Как распечатать накладные в 1С

Печать накладной — одна из самых частых операций в 1С: она нужна при отгрузке товара покупателю, приёмке от поставщика и внутреннем перемещении между складами. В типовых конфигурациях (1С:Управление торговлей, 1С:Бухгалтерия, 1С:ERP, 1С:Комплексная автоматизация) печатные формы уже встроены, и распечатать документ можно буквально в три клика — из самого документа или из списка документов.

Основные печатные формы накладных — это ТОРГ-12 (товарная накладная), «Товарная накладная» в свободной форме, УПД (универсальный передаточный документ), а также М-15 для отпуска материалов на сторону. Какая форма доступна, зависит от вида документа: например, из «Реализации товаров и услуг» доступны ТОРГ-12 и УПД, а из «Перемещения товаров» — только внутренняя накладная.

Ниже разобраны все способы печати: из открытого документа, из списка без открытия, пакетная печать нескольких накладных, настройка макета и решение типичных проблем — когда кнопка печати неактивна или форма выводится с ошибками.

Какие печатные формы накладных есть в 1С

Прежде чем печатать, важно понимать, какая форма нужна в вашей ситуации. От этого зависит, какой пункт выбирать в меню печати.

• ТОРГ-12 — унифицированная товарная накладная, применяется при продаже товаров, когда УПД не используется. Содержит подписи сторон и графы для грузоотправителя и грузополучателя.
• Товарная накладная (произвольная форма) — упрощённая форма для внутреннего учёта или когда покупателю достаточно неформализованного документа.
• УПД — универсальный передаточный документ, совмещает накладную и счёт-фактуру. Используется, если организация работает с НДС и покупатель согласен принимать УПД.
• М-15 — накладная на отпуск материалов на сторону, чаще применяется в производственном и складском учёте.
• ТТН (1-Т) — товарно-транспортная накладная, нужна при перевозке груза транспортной компанией.

Как распечатать накладную из открытого документа

Это самый распространённый сценарий: менеджер оформил отгрузку и сразу печатает накладную для отпуска товара со склада.

Последовательность действий одинакова в большинстве конфигураций на платформе 1С:Предприятие 8.3:

1. Откройте документ, например «Реализация товаров и услуг» или «Реализация (акты, накладные, УПД)» в 1С:Бухгалтерии.
2. Убедитесь, что документ проведён (кнопка «Провести» или «Провести и закрыть»). У непроведённого документа печать может быть недоступна или форма выведется с пометкой об отсутствии данных.
3. Нажмите кнопку «Печать» на командной панели документа — обычно она в верхней части окна, иногда скрыта в меню «Ещё».
4. В выпадающем списке выберите нужную форму: «Товарная накладная (ТОРГ-12)», «Универсальный передаточный документ (УПД)» и т.д.
5. Откроется окно предварительного просмотра. Проверьте данные и нажмите кнопку с изображением принтера или сочетание Ctrl+P.
6. Выберите принтер, укажите количество копий (обычно две — для продавца и покупателя) и подтвердите печать.

1. 1
   Откройте и проведите документ реализации
2. 2
   Нажмите «Печать» и выберите форму (ТОРГ-12 или УПД)
3. 3
   В предварительном просмотре проверьте состав и суммы
4. 4
   Отправьте на принтер через Ctrl+P, указав 2 копии
5. 5
   Проверьте, что на бумаге видны все подписи и печати организации

Как распечатать накладную из списка документов, не открывая её

Если нужно быстро распечатать накладную по уже закрытому документу, открывать его необязательно. В журнале документов («Продажи» → «Реализация товаров и услуг» или аналогичный раздел) выделите нужную строку и нажмите кнопку «Печать» на командной панели списка — появится тот же набор печатных форм.

Этот способ удобен, когда документов много и открывать каждый долго. Кроме того, именно из списка выполняется пакетная печать сразу нескольких накладных.

Пакетная печать нескольких накладных

Чтобы распечатать накладные по нескольким документам за один раз, выделите в списке нужные строки, удерживая Ctrl (для произвольного выбора) или Shift (для диапазона). Затем нажмите «Печать» и выберите форму — 1С сформирует печатные формы по всем выделенным документам и объединит их в общий предварительный просмотр. Каждая накладная начнётся с новой страницы.

В некоторых конфигурациях есть отдельная обработка «Печать документов» или «Пакетная печать», где можно задать период, контрагента и вид формы. Она удобна в конце дня, когда нужно распечатать все накладные за смену.

При пакетной печати проверяйте, что все выделенные документы проведены: непроведённые документы либо пропускаются молча, либо вызывают сообщение об ошибке — поведение зависит от конфигурации. Перед массовой печатью полезно отфильтровать список по признаку «Проведён».

Печать накладной на перемещение и другие виды документов

Накладные печатаются не только из реализации. Логика та же, но набор форм отличается:

• Перемещение товаров — внутренняя накладная на перемещение (в некоторых конфигурациях форма ТОРГ-13).
• Поступление товаров и услуг — можно распечатать входящую накладную как внутренний документ, но обычно печатают форму поставщика.
• Списание товаров — акт на списание.
• Возврат товаров поставщику — ТОРГ-12 или УПД, как при обычной отгрузке.
• Отчёт о розничных продажах — сводные формы по кассовой смене.

