Документы и Печать · 13 мин
Как распечатать лист согласования в 1С
Как распечатать лист согласования в 1С: где найти печатную форму, как вывести маршрут согласования, настроить макет и исправить типичные ошибки печати.
Лист согласования — это печатная форма, которая фиксирует, кто и когда утвердил документ: договор, заявку на закупку, счёт на оплату или внутреннее распоряжение. В 1С такая форма не всегда доступна «из коробки» одной кнопкой: в одних конфигурациях она встроена в стандартную поставку, в других реализуется через механизм согласования, в третьих требует подключения внешней печатной формы.
Способ печати зависит от трёх факторов: какая у вас конфигурация (1С:Документооборот, 1С:ERP, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:Бухгалтерия и другие), включён ли механизм согласования и есть ли в базе соответствующий макет. Ниже разобраны основные сценарии — от стандартной кнопки «Печать» до подключения внешней формы и вывода маршрута согласования.
Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на печать документа и просмотр данных согласования. Если кнопка печати недоступна или форма выводится пустой, чаще всего дело именно в правах или в том, что согласование по документу ещё не запускалось.
Что такое лист согласования и где он хранится в 1С
Лист согласования — это табличный документ, который содержит список согласующих лиц, их решения (согласовано, не согласовано, согласовано с замечаниями), даты и, при необходимости, комментарии. Он прикладывается к документу при передаче в архив, в бухгалтерию или контрагенту как подтверждение внутренней процедуры утверждения.
Важно понимать: лист согласования — это не самостоятельный объект базы, а печатная форма, которая формируется на основе данных. Источником данных служит либо сам документ (если в нём есть табличная часть с согласующими), либо бизнес-процесс согласования, либо регистр сведений, куда записываются результаты визирования.
Поэтому первый шаг — выяснить, откуда ваша конфигурация берёт данные о согласовании. Если в документе есть вкладка или команда «Согласование», «Маршрут», «Визы» — данные хранятся там, и печатная форма будет строиться по ним. Если согласование ведётся вне 1С (на бумаге или в почте), лист придётся либо заполнять вручную, либо настраивать отдельно.
Печать листа согласования через стандартную кнопку «Печать»
Самый простой сценарий: форма уже есть в конфигурации. Откройте документ, который прошёл согласование, и нажмите кнопку «Печать» в командной панели формы (обычно это иконка принтера или выпадающее меню). В списке доступных форм найдите «Лист согласования», «Лист согласования документа» или похожее название.
Программа сформирует табличный документ и откроет его в окне предварительного просмотра. Проверьте содержимое: должны быть указаны наименование документа, его номер и дата, список согласующих с должностями, результаты и даты визирования. После проверки нажмите «Печать» в окне предпросмотра или сохраните форму в PDF через «Файл → Сохранить».
Если документ ещё не записан, сначала запишите его — многие печатные формы формируются только по сохранённым данным. Некоторые конфигурации дополнительно требуют, чтобы документ был проведён.
- 1Откройте согласованный документ и убедитесь, что он записан или проведён
- 2Нажмите кнопку «Печать» в командной панели формы документа
- 3Выберите в списке форму «Лист согласования»
- 4Проверьте состав данных в окне предварительного просмотра
- 5Отправьте форму на принтер или сохраните в PDF
Печать листа согласования в 1С:Документооборот
В 1С:Документооборот согласование выполняется через бизнес-процесс, и лист согласования формируется по его результатам. Откройте карточку внутреннего, входящего или исходящего документа и перейдите на вкладку «Согласование» (или «Обработка»), где отображается список виз и этапов процесса.
Для вывода на печать используйте команду «Печать → Лист согласования» из карточки документа. Форма включает предмет согласования, список участников с ролями, результаты (согласовано / не согласовано / с замечаниями), даты исполнения и комментарии согласующих. Если процесс ещё не завершён, в форму попадут только выполненные этапы.
