Документы и Печать · 11 мин
Как распечатать накладную в 1С:Розница
Как распечатать накладную в 1С:Розница: печать ТОРГ-12 и расходной накладной из документа, настройка печатных форм, пакетная печать и решение типичных проблем.
Печать накладной в 1С:Розница выполняется прямо из документа — реализации товаров, перемещения, оприходования или возврата. Для этого не нужны внешние обработки: в типовой конфигурации уже есть встроенные печатные формы ТОРГ-12, расходная накладная, товарный чек и другие. Достаточно открыть проведённый документ, нажать кнопку «Печать» и выбрать нужную форму.
Трудности обычно возникают не с самой печатью, а с сопутствующими вопросами: какой формы нет в списке, почему кнопка неактивна, как распечатать сразу несколько документов и как вывести накладную на принтер с нужными настройками. Ниже разобраны все рабочие сценарии — от одиночной печати до пакетной, а также типичные ошибки и способы их устранения.
Какие печатные формы накладных есть в 1С:Розница
Конфигурация 1С:Розница поддерживает несколько видов накладных, привязанных к типам документов. Для документа «Реализация товаров» доступны ТОРГ-12 (унифицированная форма товарной накладной) и упрощённая «Расходная накладная». Для документа «Перемещение товаров» предусмотрена форма ТОРГ-13 — накладная на внутреннее перемещение. Для «Оприходования товаров» — приходная накладная.
ТОРГ-12 применяется при отгрузке товаров юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям: форма содержит реквизиты грузоотправителя, грузополучателя, поставщика и плательщика, табличную часть с номенклатурой и подписи ответственных лиц. Упрощённая расходная накладная подходит для внутреннего учёта и ситуаций, где не требуются все реквизиты унифицированной формы.
Важно понимать: с введением обязательного использования универсального передаточного документа (УПД) многие организации заменяют ТОРГ-12 на УПД, который совмещает накладную и счёт-фактуру. В 1С:Розница возможность печати УПД зависит от версии конфигурации и настроек обмена с бухгалтерской программой — проверьте наличие этой формы в меню печати вашего документа.
Печать накладной из документа «Реализация товаров»
Основной сценарий — печать накладной при продаже оптовому покупателю. Откройте раздел «Продажи» (в некоторых версиях — «Закупки и продажи») и перейдите в журнал «Реализации товаров». Найдите нужный документ по номеру, дате или контрагенту и откройте его двойным щелчком.
В верхней части формы документа расположена кнопка «Печать» со стрелкой-выпадающим списком. Нажмите на стрелку, чтобы увидеть все доступные формы: «ТОРГ-12», «Расходная накладная», «Счёт на оплату» и другие, если они подключены. Выберите нужную — на экране откроется предварительный просмотр табличного документа.
- 1Откройте журнал «Реализации товаров» и найдите нужный документ
- 2Убедитесь, что документ проведён — в списке напротив него нет пометки непроведённого документа
- 3Откройте документ и нажмите стрелку рядом с кнопкой «Печать»
- 4Выберите форму «ТОРГ-12» или «Расходная накладная»
- 5В окне предварительного просмотра проверьте реквизиты и табличную часть
- 6Нажмите кнопку с изображением принтера, выберите принтер и количество копий
В окне предварительного просмотра можно оценить, как накладная ляжет на лист: помещается ли табличная часть, не обрезаются ли колонки. Если колонок много и они сжаты, измените масштаб или ориентацию страницы через настройки печати табличного документа (меню «Файл → Параметры страницы» в окне просмотра либо настройки в самом диалоге печати).
Стандартно ТОРГ-12 печатается в двух экземплярах. Укажите количество копий «2» в диалоге печати, чтобы не отправлять документ на принтер повторно.
Пакетная печать нескольких накладных
Когда накладных нужно распечатать много — например, по итогам дня или перед выездом экспедитора — открывать каждый документ по отдельности нерационально. В журнале документов выделите нужные строки: с зажатой клавишей Ctrl — отдельные документы, с Shift — диапазон. Затем нажмите «Ещё» в командной панели списка и выберите пункт «Печать» либо воспользуйтесь кнопкой печати на панели журнала, если она там присутствует.
Программа сформирует единый табличный документ, в котором накладные идут друг за другом с разрывами страниц. Перед отправкой на принтер пролистайте предпросмотр: убедитесь, что каждая накладная начинается с нового листа и ни одна не разорвана посередине таблицы.
Настройка печатных форм и реквизитов
Корректность накладной зависит от заполненности справочников. В ТОРГ-12 попадают данные организации (наименование, ИНН, КПП, адрес, банковские реквизиты) из карточки организации в разделе «НСИ» или «Настройки», и данные контрагента — из карточки покупателя. Если в накладной пустые поля или устаревшие реквизиты, исправлять нужно не печатную форму, а источник данных.
Подписи ответственных лиц — руководителя, главного бухгалтера, кладовщика — подставляются из сведений об ответственных лицах организации. Проверьте, что они заполнены и действуют на дату документа, иначе строки подписей останутся пустыми.