Если нужной формы нет в меню «Печать», проверьте подменю «Ещё» → «Печать» — туда иногда попадают редко используемые макеты. Также часть форм может быть отключена администратором в настройках печатных форм.

Как настроить макет и параметры печати

Стандартные макеты подходят большинству организаций, но часто требуется добавить логотип, изменить состав колонок или выводить дополнительные реквизиты (например, номер заказа покупателя или срок оплаты).

Что можно настроить без программирования:

• Количество экземпляров по умолчанию — в настройках печатных форм или в момент печати.
• Вывод логотипа и печати — в карточке организации заполните реквизиты и приложите изображения, если конфигурация это поддерживает (например, в 1С:Бухгалтерии 8 есть настройка «Логотип и печать»).
• Подписантов — ФИО руководителя, главбуха и ответственного за отпуск берутся из карточки организации и ответственных лиц; проверьте их актуальность.
• Дополнительные колонки — артикул, код, штрихкод включаются в настройках печатной формы или в параметрах документа.

Изменение самого макета (структуры таблицы, шрифтов, расположения блоков) выполняется в конфигураторе или через механизм внешних печатных форм. Это работа для специалиста по 1С: неаккуратная правка типового макета может «сломать» печать после обновления конфигурации.

Типичные проблемы при печати накладных и их решение

Чаще всего пользователи сталкиваются с несколькими повторяющимися ситуациями.

Кнопка «Печать» неактивна или форма не формируется. Обычно причина в том, что документ не проведён — проведите его и повторите. Также проверьте права пользователя: у роли без прав на печать документов кнопка может быть скрыта.

В накладной пустые поля (грузоотправитель, адрес, подписанты). Данные подставляются из карточки организации и договора с контрагентом. Откройте карточку организации, заполните адреса, ответственных лиц и банковские реквизиты, затем сформируйте форму заново.

Накладная печатается обрезанной или не влезает на лист. В окне предварительного просмотра проверьте ориентацию страницы (ТОРГ-12 обычно альбомная) и масштаб. Если таблица широкая, включите автоподбор ширины или уменьшите масштаб до 90–95%. Также проверьте, что в настройках принтера выбран формат бумаги A4, а не Letter.

Нужной формы нет в списке. Возможные причины: форма отключена в настройках, вид документа не поддерживает эту форму, либо в конфигурацию не добавлена внешняя печатная форма, которой пользовались раньше (например, после обновления).

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус документа

Норма

Документ проведён, в журнале нет пометки удаления

Тревожный признак

Документ не проведён или помечен — печатная форма может быть недоступна

Реквизиты в форме

Норма

Заполнены грузоотправитель, грузополучатель, подписанты, суммы совпадают с документом

Тревожный признак

Пустые поля адресов или подписей, расхождения в итоговых суммах

Внешний вид на бумаге

Норма

Вся таблица на листе, читаемый шрифт, есть место для подписей и печати

Тревожный признак

Колонки обрезаны, текст выходит за поля, не хватает строк

Часто задаваемые вопросы

Можно ли распечатать накладную без проведения документа?

Технически в некоторых конфигурациях печать доступна и из записанного (непроведённого) документа, но делать этого не стоит: при проведении данные могут пересчитаться, и бумажная накладная разойдётся с учётными. Правильный порядок — провести документ, затем печатать.

Как вывести на печать две копии накладной сразу?

В окне настроек печати (после Ctrl+P) укажите количество копий — 2. В некоторых конфигурациях число экземпляров по умолчанию задаётся в настройках печатных форм, тогда каждый раз менять его не придётся.

Что делать, если нужна форма, которой нет в списке печати?

Проверьте подменю «Ещё» → «Печать» и настройки состава печатных форм. Если формы нет и там, потребуется внешняя печатная форма — её разрабатывает специалист по 1С и подключает через «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Дополнительные отчёты и обработки».

Можно ли сохранить накладную в PDF вместо печати?

Да. В окне предварительного просмотра нажмите «Сохранить» (иконка дискеты) и выберите формат PDF. Также документ можно отправить по электронной почте прямо из 1С кнопкой «Отправить», если настроена учётная запись почты.

Почему в ТОРГ-12 не выводятся цены или суммы?

Чаще всего в документе не заполнены цены в табличной части или выбран тип цен без значений на дату документа. Откройте документ, проверьте колонки «Цена» и «Сумма», при необходимости перезаполните цены кнопкой «Заполнить» → «По ценам продажи» и проведите документ заново.

Как распечатать накладную за прошлый период, если документ закрыт для редактирования?

Печать не требует редактирования: найдите документ в журнале, выделите его и нажмите «Печать». Запрет периода (дата запрета изменения данных) блокирует изменение документа, но не мешает формировать его печатную форму.