Если нужен лист по конкретному процессу, а не по документу в целом, откройте сам бизнес-процесс согласования (ссылка доступна из карточки документа) и используйте печатную форму оттуда. Это удобно, когда по одному документу запускалось несколько циклов согласования и нужно показать только последний или конкретный из них.
Печать через механизм согласования в 1С:ERP и 1С:Комплексная автоматизация
В 1С:ERP Управление предприятием и 1С:Комплексная автоматизация для ряда документов (заявки на расходование денежных средств, коммерческие предложения, заказы) предусмотрен статусный механизм согласования. Данные о том, кто утвердил документ, отображаются в самом документе — обычно в виде гиперссылки о согласовании в шапке или на отдельной закладке.
Стандартной формы «Лист согласования» в этих конфигурациях может не быть — в типовой поставке чаще доступны печатные формы самих документов. В этом случае есть три варианта: использовать отчёт по согласованию (если он предусмотрен в подсистеме), подключить внешнюю печатную форму, разработанную под ваши требования, или вывести информацию о согласующих в состав существующей печатной формы документа, доработав макет.
Практический путь для большинства организаций — внешняя печатная форма. Её разрабатывает программист 1С под ваш макет (файл с расширением .epf), после чего форма подключается без изменения конфигурации и появляется в меню «Печать» документа.
Подключение внешней печатной формы листа согласования
Если готового файла внешней формы у вас нет, его должен подготовить специалист по 1С: в макете описывается структура листа (шапка с реквизитами документа, таблица согласующих, подписи), а в модуле — запрос к данным согласования. Самостоятельно без навыков программирования в 1С создать такую форму не получится, но подключить готовую может администратор или пользователь с соответствующими правами.
Подключение выполняется через раздел «Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки». Включите флажок «Дополнительные отчёты и обработки», перейдите по ссылке «Дополнительные отчёты и обработки», нажмите «Добавить из файла» и выберите файл .epf. Укажите, для какого вида документов назначается форма, и разместите её в команде «Печать».
После подключения откройте документ и проверьте, что новая форма появилась в списке печати и корректно заполняется. Проверьте её на документе с завершённым согласованием: все строки таблицы согласующих должны быть заполнены, даты и ФИО должны совпадать с данными на закладке согласования.
Настройка макета и состава данных листа
Типовой состав листа согласования: наименование и реквизиты документа, таблица с колонками «Согласующий», «Должность», «Результат», «Дата», «Комментарий», а также место для подписи ответственного лица. Если в вашей организации требуется другой состав — например, добавить подразделение, порядковый номер этапа или срок согласования — макет нужно доработать.
В конфигурациях с возможностью редактирования макетов пользователем (например, если форма построена на механизме редактируемых макетов) изменения вносятся через «Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Макеты печатных форм». Найдите нужный макет, откройте его и измените текст, колонки или оформление в редакторе табличного документа. Учтите: править можно только статичное содержимое и оформление, состав выводимых данных определяется кодом формирования.
Если макет зашит в конфигурацию и недоступен для редактирования, изменения потребуют доработки. Зафиксируйте требования к листу (перечень колонок, наличие подписей, логотип, нумерация страниц) и передайте их специалисту по 1С — это сократит число итераций доработки.
Сравнение вариантов
Подходит, если форма есть в конфигурации и её состав устраивает. Ограничение: макет часто нельзя изменить без доработки.
Подходит для 1С:Документооборот, когда нужна гибкая выборка по этапам и участникам. Ограничение: оформление отчёта может не соответствовать требованиям к официальному листу.
Подходит, когда нужен произвольный макет без изменения конфигурации. Ограничение: требует разработки и проверки при обновлении конфигурации.
Подходит при массовом использовании и жёстких требованиях к форме. Ограничение: усложняет обновление, требует участия программиста.
Типичные проблемы при печати и их решение
Наиболее частая ситуация — в меню «Печать» нет нужной формы. Причины: форма не предусмотрена конфигурацией, внешняя форма не подключена или не назначена для данного вида документов, либо у пользователя нет прав. Проверьте список дополнительных печатных форм в администрировании и состав назначения формы.
