Документы и Печать · 11 мин
Как распечатать личную карточку сотрудника в 1С
Пошаговая инструкция: как сформировать и распечатать личную карточку сотрудника Т-2 в 1С:ЗУП, УПП и КА. Настройки, ошибки, альтернативные способы печати.
Личная карточка сотрудника по форме Т-2 — основной документ кадрового учёта, в котором фиксируются анкетные данные работника, сведения о приёме, переводах, отпусках, воинском учёте и увольнении. В программах 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП), 1С:Управление производственным предприятием (УПП) и 1С:Комплексная автоматизация (КА) карточка формируется автоматически на основе кадровых документов, введённых в базу.
Главное условие корректной печати — заполненные данные в справочнике «Сотрудники» и оформленные кадровые приказы. Если сотрудник принят документом «Приём на работу», а не заведён вручную, карточка соберётся без ручной доработки. Разделы об отпусках, переводах и аттестациях подтягиваются из соответствующих документов программы.
Ниже разобраны способы печати из карточки сотрудника и из списка, особенности пакетной печати, типовые ошибки и способы их устранения. Инструкции применимы к конфигурациям ЗУП 3.1, УПП 1.3 и КА 1.1/2.x; в отраслевых решениях расположение команд может незначительно отличаться.
Где находится личная карточка Т-2 в разных конфигурациях 1С
В 1С:ЗУП 3.1 путь к печатной форме начинается в разделе «Кадры». Откройте справочник «Сотрудники», найдите нужного работника через поиск и откройте его карточку. В командной панели формы есть кнопка «Печать», в выпадающем списке которой доступен пункт «Личная карточка (Т-2)». В некоторых релизах команда вынесена в подменю «Печать» формы списка, что удобно для вывода карточек сразу по нескольким сотрудникам.
В 1С:УПП 1.3 и КА 1.1 справочник сотрудников находится в меню «Кадры» или «Персонал». Печатная форма Т-2 вызывается из карточки физического лица или сотрудника через кнопку «Печать». В КА 2.x логика близка к ЗУП 3.1: раздел «Кадры» → «Сотрудники» → команда печати в форме элемента или списка.
Если команды «Личная карточка (Т-2)» в меню печати нет, проверьте права пользователя и наличие доработок: иногда внешние печатные формы подменяют типовые, и стандартный пункт скрывается. Также убедитесь, что вы ищете команду именно в справочнике сотрудников, а не в справочнике физических лиц — в части конфигураций форма Т-2 привязана к сотруднику.
Пошаговая печать карточки из формы сотрудника
Базовый сценарий подходит, когда нужно распечатать карточку одного работника — например, при приёме на работу или для проверки. Последовательность одинакова для ЗУП 3.1 и КА 2.x.
- 1Откройте раздел «Кадры» и перейдите в справочник «Сотрудники».
- 2Найдите работника через строку поиска по фамилии или табельному номеру.
- 3Откройте карточку сотрудника двойным щелчком.
- 4Нажмите кнопку «Печать» в командной панели формы.
- 5Выберите пункт «Личная карточка (Т-2)».
- 6Проверьте сформированный документ в окне предпросмотра.
- 7Нажмите «Печать» в окне табличного документа и отправьте на принтер.
Перед отправкой на принтер обязательно просмотрите сформированный табличный документ. Карточка Т-2 занимает несколько страниц формата А4, и при нестандартных полях принтера разделы могут разрываться посередине таблицы. При необходимости измените масштаб или ориентацию в настройках печати табличного документа.
Если данные в карточке неактуальны, не исправляйте их вручную в печатной форме — вернитесь в карточку сотрудника или в кадровый документ, внесите изменения там и сформируйте печатную форму заново. Ручная правка табличного документа не сохраняется в базе и создаёт расхождение между учётом и бумажным архивом.
