Документы и Печать · 9 мин
Как распечатать накладную в 1С Предприятие
Как распечатать накладную в 1С:Предприятие: ТОРГ-12, товарная накладная, УПД. Печать из документа и списка, настройка макета, массовая печать, решение ошибок.
Накладная — один из самых часто печатаемых документов в учётных системах 1С. В типовых конфигурациях («Управление торговлей», «Бухгалтерия предприятия», «Комплексная автоматизация», ERP) печать накладной выполняется по единому принципу: из формы документа через кнопку «Печать» либо из списка документов с выделением нужных строк.
Конкретный набор доступных печатных форм зависит от конфигурации и её версии. Чаще всего встречаются ТОРГ-12 (товарная накладная), товарная накладная, акт об оказании услуг и универсальный передаточный документ (УПД), который объединяет накладную и счёт-фактуру. Ниже разобраны все основные сценарии — от печати одного документа до массового вывода и настройки макета.
Что проверить перед печатью накладной
Перед выводом на печать убедитесь, что документ записан и проведён. В большинстве конфигураций непроведённый документ либо не печатается вовсе, либо выводится без части данных — сумм, нумерации или подписей ответственных лиц. Признак проведённого документа — зелёная «галочка» на пиктограмме в списке документов.
Проверьте заполненность ключевых реквизитов: организация, контрагент, договор, табличная часть с товарами и количеством. Если в документе не указано подразделение, ответственное лицо или основание (договор/заказ), на печатной форме эти поля останутся пустыми, и накладную придётся переделывать.
Также заранее уточните, какая форма нужна получателю. Одни контрагенты принимают только ТОРГ-12, другим достаточно УПД, третьим требуется накладная по форме организации. Это сэкономит время на перепечатке.
Как проверить документ перед печатью
Документ проведён, пиктограмма с зелёной отметкой
Документ не проведён или помечен на удаление
Заполнены товары, количество, цены, ставки НДС
Пустые строки или нулевые количества
Указаны организация, контрагент, договор
Поля пустые — на форме будут пропуски
Печать накладной из формы документа
Это стандартный и самый простой способ. Откройте нужный документ — например, «Реализацию товаров и услуг» или «Поступление товаров и услуг». В верхней командной панели формы найдите кнопку «Печать» — она может быть отдельной кнопкой или выпадающим меню.
Нажмите «Печать» и выберите требуемую форму: «Товарная накладная (ТОРГ-12)», «УПД», «Накладная на отпуск материалов» или иную доступную. Программа сформирует предварительный просмотр в табличном документе. Здесь можно оценить, как будет выглядеть форма на бумаге: разрывы страниц, ширину колонок, подписи.
Из окна предварительного просмотра отправьте документ на принтер кнопкой с изображением принтера или сочетанием клавиш Ctrl+P. В диалоге печати укажите принтер, количество копий и при необходимости диапазон страниц.
- 1Откройте проведённый документ реализации или поступления
- 2Нажмите кнопку «Печать» в командной панели формы
- 3Выберите нужную печатную форму (ТОРГ-12, УПД и т.д.)
- 4Проверьте предварительный просмотр: данные, разрывы страниц
- 5Нажмите кнопку принтера или Ctrl+P, укажите копии и отправьте на печать
Печать из списка документов и массовая печать
Когда накладных много — например, в конце дня нужно распечатать все отгрузки, — открывать каждый документ по отдельности нерационально. В журнале документов выделите одну или несколько строк (с зажатой клавишей Ctrl для произвольного выбора или Shift для диапазона), затем нажмите кнопку «Печать» в командной панели списка.
Программа предложит выбрать печатную форму, после чего сформирует единый комплект: каждая накладная начнётся с новой страницы. В некоторых конфигурациях доступна групповая обработка «Печать документов» или команда «Отправить» с возможностью сразу сформировать PDF для отправки контрагенту по электронной почте.
Учтите ограничение: массовая печать работает только для документов одного вида и одного статуса. Если в выборку попали непроведённые документы, они будут пропущены либо вызовут сообщение об ошибке — поведение зависит от конфигурации.
Как выбрать нужную печатную форму
Выбор формы определяется требованиями контрагента и характером операции. ТОРГ-12 — классическая товарная накладная, применяемая при отгрузке товарно-материальных ценностей. УПД объединяет передаточный документ и счёт-фактуру и удобен, когда нужен один документ вместо двух. Накладная по форме организации используется, когда у компании утверждён собственный бланк.