Вторая проблема — форма открывается, но таблица согласующих пуста. Это значит, что данные о согласовании отсутствуют: процесс не запускался, документ согласовывался вне системы или форма обращается не к тому источнику данных. Откройте закладку согласования в документе и убедитесь, что там есть записи.
Третья группа проблем — оформление: обрезаются колонки, таблица не помещается на страницу, съезжают подписи. Это решается настройкой параметров страницы в окне предварительного просмотра (альбомная ориентация, масштаб, поля) или правкой макета — фиксацией ширины колонок и включением автоподбора высоты строк.
Проверка результата перед отправкой листа на подпись
Перед тем как распечатать или отправить лист согласования, сверьте его с данными системы. Откройте документ и закладку согласования: количество строк в листе должно совпадать с количеством согласующих, даты — с датами выполнения задач, результаты — с фактическими решениями.
Обратите внимание на реквизиты самого документа в шапке листа: номер и дата должны соответствовать текущей версии. Если документ изменялся после согласования, уточните в регламенте вашей организации, требуется ли повторное согласование — формально лист относится к той версии, которая визировалась.
Если лист предназначен для контрагента или аудита, проверьте наличие всех обязательных элементов по внутреннему регламенту: должности согласующих, расшифровки подписей, отметки о результате. Неполный лист могут не принять как подтверждение согласования.
Как проверить результат
Все участники процесса присутствуют, ФИО и должности совпадают с данными документа
Строки отсутствуют или дублируются, указаны не те сотрудники
Даты совпадают с датами выполнения задач согласования, результаты отражены корректно
Даты пустые или не совпадают с данными на закладке согласования
Номер, дата и наименование соответствуют текущей версии документа
Указаны реквизиты старой версии или документ не идентифицируется
Часто задаваемые вопросы
Почему в меню «Печать» нет пункта «Лист согласования»?
Либо форма не предусмотрена вашей конфигурацией, либо внешняя форма не подключена или не назначена для этого вида документов. Проверьте раздел «Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Дополнительные отчёты и обработки» и права пользователя. Если формы не существует, её нужно разработать как внешнюю печатную форму.
Можно ли распечатать лист согласования для нескольких документов сразу?
Да, если печатная форма поддерживает групповую печать: выделите документы в списке журнала и нажмите «Печать» — форма будет сформирована для каждого выделенного объекта. Поддержку группового формирования нужно проверять для конкретной формы: не все внешние обработки её реализуют.
Лист согласования печатается пустым, хотя документ согласован. Что делать?
Откройте закладку согласования в документе и убедитесь, что там есть записи о визах. Если данные есть, а форма пустая — печатная форма обращается не к тому источнику данных (например, к табличной части документа вместо регистра согласования). Это ошибка макета, которую должен исправить разработчик формы.
Как добавить в лист согласования колонку с комментариями согласующих?
Если макет доступен для редактирования пользователем — добавьте колонку в редакторе макетов. Если макет встроен в конфигурацию или внешнюю форму, потребуется доработка: разработчик добавляет поле в макет и выводит в него данные комментариев из задач или виз согласования.
Можно ли сохранить лист согласования в PDF вместо печати?
Да. В окне предварительного просмотра сформированной формы выберите «Файл → Сохранить» (или «Сохранить копию») и укажите формат PDF. Также табличный документ можно сохранить в форматах Excel и MXL — это удобно для передачи листа по электронной почте или прикрепления к карточке документа.
Нужно ли заново согласовывать документ, если лист уже распечатан, а документ изменили?
Печатная форма отражает данные на момент формирования. Если документ существенно изменился после согласования, вопрос о повторном согласовании решается внутренним регламентом организации, а не программой. Перед перепечатью листа убедитесь, что данные согласования в системе актуальны.
Что важно запомнить
Лист согласования печатается из карточки документа через кнопку «Печать»; если формы нет — используйте отчёт по процессу согласования в 1С:Документооборот или подключите внешнюю печатную форму. Перед печатью сверяйте состав виз, даты и реквизиты документа с данными системы, а внешние формы проверяйте на копии базы.