Пакетная печать карточек нескольких сотрудников
Когда нужно распечатать карточки для проверки или формирования кадрового архива, открывать каждого сотрудника по отдельности нерационально. В форме списка справочника «Сотрудники» выделите несколько строк с зажатой клавишей Ctrl или Shift, затем нажмите «Печать» → «Личная карточка (Т-2)» — программа сформирует карточки по всем выделенным работникам.
Для отбора большой группы удобнее использовать настройку списка: кнопка «Ещё» → «Настроить список», где можно задать отбор по подразделению, дате приёма или статусу (работающие/уволенные). После применения отбора выделите все строки (Ctrl+A) и запустите печать. Это типовой способ подготовить карточки всего подразделения.
Учтите ограничение: при печати десятков карточек формирование может занять заметное время, а объёмный табличный документ — потреблять много памяти. Если программа «зависает», разбейте выборку на части по 20–30 сотрудников. В файловых базах с большим количеством пользователей пакетную печать лучше выполнять в период низкой нагрузки.
Перед массовой печатью сформируйте одну карточку и проверьте её: если в базе не заполнен какой-то типовой раздел (например, образование или воинский учёт), пробел будет у всех сотрудников. Дешевле один раз дозаполнить данные, чем перепечатывать весь комплект.
Какие данные должны быть заполнены до печати
Печатная форма Т-2 собирается из нескольких источников, и пустые разделы почти всегда означают незаполненные данные, а не ошибку печати. Основные блоки карточки и их источники:
- Общие сведения (ФИО, дата рождения, пол, ИНН, СНИЛС, паспорт) — карточка сотрудника и физического лица;
- Образование, семейное положение, состав семьи — дополнительные сведения в карточке физического лица;
- Воинский учёт — раздел «Воинский учёт» в карточке физлица;
- Приём на работу и переводы — документы «Приём на работу», «Кадровый перевод»;
- Отпуска — документы «Отпуск» и приказы на отпуск;
- Аттестация, повышение квалификации — соответствующие кадровые документы, если они ведутся в программе;
- Увольнение — документ «Увольнение» с основанием и датой.
Особое внимание уделите подписи руководителя кадровой службы: в печатную форму подставляется ответственное лицо из настроек организации (раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» или «Сведения об организации»). Если подписант не заполнен, в карточке останется пустая строка, и её придётся подписывать вручную.
Типичные проблемы при печати и их решение
Чаще всего пользователи сталкиваются с неполной карточкой: отсутствуют сведения об отпусках, переводах или образовании. Причина почти всегда в том, что операции оформлены не документами, а записаны вручную в комментарии, либо документы не проведены. Проверьте журнал кадровых документов по сотруднику: непроведённые документы помечены соответствующим значком и в печатную форму не попадают.
Вторая частая ситуация — карточка формируется с устаревшей фамилией. Это происходит, когда смена фамилии внесена прямым редактированием поля «ФИО» вместо документа «Изменение ФИО» (в ЗУП 3.1) или регистра сведений «ФИО физических лиц» (в УПП). В результате в разных разделах карточки отображаются разные значения. Исправляется правильным документом смены фамилии с указанием даты.
Третья группа проблем — техническая: обрезанные поля, «лесенка» в таблицах, пустые страницы. Обычно виноваты настройки принтера или масштаб. В окне табличного документа откройте «Файл» → «Параметры страницы» и проверьте поля, масштаб и ориентацию. Если форма выводится через PDF-принтер, убедитесь, что в его настройках не включено автоматическое масштабирование «под размер страницы».
Альтернативные способы: внешние формы и отчёты
Если типовая форма Т-2 не устраивает — например, организация использует собственный шаблон с дополнительными разделами — подключите внешнюю печатную форму. В ЗУП 3.1 это делается через раздел «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Дополнительные отчеты и обработки». После загрузки файла обработки новая команда появится в меню «Печать» рядом с типовой.
