 3Проверьте автоматически заполненные суммы доходов и налога
- 4Проведите документ и нажмите «Печать»
- 5Проверьте предварительный просмотр и отправьте на принтер или сохраните в PDF
Если справка нужна за прошлый период
Программа формирует справку за любой закрытый период, по которому есть данные учёта. Укажите нужный год в поле «Налоговый период» — данные подтянутся из регистров. Если часть сумм отсутствует, проверьте, проведены ли документы начисления зарплаты и ведомости на выплату за этот период.
Как распечатать расчёт 6-НДФЛ
Откройте «Отчетность, справки → 1С-Отчетность», нажмите «Создать» и выберите «6-НДФЛ» в группе «Налоговая отчётность». Укажите период (квартал, полугодие, 9 месяцев или год) и организацию. Нажмите «Заполнить» — программа соберёт данные разделов 1 и 2 из учёта.
Для печати используйте кнопку «Печать» в форме отчёта: доступны варианты «Показать бланк» (предпросмотр всей формы) и «Печатать сразу». Перед выводом рекомендуется нажать «Проверить → Проверка контрольных соотношений» — программа покажет расхождения, из-за которых расчёт могут не принять.
Печать реестра сведений о доходах
При сдаче годового отчёта на бумаге к 6-НДФЛ прикладывается реестр справок по каждому сотруднику. В 1С:ЗУП он формируется из раздела «Отчетность, справки → Реестры сведений о доходах»: создайте документ, укажите налоговый период, и программа заполнит табличную часть списком физических лиц с суммами.
Печать выполняется стандартной кнопкой «Печать». Реестр выводится в виде таблицы с ИНН, ФИО сотрудников, суммами дохода и налога. Сверьте итоги реестра с контрольными цифрами раздела 2 расчёта 6-НДФЛ — суммы налога должны совпасть.
Проверка данных перед печатью
Главная причина ошибок в распечатанных формах — некорректные учётные данные, а не сама печать. Перед выводом справок и расчёта сформируйте отчёт «Анализ НДФЛ» (в ЗУП: «Налоги и взносы → Отчеты по налогам и взносам») и сверьте исчисленный, удержанный и перечисленный налог. Расхождения между этими суммами — типичный источник претензий.
Также проверьте персональные данные сотрудников: ИНН, ФИО, дату рождения и серию паспорта. Эти сведения выводятся на печатную форму из карточки физического лица, и ошибка в них делает справку недействительной для предъявления в банк или инспекцию.
Как проверить результат
Совпадает с расчётными листками сотрудника за год
Не хватает месяцев или суммы завышены — не проведены документы начисления
Равен исчисленному налогу в отчёте «Анализ НДФЛ»
Есть разница между исчисленным и удержанным — ищите непроведённые ведомости
ИНН, ФИО и паспорт совпадают с документами сотрудника
Опечатки или пустые поля в карточке физического лица
Частые ошибки при печати НДФЛ
Одна из распространённых проблем — пустая печатная форма. Причина почти всегда в том, что документ не проведён или данные не заполнены кнопкой «Заполнить». Вторая типичная ситуация — справка формируется не по тому сотруднику или не за тот период: перед печатью сверяйте шапку документа.
Также пользователи иногда печатают старую форму из документа прошлых лет. Программа подставляет актуальный бланк по дате документа, но если конфигурация давно не обновлялась, форма может не соответствовать действующему приказу ФНС. Следите за обновлениями релизов — именно в них выходят новые печатные формы отчётности.
FAQ
Можно ли распечатать справку о доходах уволенному сотруднику?
Да. В документе «Справка сотрудникам» выберите уволенного работника — программа подтянет данные за период его работы. Ограничений по дате увольнения в программе нет, важно лишь, чтобы учётные данные за нужный период сохранились в базе.
Почему кнопка «Печать» неактивна?
Чаще всего документ не записан или не проведён — сначала нажмите «Провести». Также проверьте права пользователя и заполненность обязательных полей: без организации, сотрудника и периода печатная форма не строится.
Как сохранить справку в PDF вместо печати?
Откройте печатную форму через «Печать → Показать бланк», затем используйте «Файл → Сохранить» или кнопку сохранения в табличном документе и выберите формат PDF. Файл можно передать сотруднику, но для официальных целей обычно требуется подписанный бумажный оригинал.
Нужно ли распечатывать 6-НДФЛ, если отчёт сдан электронно?
Обязанности нет. Печатная версия нужна только для внутреннего архива, проверок или по требованию инспекции в рамках камерального контроля. Многие организации хранят вместо бумаги PDF-бланк с квитанцией о приёме.
Что делать, если в справке не хватает данных за несколько месяцев?
Проверьте, проведены ли за эти месяцы документы «Начисление зарплаты и взносов» и ведомости на выплату. После их проведения перезаполните справку кнопкой «Заполнить» — данные подтянутся автоматически.
Что важно запомнить
Справка о доходах печатается из документа «Справки сотрудникам», расчёт 6-НДФЛ — из «1С-Отчетности». Перед печатью проведите документ, сверьте суммы с отчётом «Анализ НДФЛ» и проверьте персональные данные сотрудников. Держите конфигурацию обновлённой, чтобы печатные формы соответствовали действующим требованиям ФНС.