Если типовая форма не устраивает — например, нужен логотип, другой порядок колонок или дополнительные поля — безопасный путь это подключение внешней печатной формы. Включите в настройках «Администрирование» опцию «Дополнительные отчёты и обработки», после чего внешнюю обработку формата .epf можно зарегистрировать в базе и назначить конкретному виду документов. Разработку такой обработки лучше поручить специалисту по 1С.
Настройка принтера и проверка результата
Перед печатью убедитесь, что в операционной системе выбран рабочий принтер и он доступен из 1С. В диалоге печати проверьте ориентацию: ТОРГ-12 обычно формируется в альбомной ориентации, упрощённые накладные — в книжной. Если форма выглядит сжатой или переносится на второй лист, включите автомасштаб или уменьшите масштаб вручную.
Как проверить результат
ИНН, КПП, адреса организации и покупателя заполнены и актуальны
Пустые поля грузоотправителя или грузополучателя, устаревший адрес
Все позиции документа выведены, количество и суммы совпадают с документом
Обрезанные колонки, перенос таблицы на середину следующего листа
Строки подписей ответственных лиц заполнены
Пустые строки руководителя или кладовщика
Номер накладной соответствует номеру документа в базе
Номер отсутствует или не совпадает с журналом документов
После печати сверьте бумажную накладную с документом на экране: итоговая сумма, количество строк, номер и дата. Расхождение почти всегда означает, что документ изменили после формирования печатной формы — тогда накладную нужно перепечатать.
Типичные проблемы и их решение
Самая частая ситуация — кнопка «Печать» неактивна или нужной формы нет в списке. Неактивная кнопка обычно означает, что документ не проведён или открыта форма нового несохранённого документа: запишите и проведите документ, затем повторите попытку. Отсутствие формы в списке может быть связано с правами пользователя — проверьте, есть ли у вашей роли доступ к печати, или попросите администратора настроить права.
Если накладная печатается с пустыми полями, проверьте заполнение справочников в следующем порядке: карточка организации, карточка контрагента, договор с покупателем, ответственные лица. Если форма открывается, но табличная часть пуста — убедитесь, что в документе есть товары и он проведён.
Как выбрать действие
Печать накладных по другим документам
Перемещение товаров (ТОРГ-13)
Для внутреннего перемещения между магазинами или складами откройте журнал «Перемещения товаров» в разделе «Склад» (или «Запасы и закупки»). Порядок печати идентичен: открыть документ, нажать «Печать», выбрать ТОРГ-13 или внутреннюю накладную на перемещение. В форме указываются структурные подразделения отправителя и получателя вместо контрагентов.
Возврат поставщику и оприходование
Документ «Возврат товаров поставщику» печатается по той же схеме — доступна ТОРГ-12, где ваша организация выступает грузоотправителем. Для «Оприходования товаров» используется приходная накладная. Во всех случаях логика одна: проведённый документ → кнопка «Печать» → выбор формы → предпросмотр → принтер.
Что важно запомнить
Накладная печатается из проведённого документа через кнопку «Печать»: ТОРГ-12 для реализации, ТОРГ-13 для перемещения. Пустые поля исправляются в справочниках, а не в форме. Для массовой печати выделяйте документы в журнале, а макет меняйте только через внешние печатные формы.
Частые вопросы
Почему в меню «Печать» нет формы ТОРГ-12?
Возможны три причины: документ не проведён, у пользователя ограничены права на печать или состав печатных форм изменён в настройках конфигурации. Сначала проведите документ, затем проверьте права с администратором. Если форма отключена в настройках, её можно вернуть через настройку команд печати документа.
Можно ли распечатать накладную без проведения документа?
Технически для сохранённого, но не проведённого документа печать иногда доступна, однако это плохая практика: документ ещё не отражён в учёте и может быть изменён. Распечатывайте накладные только после проведения, чтобы бумажная версия гарантированно совпадала с данными базы.
Как добавить логотип организации в накладную?
Типовая форма ТОРГ-12 не содержит логотипа. Чтобы его добавить, потребуется внешняя печатная форма — обработка, которая подключается через раздел «Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки» при включённой опции дополнительных отчётов и обработок. Разработку такой формы выполняет специалист по 1С.
Можно ли сохранить накладную в PDF?
Да. В окне предварительного просмотра используйте «Файл → Сохранить» или «Сохранить как» и выберите формат PDF. Альтернатива — печать на виртуальный PDF-принтер, установленный в операционной системе. Полученный файл можно отправить контрагенту по электронной почте.
Чем УПД отличается от ТОРГ-12 и что печатать?
УПД совмещает товарную накладную и счёт-фактуру в одном документе, ТОРГ-12 — только накладная. Выбор зависит от учётной политики организации и требований контрагентов. Наличие формы УПД в 1С:Розница зависит от версии конфигурации — проверьте меню печати документа реализации.
Почему в накладной пустые подписи руководителя и бухгалтера?
Подписи подставляются из сведений об ответственных лицах организации. Откройте карточку организации, перейдите к ответственным лицам и проверьте, что записи заполнены и действуют на дату документа. После заполнения сформируйте печатную форму заново.