Для разового вывода сведений без официальной формы подойдёт отчёт «Карточка сотрудника» или «Личные данные сотрудников» (раздел «Кадры» → «Отчеты по кадрам»). Он не заменяет Т-2 для архива, но удобен для быстрой проверки полноты данных перед печатью официальной формы.
Сравнение вариантов
Подходит для официального кадрового архива; соответствует унифицированной форме, не требует настройки. Ограничение — состав разделов фиксирован.
Подходит, когда нужен фирменный шаблон или дополнительные поля. Ограничение — требует разработки или покупки обработки и её сопровождения при обновлениях.
Подходит для внутренней проверки данных и быстрой справки. Ограничение — не является официальной формой для кадрового дела.
Проверка результата перед подписанием
После печати сверьте карточку с первичными документами: дата и номер приказа о приёме, разделы о переводах и отпусках, основание увольнения. Расхождения устраняются только через исправление документов в базе с последующей перепечаткой — подчистки и ручные дописки в официальной форме нежелательны.
Ознакомьте сотрудника с карточкой под подпись: в форме Т-2 предусмотрены поля для подписей работника при внесении записей о приёме, переводах и увольнении. Храните карточки в соответствии с требованиями к персональным данным — доступ к ним должен быть ограничен кадровой службой.
Как проверить результат
Все строки соответствуют проведённым приказам, даты и номера совпадают
Строки отсутствуют или даты не совпадают с приказами
ФИО, паспорт, СНИЛС и ИНН актуальны на дату печати
Старая фамилия или пустые поля при заполненной карточке
Должность и ФИО ответственного лица выведены автоматически
Пустая строка подписи
Таблицы не разорваны, поля не обрезаны, текст читаем
Обрезанные колонки, пустые страницы, «лесенка» в таблицах
Что важно запомнить
Карточка Т-2 печатается из справочника «Сотрудники» через кнопку «Печать» — по одному работнику или пакетно из списка. Форма собирается только из проведённых кадровых документов, поэтому пустые разделы лечатся заполнением данных, а не правкой печатной формы. Для нестандартных шаблонов используйте внешние печатные формы.
Частые вопросы
Можно ли распечатать карточку уволенного сотрудника?
Да. В списке сотрудников снимите отбор «показывать только работающих» (или установите отбор по статусу «уволенные»), найдите работника и сформируйте Т-2 обычным способом. В карточке автоматически появится раздел об увольнении с основанием и датой из документа «Увольнение».
Почему в карточке нет сведений об отпусках?
Раздел заполняется только из проведённых документов «Отпуск». Если отпуска оформлялись вне программы или документы не проведены, раздел останется пустым. Введите или проведите документы и сформируйте карточку заново.
Как изменить подписанта в печатной форме Т-2?
Откройте карточку организации и заполните сведения об ответственных лицах — должность и ФИО руководителя кадровой службы. После сохранения новый подписант будет подставляться во все вновь формируемые карточки; ранее напечатанные формы не изменятся.
Можно ли сохранить карточку в PDF или Excel вместо печати?
Да. В окне сформированного табличного документа используйте «Файл» → «Сохранить» или «Сохранить копию» и выберите формат PDF, XLSX или MXL. Это удобно для электронного архива или отправки на согласование до печати.
Форма Т-2 обязательна или можно использовать свою?
Унифицированная форма не обязательна: организация вправе разработать собственный бланк личной карточки и закрепить его в учётной политике. В 1С собственный шаблон реализуется через внешнюю печатную форму, подключаемую в разделе «Дополнительные отчеты и обработки».
Что делать, если команда «Личная карточка (Т-2)» не отображается?
Проверьте права пользователя (нужны права на чтение кадровых данных), убедитесь, что вы в справочнике «Сотрудники», а не «Физические лица», и посмотрите список подключённых внешних печатных форм — иногда они подменяют типовые команды. Если форма отключена в настройках состава печати, включите её в параметрах печатных форм объекта.