Если нужной формы нет в списке, возможны три причины: форма не предусмотрена для данного вида документа, у пользователя недостаточно прав, либо форма отключена в настройках. Внешние печатные формы подключаются через раздел «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Дополнительные отчёты и обработки» — эта операция требует соответствующих прав.
Сравнение печатных форм
Универсальная товарная накладная при отгрузке ТМЦ; счёт-фактура оформляется отдельно
Объединяет накладную и счёт-фактуру; не все контрагенты готовы его принимать
Собственный бланк компании; требует утверждения в учётной политике и настройки макета
Настройка макета и типичные проблемы
Если накладная печатается с обрезанными колонками, неправильными полями или переносами, первым делом проверьте настройки страницы: в окне предварительного просмотра откройте параметры страницы и задайте альбомную ориентацию для широких форм, уменьшите поля или включите масштабирование «по ширине страницы».
Изменение содержимого макета — добавление логотипа, дополнительных колонок, подписей — выполняется в конфигураторе через редактирование макета печатной формы либо через пользовательский режим «Изменить макет», если конфигурация его поддерживает. Редактирование типовых макетов в конфигураторе снимает объект с полной поддержки: при обновлениях такие формы не обновятся автоматически. Безопаснее использовать внешнюю печатную форму.
Отдельная частая ситуация — на форме отсутствуют подписи руководителя и бухгалтера или ФИО отпустившего товар. Эти данные подтягиваются из карточки организации и ответственных лиц. Заполните их в справочнике «Организации» и в регистре ответственных лиц, после чего переформируйте печатную форму.
Вывод в PDF и электронный документооборот
Бумажная печать — не единственный вариант. Из окна предварительного просмотра накладную можно сохранить в PDF через команду «Файл» → «Сохранить» либо кнопку сохранения на панели. Полученный файл отправляется контрагенту по электронной почте прямо из 1С, если настроена учётная запись почты.
При подключённом обмене электронными документами (ЭДО) накладная в формате УПД отправляется контрагенту в электронном виде и имеет юридическую силу без бумажного дубликата. Это избавляет от печати, но требует, чтобы обе стороны работали через оператора ЭДО.
FAQ по печати накладных в 1С
Почему кнопка «Печать» неактивна или нужной формы нет в списке?
Чаще всего документ не проведён или у пользователя нет прав на печать данного вида документов. Также проверьте, не отключена ли форма в настройках печатных форм и не требуется ли подключить внешнюю обработку через «Дополнительные отчёты и обработки».
Как распечатать накладную в двух экземплярах сразу?
В диалоге печати (Ctrl+P из предварительного просмотра) укажите количество копий — 2. Принтер выведет оба экземпляра подряд. При массовой печати из списка количество копий задаётся аналогично в диалоге принтера.
Можно ли напечатать накладную без цен и сумм?
В ряде конфигураций есть отдельная форма накладной на внутреннее перемещение без цен. Для отгрузки покупателю такой вариант обычно не предусмотрен типовыми средствами — потребуется внешняя печатная форма или доработка макета.
Накладная не помещается на один лист по ширине. Что делать?
В предварительном просмотре откройте параметры страницы: переключите ориентацию на альбомную, уменьшите поля или включите автомасштаб по ширине. Если колонок слишком много, часть из них можно скрыть в настройках формы документа до печати.
Как изменить номер накладной на печатной форме?
Номер берётся из нумерации документа. Измените номер в шапке документа (может потребоваться снятие запрета редактирования реквизитов), сохраните и переформируйте печатную форму. Учтите, что нарушение сквозной нумерации может вызвать вопросы при проверках.
Почему на форме пустые подписи руководителя и бухгалтера?
Данные подписантов подтягиваются из сведений об организации и регистра ответственных лиц. Заполните их в карточке организации с указанием даты начала действия, затем заново сформируйте печатную форму — подписи появятся автоматически.
Что важно запомнить
Печать накладной выполняется кнопкой «Печать» из документа или списка, документ должен быть проведён и корректно заполнен. Форму выбирайте по требованиям контрагента, подписи и реквизиты настраиваются в карточке организации, а правки типовых макетов делайте только через внешние печатные формы или на копии базы.